SharePoint

Wat is SharePoint 2010 wel en wat is het niet

6 januari 2012

Natuurlijk heeft SharePoint een Records Center en natuurlijk kan je in SharePoint mooie Enterprise Content  Management oplossingen bouwen, maar wil je dat wel? Of is het niet beter om ook hier schoenmaker blijf bij je leest toe te passen.

Dus: Wat is SharePoint 2010 wel en wat is het niet.

In de 25 jaar dat ik mij met IT en met name ECM bezig hou is de vraag altijd lastig en de discussie groot:

[listdot]

  • Waarom een ECM tool als ik in SAP ook een document kan opslaan?
  • Waarom een ECM tool als ik in Oracle ook een link naar een document kan maken?
  • Waarom een ECM tool als de nieuwe database gewoon grote blobs op kunnen slaan?
  • En de vraag voor deze blog: Waarom geen ECM in SharePoint?

[/listdot]

Hoe langer ik in het vakgebied zit hoe eenvoudiger ik het antwoord vind. Het probleem is alleen hoe overtuig ik de klant. Ja, daar wordt het lastig. Uiteindelijk is het gebruik van simpele voorbeelden toch de eenvoudigst.
Mensen die iets van de techniek van SharePoint weten hoef ik volgens mij niet uit te leggen wat de problemen zijn als je in een grote relationele database veel blobs gaat opslaan. Na een tijdje geeft de RDBMS er echt de brui aan. Het hele concept van een relationeel model is gebaseerd op gestructureerde gelijksoortige informatie delen. Een blobje hier of daar is niet erg, maar in een Enterprise praat je te allen tijde over grote hoeveelheden documenten en dus is het opslaan van documenten in blobs vanuit een ECM standpunt een zeer duidelijk technische NoNo.
Microsoft is natuurlijk niet dom dus, ondanks zware druk van het MS-SQL team, is het gebruik van een fileshare als documentopslag een standaard mogelijkheid in SP2010 en werkt het nu wel goed en snel. Vreemd blijft nog steeds het feit dat het niet de default is. Iedereen zonder ECM kennis die SharePoint voor het eerst introduceert binnen een bedrijf zal dit nooit aanzetten en dus kan je later de rommel opruimen.
Maar als SharePoint content van data kan scheiden, dan is het toch goed om een ECM oplossing in te maken? Nu laat ik de techniek toch wat verder achter me en ga kijken naar het doel van een Enterprise oplossing en de kracht van SharePoint.

Het doel van ECM: Na een lange weg van veel verschillende meningen en visies is het zo langzamerhand wel duidelijk waar ECM oplossingen toe dienen:

Ondersteuning van de Enterprise voor het beheren van de voor de Enterprise belangrijke ongestructureerde informatie en te garanderen dat de eisen en wensen die vanuit de Enterprise bestaan op deze informatie gewaarborgd zijn en blijven.

Dus wat voorbeelden van eisen en wensen voor een ECM oplossing zijn:

[listdot]

  • De rechten die op documenten gelden worden centraal beheerd en kunnen dus ook eenvoudig getoond/gereviewd worden.
  • De rollen en groepen die binnen de oplossingen worden gebruikt, zijn op een Enterprise niveau duidelijk en worden op dat niveau beheerd.
  • De properties/meta-data van een document/dossier worden bepaald door de eisen die op Enterprise niveau gelden.
  • De locatie van het document en de waardes van de (andere) meta-data wordt op Enterprise niveau vastgelegd en is dus voor iedereen binnen de Enterprise duidelijk en eenduidig.
  • Het beheer van wie waar welke rechten op heeft wordt vanuit een Enterprise niveau opgelegd.

[/listdot]

Nu de kracht van SharePoint. Waar wordt SharePoint veel voor gebruikt en wat is het waar eindgebruikers blij van worden bij het gebruik van SharePoint. Misschien geen eenvoudige opgave maar een aantal zaken springen direct in het oog:

[listdot]

  • Het werkt zo makkelijk samen met Office.
  • Ik heb IT helemaal niet nodig om een nieuwe projectsite aan te maken.
  • Het werkt zo intuïtief.
  • Het ziet er zo makkelijk en gebruiksvriendelijk uit.

[/listdot]

Allemaal zaken die volgens mij precies de kracht van SharePoint aangeven:

SharePoint biedt de eindgebruiker een zeer eenvoudige user experience waar de individuele eindgebruiker zeer veel controle heeft over de manier waarop het ingezet wordt.

Als je deze twee sets over elkaar heel legt kom je precies op de plek waar volgens mij de schoen wringt. SharePoint moet als doel hebben om een perfecte user experience te hebben. Dit betekent niet alleen dat het er allemaal erg mooi uit ziet, maar ook dat de user zeer veel flexibiliteit heeft om eigen keuzes te maken als het gaat om, wie krijgt toegang tot wat, waar ga ik wat opslaan, enz..
Dus SharePoint en ECM: Natuurlijk goed mogelijk, maar zorg dat je het collaboration helder scheidt van het ECM deel van SharePoint of gebruik een andere ECM tool en zorg voor een naadloze integratie tussen beide.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie