SharePoint

Informatie delen met derden (externen) via SharePoint – Deel 2

18 november 2011

In deel 1 van deze blog is beschreven hoe je externe gebruikers toegang kunt geven tot een on-premise SharePoint omgeving. Hieruit bleek dat er meerdere dingen binnen de on-premise infrastructuur geregeld moeten worden om dit voor elkaar te krijgen.

In deel 2 van deze blog kun je lezen hoe eenvoudig het is om met SharePoint Online binnen Office365 externe gebruikers toegang te geven tot SharePoint.

Er zit in Office 365 standaard geen Active Directory koppeling. Rechten kunnen worden uitgedeeld vanuit SharePoint op Site niveau (zie screenshot 1). De Site Collection administrator kan deze rechten uitdelen.

(Screenshot 1: Share Site vanuit Site Action menu)

Een externe gebruiker kan uitgenodigd worden met zijn Windows Live ID (zie screenshot 2). Dit dient voor als nog met een live ID te zijn met een @live.com of @hotmail.com extensie. Gebruikers kunnen bezoekers (Visitors) of leden (Members) zijn. Bezoekers hebben standaard alleen lees rechten en leden hebben bijdrage rechten (contributie permissions); zij kunnen items toevoegen, wijzigen en verwijderen.

(Screenshot 2: uitnodigen van interne of externe gebruikers)

De gebruiker ontvangt een email met hierin de link naar de site en zijn tijdelijke wachtwoord.

Omdat de rechten op Site niveau ingesteld worden, is er geen overzicht van alle externe gebruikers die toegang hebben tot de SharePoint omgeving. De verleende rechten zijn niet inzichtelijk in de Administration Portal. Er is zodoende minder beheer over de SharePoint omgeving. Als dit een bezwaar is, dan dient een on-premise omgeving gebruikt te worden.

In de Office 365 Enterprise versie staat de optie om externe gebruikers uit te nodigen standaard niet aan. Dit dient expliciet aangezet te worden. Dit Microsoft support artikel geeft uitleg hoe de externe gebruikers optie aangezet kan worden. Bij een Office 365 Smal Business versie staat de optie om externe gebruikers uit te nodigen standaard wel aan.

De Office365 oplossing is voor organisaties een zeer eenvoudige en snelle manier om met andere organisaties of externen aan de slag te gaan. Er hoeft niets gewijzigd te worden in de interne infrastructuur om externe gebruikers toegang te geven. En het is eenvoudig voor functionele beheerders of afdelingshoofden om externen toe te voegen zonder hulp van de IT afdeling.

Licenties

Vanuit de Office 365 is het mogelijk om 50 externe gebruikers toegang te geven tot SharePoint Online. Bij meer dan 50 gebruikers zijn er extra licenties benodigd. Er is op het moment van het schrijven van deze blog nog geen informatie bekend over hoe deze licenties er uit zien of wat de kosten ervan zijn.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie