SharePoint

De 80 – 120 regel

17 november 2011

Zoals je wellicht weet, heb ik veel collega’s geholpen met het inrichten van SharePoint Team Sites. Dit konden simpele projectsites zijn, waarin vooral documenten werden gedeeld, maar ook sites waarin belangrijke processen werden gefaciliteerd. Mijn opdrachtgevers waren zeer divers. Bij elk startgesprek was het dan ook weer spannend wat voor persoon ik tegenover me zou hebben:

De Drempelvrezer, die eigenlijk best tevreden is met het sturen van grote documenten via email, die het niet zo’n probleem vindt om elke maand een Excelformulier rond te sturen en de inhoud van de ingevulde documenten te knippen en te plakken, en die zich niets kan voorstellen bij online vergaderen en het afschaffen van notulen in documentvorm. Toch is er wel het besef dat het ook gemakkelijker moet kunnen, maar hoe dan? Stap voor stap op weg helpen, dicht bij het bestaande proces blijven, en een uitgebreide handleiding en training is hierbij het devies.

De Systeemoplosser, die veel weet van verschillende IT-systemen, een SharePoint cursus heeft gevolgd, en die nu alles weet, en (dat is erger) alles nodig heeftwat hij of zij daar heeft gezien. Op het moment dat je vraagt om een beschijving van het huidige proces en welke knelpunten opgelost moeten worden, loopt het echter mis, want deze persoon denkt vooral in een technische oplossing (“daar moet dan een workflowtool op”) en niet in een proces (“waarom moet wie dat op dat moment goedkeuren en waarom loopt dat niet lekker?”). Met deze persoon moet je blijven focussen op het proces en voorkomen dat er voor elk probleempje een nieuwe glimmende functionaliteit wordt ingezet, zonder na te denken over het probleem zelf, en of het simpeler kan met bestaande tools.

De Ideale Partner, die in staat is om haar/zijn probleemproces open en duidelijk uit te leggen, niet bang is om er getallen aan te hangen (“dit kost 2 uur per persoon per week”) en die zeker weet dat het beter kan, maar het aan mij overlaat om dat in te vullen. Die snel leert, enthousiast test, en waar het goed mee sparren is.

Met deze persoon is het heerlijk werken, ook op langere termijn, want meestal komt hij of zij later terug voor het volgende project.

Maar er is ook een opdrachtgever waarmee het niet zo prettig werkt, en dat is de Onwillige. Deze heeft vaak van de manager opdracht gekregen om een proces te verbeteren, maar is niet geïnteresseerd in of bang van technologie, “vindt SharePoint niet intuïtief”, of gelooft niet dat je iets kan veranderen wat al jaren zo gedaan wordt. Als je het proces beschreven hebt, en de site hebt geconfigureerd, komt er ineens weer een andere eis uit de hoge hoed, zodat je weer uitgebreide aanpassingen moet maken. Er is ook nooit tijd om te testen, en elke keer is er weer een nieuwe reden dat het nieuwe proces nog niet kan worden geïmplementeerd. Kortom: deze projecten duurden lang en kwamen zelden af.

Door handig en creatief om te gaan met de beschikbare functionaliteit van Team Sites kun je heel veel verschillende processesn prima stroomlijnen. Wij konden dan ook altijd tenminste 80% van de gewenste functionaliteit regelen, en vrijwel altijd tot volle tevredenheid van de opdrachtgever. Maar dat gaat niet op voor de Onwillige.

En nu komen we dan eindelijk bij mijn 80-120 regel:

Voor iemand die echt iets wil, of die echt een probleem heeft, is 80% functionaliteit voldoende. Maar voor iemand die niet wil, is 120% nog te weinig.

Ken jij ook zulke types, en welke andere? Laat het weten in de comments of in LinkedIn!

Dit artikel is oorspronkelijk geplaatst op intranetafkijken.nl

You Might Also Like

2 reacties

Plaats een reactie