SharePoint

De vijf benodigde eigenschappen van de on-location SharePoint Consultant

8 december 2011

In mijn vorige post schreef ik al dat wij, bij het configureren van Team Sites, veel verschillende opdrachtgevers tegenkwamen. Onze eigen teamleden waren natuurlijk ook niet allemaal hetzelfde. Toen we met deze service begonnen, wisten we nog niet precies wat we nodig hadden. Pas nadat we er een aantal hadden “uitgeprobeerd”, konden we een gewenst profiel opstellen.

Zo was er iemand die bijna altijd bij de klant was om functionele eisen te verzamelen voor hun inefficiënte processen. Hij kwam alleen bij ons om deze op het bureau van zijn collega te dumpen. Hij bracht veel interessante projecten binnen en de business was erg blij met hem, maar omdat hij niet veel wist van de functionaliteit beloofde hij vaak teveel en blunderde hij nog wel eens met langetermijnonderhoud. Dat moest zijn collega dan weer oplossen.

Een ander wilde de technologie van binnen en van buiten leren kennen, zodat elke oplossing de grenzen van het systeem tartte. Zelfs jaren na zijn vertrek hebben we nog van zijn oplossingen geleerd. Ze waren zeer populair bij de meer ‘savvy’ site-eigenaren, maar als iemand anders de site moest overnemen was die niet altijd even gelukkig. En omdat hergebruik van een oplossing voor hem geen uitdaging was, was hij minder productief dan hij had kunnen zijn.

Uiteindelijk hebben we de volgende eigenschappen geselecteerd voor een goede on-location “configureerder” (alternatieve benamingen welkom).

1. Heeft een goed gevoel voor de business, zowel voor de organisatie als voor de mensen.

Je doet dit werk om de organisatie te helpen om de doelstellingen te halen, of om onhandige processen te verbeteren. Je moet dus weten wat de business is en wat er speelt, kunnen omgaan met verschillende typen klanten, en rekening kunnen houden met verschillende wensen en moeilijkheidsgraden van oplossingen. Want niet iedereen vindt SharePoint net zo interessant als jij! Ik heb al eerder hierover geschreven.

2. Speurt naar nieuwe kansen om SharePoint in te zetten.

De juiste persoon kijkt voortdurend om zich heen om te zien of er mogelijkheden zijn om een bestaande oplossing te hergebruiken bij een ander onderdeel van de organisatie. Of je helpt ongevraagd iemand die iets op een heel onhandige manier doet, met een makkelijker manier.

3. Kan denken in processen.

Vaak zul je een proces stroomlijnen, dus het helpt om te denken in processtromen, beslismomenten, goedkeuringen, en wat je doet met de informatie als een item het proces doorlopen heeft. Een stroomschema in Visio kunnen lezen is handig, maar je moet ook kunnen zien wanneer een stap overbodig of overmatig ingewikkeld is, begrijpen waarom een stap zo lastig is in de praktijk, en je opdrachtgever uitdagen om het iets anders te doen zodat het WEL kan in SharePoint.

4. Deelt graag kennis met het team.

Omdat je zoveel leert over je SharePoint omgeving is het wel handig als je die kennis deelt met je team. Dat kunnen ervaringen zijn met een opzoek- versus een keuze-kolom als je een subsite-sjabloon maakt, een formule om af te tellen tot Nieuwjaar in een berekeningskolom, maar ook een voorstel om altijd met dezelfde kleuren te werken bij “stoplichten”. Op die manier hoeft iedereen niet zelf het wiel uit te vinden en kun je samen meer consistentie in je sites creeëren.

5. Kent de beschikbare technologie.

Natuurlijk moet een geschikt persoon de SharePoint functionaliteit en eventuele andere beschikbare tools kennen. Maar als je een gepassioneerde en ervaren super-user bent is dat eigenlijk voldoende (dat ben ik zelf tenslotte ook :)). Vandaar dat dit punt op de laatste plaats staat.

Ben ik nog essentiële eigenschappen vergeten? Laat het weten in een reactie!

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply InfoPath perikelen « SPC NL 1 juni 2012 at 08:11

    […] Mijn collega-die-altijd-de-grenzen-van-Sharepoint-opzocht had een uitdagend project: een quiz maken. Deze bestond uit 60 vragen die een inzicht gaven over je persoonlijke leerstijl. Voorheen was dit een document dat je naar HR opstuurde die dan de score berekende, maar daar  was niet meer voldoende menskracht voor beschikbaar. De vraag was dus of we iets konden automatiseren. Vanwege het grote aantal berekeningen dacht mijn collega aan InfoPath. Iedereen kon een formulier invullen en zou alleen zijn/haar eigen formulier te zien krijgen. Mijn collega was ongeveer 10 dagen met het formulier bezig. Na weken uitgebreid testen door beide partijen en de nodige aanpassingen konden we het project eindelijk afvinken. Een paar weken na de overdracht ontvingen we een wanhopig telefoontje van de eigenaar. Haar stagiair, die aan de voorjaarsschoonmaak was begonnen (iets dat ik normaliter altijd zeer toejuich),  had de bibliotheek verwijderd, “omdat er geen documenten instonden”. Konden we een kopie terugzetten? Helaas konden we dat niet, want mijn collega had geen kopie van het formulier gemaakt, en de systeem backup was alweer overschreven. Dus hij kon weer opnieuw beginnen… […]

  • Plaats een reactie