SharePoint

SharePoint Designer Workflow Templates

8 november 2011

Door SharePoint Designer workflows op te slaan als templates is het mogelijk om een bestaande workflow te hergebruiken binnen een andere webapplicatie of binnen een andere farm. In SharePoint 2007 was het alleen mogelijk om Visual Studio Workflows te deployen op webapplicatie of farm niveau. Het nadeel van Visual Studio workflows is, dat het veel tijd kost om ze te maken en dat je altijd een developer nodig hebt om dit te doen.

SPD workflow templates zijn handig in een scenario waar een workflow gedeployed moet worden op een testomgeving en een productieomgeving. In SPD kan er een solution gemaakt worden van de workflow, die dan opnieuw gedeployed kan worden. Dit zorgt ervoor dat de workflow eerst goed getest kan worden op de ene omgeving en daarna pas beschikbaar gemaakt wordt voor de gebruiker op de productieomgeving. SharePoint 2007 heeft deze functionaliteit niet, daar moet de workflow op beide omgevingen handmatig aangemaakt worden.

In dit artikel beschrijf ik de stappen van het maken van zo’n workflow template.

 

Creëren van een workflow

Voordat we een workflow template kunnen maken moeten we eerst een SharePoint Designer workflow aanmaken.

[listdot]

  • Begin met het openen van een SharePoint site.
  • Ga naar “View All Site Content” en kies “Create”.
  • Kies “Custom List” en geef de lijst een naam en klik op create. (Ik heb de lijst voor dit voorbeeld “Workflow List” genoemd maar je mag natuurlijk zelf kiezen welke naam je hem geeft.)

[/listdot]

 

[listdot]

  • Nu we een lijst hebben, kunnen we er een workflow aan toevoegen. Open SharePoint Designer en maak verbinding met de site waar de lijst is aangemaakt. Klik op de knop “Open Site”, vul bij Site name de juiste url in en klik op “Open”.

[/listdot]

 

 [listdot]

  • Klik op “Workflows” in het linker menu en daarna in de Ribbon op “Reusable Workflow”

[/listdot]

 

[listdot]

  • Een popup verschijnt. Geef de workflow een naam (b.v. “Workflow Template”), kies Content Type “All” en klik op “OK”.

[/listdot]

 

[listdot]

  • Kies “Action” en dan “Log to History List”. De actie wordt toegevoegd aan de workflow.

[/listdot]

 

[listdot]

  • Klik op “This message” en vul een waarde in.
  • Klik op “Publish” in de Ribbon. De workflow wordt nu gepubliceerd in SharePoint.
  • Om de workflow te testen, ga terug naar de SharePoint lijst die eerder aangemaakt is en klik in de Ribbon op “Workflow Settings” en dan op “Add Workflow”

[/listdot]

[listdot]

  • Kies bij “Select a Workflow Template” de nieuwe workflow, geef hem een unieke naam en vink bij “Start Options” de “Start this Workflow when a new item is created” checkbox aan. Klik op “OK”.

[/listdot]

[listdot]

  • Voeg een item toe aan de lijst om de workflow te testen. Na het toevoegen van een nieuw item, wordt er automatisch een nieuwe kolom aan de lijst toegevoegd genaamd “Reusable Workflow Sample”. Klik op de link “Completed”. In het volgende scherm zie je het bericht dat toegevoegd is aan de Workflow History.

[/listdot]

De workflow opslaan als template

Nadat de workflow gemaakt is en getest is, kunnen we hem gaan opslaan als template.

[listdot]

  • Ga terug naar SharePoint Designer en open de workflow. Klik op “Save as Template”. De workflow wordt verpakt als solution (wsp).

[/listdot]

 [listdot]

  • Er verschijnt een melding die aangeeft dat de template succesvol opgeslagen is in de “Site Assets” library in de SharePoint Site.

[/listdot]

 

  [listdot]

  • Ga naar de “Assets Library“ in SharePoint (“Site Actions -> View All Content”) en klik op “Download a Copy”

[/listdot]

[listdot]

  • Sla het bestand op de C schijf op.

[/listdot]

De Workflow solution toevoegen aan de farm

We hebben een worfklow opgeslagen als solution. Nu gaan we de solution toevoegen aan SharePoint. Dit gaan we doen met behulp van PowerShell.

[listdot]

  • Open de SharePoint 2010 Management Shell vanuit het “Start Menu”.
  • Voer het volgende commando in:

[/listdot]

[code]Add-SPSolution c:\naam-wsp[/code]

  [listdot]

  • We gaan de solution deployen via Central Administration. Open de Central Admin site, ga naar: System Settings (linker menu), dan onder Farm Settings klik “Manage Farm Features”.

[/listdot]

 

  [listdot]

  • Klik op het solution bestand en klik in het volgende scherm op “OK”.
  • De Workflow is nu binnen de Farm gedeployed.

[/listdot]

 

 De workflow activeren

Na het deployen van de workflow in de farm moet hij voor hem te kunnen gebruiken in SharePoint geactiveerd worden.

[listdot]

  • Open de SharePoint Site waar de workflow geactiveerd moet worden. Ga naar “Site Actions -> Site Settings -> Manage Site Features. Workflow templates worden op Site level geactiveerd. Activeer de feature.

[/listdot]

  • De workflow komt nu in de lijst te staan tussen de standaard SharePoint workflows en kan aan iedere lijst toegevoegd worden

 

Conclusie

Op het gebied van SharePoint Designer workflows is er in SharePoint 2010 veel verbeterd ten opzichte van SharePoint 2007. De mogelijkheid om SPD te verpakken en te deployen binnen verschillende farms kan o.a. heel veel tijd schelen. Maar wat misschien nog wel het grootste voordeel is:  SharePoint Designer Workflows kunnen op een aparte omgeving getest worden voordat ze in productie genomen worden.

 

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie