SharePoint

Hoera, onze upgrade gaat niet door!

26 januari 2012

Nog geen anderhalf jaar na de lancering van ons SharePoint intranet gingen we de nieuwe versie voorbereiden. We kregen een demo van de nieuwe functionaliteiten, bespraken hoe dit paste met de wensen van onze gebruikers, en maakten een voorlopige planning.

Natuurlijk had ik veel zin in de adrenaline die “een nieuw intranet” met zich meebrengt, zoals een communicatieplan opstellen, roadshows geven en tot diep in de nacht testen, om de spanning van de actuele lancering niet te vergeten!
Aan de andere kant wist ik heel goed dat veel gebruikers nog steeds moeite hadden met het gebruik van SharePoint. Zelfs onze fanatiekste publishers van de vorige, custom-built versie, waren nu het spoor bijster. Was het dan wel handig om hen na 2 jaar alweer met nieuwe functionaliteit te confronteren?
Mijn wat meer technische collega’s zagen dat wat minder somber in.

We hadden de voorlopige planning nog niet rondgestuurd, of er kwam een oekaze dat alle budgetten werden bevroren. Niet alleen moesten we onze plannen in de koelkast zetten, maar ook onze eigen ontwikkelaars moesten weg. Alle support en ontwikkelingen gingen voortaan volgens het normale proces dat ook gold voor andere systemen: formulieren in drievoud, je verzoek verdedigen, hopen dat de CIO begrijpt hoe belangrijk een intranet is, en fingers crossed dat de service partner weet hoe SharePoint werkt, want dat was niet
hun expertise.

En als je gewend bent aan een paar whizzkids in je team die je met een half woord begrijpen en binnen 5 minuten vrijwel elk probleem hebben gevonden, zo niet opgelost, dan valt het niet mee om de burocratische route te accepteren.
Mijn wat meer technische collega’s waren in zak en as.

Ik was stiekem een beetje opgelucht, omdat de eindgebruikers dan nog even konden wennen aan het bestaande platform. Dus ik probeerde het team weer uit het dal te trekken.
Iedereen kreeg 1 dag om zijn frustraties te uiten en uitgebreid te mopperen. De volgende dag hebben we gezocht naar positieve aspecten van de nieuwe situatie. En raad eens….die lagen voor het oprapen! Want vanwege onze focus op nieuwe ontwikkelingen hadden we wat zaken laten liggen, die we ook zonder budget, en met de resterende menskracht, konden doen:

[listdot]

  • Met het laatste restje ontwikkelbudget maakten onze eigen ontwikkelaars enkele applicaties en aanpassingen.
  • We lieten nog snel wat exemplaren van onze Team Site handleiding bijdrukken, en onze designer maakte een nieuwe handleiding voor Externe Team Sites.
  • Alle technische informatie, use cases, procesbeschrijvingen, configuraties, code en al die andere technische- en systeemdingen waar ik niets van weet, werden opgeschoond en gebundeld in een Team Site, voor overdracht aan de servicepartner.
  • We maakten een Onderhoudsschema, zodat we lege of verwaarloosde Team Sites en andere content regelmatig konden opschonen. Een Team Site Calendar was natuurlijk perfect om voor elk content-type de frequentie, procedure en communicatie te verzamelen.
  • We begonnen Persona’s uit te werken.
  • We organiseerden nieuwe trainingen voor eindgebruikers; klassikaal voor nieuwe medewerkers, en via Live Meeting (live of als opname) voor ieder ander. Op die manier leerden we nieuwe mensen kennen, en zij ons.
  • We creërden een centraal configuratie-team (onze Business Solutions), om de business te helpen om hun SharePoint omgeving zo goed mogelijk te gebruiken.

[/listdot]

Mijn wat meer technische collega’s zagen uiteindelijk de voordelen van de situatie wel in.

 

Wat is nu de moraal van dit verhaal?
Soms is het juist goed om niet zomaar het platform te upgraden “omdat het kan” – er zijn veel meer manieren om je intranet te verbeteren, waar je anders niet aan toe zou komen!

Hoe ben jij omgegaan met een onverwachte budgetbeperking? Deel het in een reactie!

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Robert Krom 26 januari 2012 at 09:20

    Erg leuk geschreven artikel! Ik ga hem bewaren in de bookmarks.

  • Plaats een reactie