Office 365

Office 365 en Bring your own Device

15 november 2011

Office 365 biedt verschillende mogelijkheden om een optimale Bring your own Device strategie te ondersteunen. In bijzonder de E3 suite van Office 365 bevat alle functionaliteiten die nodig zijn om medewerkers met flexibele wensen te ondersteunen.

Office 2010:
De Office 2010 Professional licentie die onderdeel is van de Office 365 E3 suite heeft als bijkomend voordeel dat ze op drie verschillende systemen geïnstalleerd mag worden. Niet alleen de computer op kantoor, maar ook eigen hardware van medewerkers mag onder de licentieovereenkomst voorzien worden van een kopie. Dit tot 5 verschillende apparaten. Office 2010 kan dus bijvoorbeeld op de zakelijke computer van kantoor, een computer thuis, de laptop voor onderweg en kleinere NetBook geïnstalleerd worden. Indien medewerkers uit dienst treden en de Office 365 licentie in Office 365 wordt uitgeschakeld zal de licentie op de desktop automatisch verlopen.

Lync:
Lync biedt verschillende mogelijkheden om flexibele werkers te ondersteunen. Doordat de aanwezigheidsinformatie van alle collega’s continue inzichtelijk is en direct vanaf daar een IM bericht verzonden kan worden of via VOIP een gesprek mogelijk is, is het werken vanaf andere plekken dan op kantoor een stuk gemakkelijker geworden. Gaan medewerkers liever eerder naar huis en werken ze ‘s avonds nog even? Iemand die Lync gebruikt ziet directe welke andere collega’s op dat moment ook aan het werk zijn en kan vanaf daar gewoon contact opnemen. Indien iemand niet gestoord wil worden kan dit worden aangegeven.

SharePoint Online:
De persoonlijke Mijn Documenten folder (of W:, H: of wat voor soort drive dan ook) kan middels SharePoint Online vervangen worden door een MySite. Daar kunnen medewerkers hun persoonlijke bestanden opslaan. Deze bestanden kunnen in een afgesloten Persoonlijk gedeelte bewaard worden, maar ook in een Gedeelde Documenten bibliotheek. Door op die laatste plek documenten op te slaan worden documenten opeens niet meer alleen inzichtelijk voor een persoon zelf, maar kunnen collega’s tevens deze documenten bekijken.

De MySite van SharePoint Online kan naast persoonlijke documenten veel meer informatie bevatten. Zo kan een profiel worden opgebouwd zoals dit gedaan wordt bij LinkedIN om op die manier een intern social netwerk te kunnen aanmaken.

Naast de MySite zijn alle andere SharePoint sites vanaf buiten het eigen netwerk te bereiken. Hierdoor kan tevens vanaf andere plekken dan op kantoor gewerkt worden aan specifieke projecten of informatie vergaard worden.

Door naast SharePoint Online gebruik te maken van Office 2010 zijn alle bestanden die in SharePoint Online worden opgeslagen tevens Offline te benaderen. Hiermee is het mogelijk om ook daar waar geen internet verbinding beschikbaar is informatie te raadplegen en bewerken.

Exchange Online:
Vanaf elk mobiel device (die dit ondersteund) kan een koppeling gelegd worden met Exchange Online. Hieronder vallen tevens bijvoorbeeld de BlackBerry en een iPad. Standaard (en kosteloos) kunnen BlackBerries vanaf Office 365 beheerd worden. Naast het benaderen van e-mail via een mobiele telefoon en een breed scala aan andere devices, worden Outlook Web Access en Outlook natuurlijk ook gewoon ondersteund.

Middels policies kan ingesteld worden op welke manier met email omgegaan moet worden. Zo is het mogelijk email automatisch na een specifieke periode naar de Online Archive te verplaatsen waardoor een eventuele synchronisatie met Offline clients minder tijd in beslag neemt. Via Legal Hold kan voorkomen worden dat medewerkers emails verwijderen waardoor gedurende langere periode beschikbaar kunnen blijven.

Hoewel ik in deze post slechts een beperkt aantal functionaliteiten van Office 365 heb genoemd is duidelijk dat Office365 optimaal geschikt is om een Bring your own Device strategie te ondersteunen. Wil je aan de slag gaan met Office 365? Klik op deze link om een proefabonnement te starten.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie