Office

Wat kan InfoPath voor mij betekenen – Deel 6

2 januari 2012

In dit artikel, van mijn InfoPath serie, wil ik graag laten zien hoe je vanuit Infopath direct SharePoint lijsten kunt opmaken en inrichten.

InfoPath wordt regelmatig ingezet om de look en feel van een bedrijf over te nemen binnen lijsten en formulieren. Stel dat een nieuwe lijst aangemaakt moet worden en de opmaak dient aangepast te worden. Je kunt dan het formulier aanmaken vanuit SharePoint en deze dan later bewerken vanuit InfoPath. Dit is niet nodig! Je kunt dit direct vanuit InfoPath doen.In dit artikel wil ik jullie laten zien hoe dit werkt.

Het bedrijf Contoso gebruikt papieren formulieren voor de aanvraag van nieuwe hardware door de medewerkers. Deze papierstroom willen ze graag digitaliseren via het huidige SharePoint portaal. Het type hardware inclusief de prijs dient te worden opgehaald uit een bestaande lijst in SharePoint. Deze lijst heet Hardware. De logo en kleuren van Contoso dienen terug te komen in het aanvraagformulier.

Ik open InfoPath en kies voor het aanmaken van een SharePoint lijst. Het volgende scherm verschijnt:

De URL van de SharePoint omgeving dient te worden opgegeven. Ik klik hierna op Next en het volgende scherm verschijnt:

Een naam voor de nieuwe lijst dient te worden opgegeven. Het is dus ook mogelijk om een bestaande lijst te bewerken. Geef de naam Hardware requests en ik klik op Next en daarna weer op Next.  Een formulier met de velden Title en Attachments zal worden getoond. Ik kan nu dus beginnen met het inrichten van de nieuwe lijst!

Aangezien wij de standaard velden niet nodig hebben en graag een logo en kleuren willen tonen, verwijder ik de gehele lijst. Ik selecteer deze en klik op Delete. Ik klik nu in het lint op Page Design en Page Layout Templates en kies voor Title only.

Ik kan nu beginnen met het opmaken van de lijst. Ik zet de titel op een nieuwe regel en klik op Insert en Picture. Het logo van Contoso kan worden toegevoegd. Ik noteer de titel Hardware requests  op een nieuwe regel en centreer deze. Daarna klik ik op Insert en voeg de Two-Column1 toe vanuit Tables. Het formulier moet er nu ongeveer zo uitzien:

Het is nu tijd om de eerste labels en kolommen toe te voegen. Ik wil de volgende kolommen tonen:

Column name Type
Name Person or group – from a directory
E-mail Single line of text
Manager Person or group – from a directory
Laptop Single line of text
Hard Disk Single line of text
Webcam Single line of text
Price laptop Single line of text
Price hard disk Single line of text
Price webcam Single line of text

Het is erg eenvoudig om nieuwe kolommen aan te maken. Je kunt rechtsonder, onder Actions, op Add Field klikken. Het volgende scherm verschijnt:

Ik maak op deze wijze alle kolommen aan. De waardes van de kolommen Laptop t/m Price webcam dienen gevuld te worden vanuit de lijst Hardware. Deze ziet er als volgt uit:

In het vorige artikel heb ik uitgelegd hoe je informatie uit een andere SharePoint lijst kan halen en toepassen in een InfoPath formulier. Hiervoor was een data verbinding nodig. Wij dienen dus nu aan te maken. Ik configureer een data verbinding naar de lijst Hardware en haal de velden Title en Price op.

Wij gaan nu de kolommen Laptop en LaptopPrice configureren! Ik selecteer LaptopPrice en klik in het lint op Default Value. Ik klik daarna op Insert Field or Group en Show advanced view. De data connectie naar de Hardware lijst dient te worden geselecteerd. Dit kan onder het kopje Fields. Volg dan het onderstaande figuur:

Ik klik dan op Filter Data en Add:

Het veld zal nu het corresponderende bedrag uit de Hardware lijst tonen. Voer dezelfde handelingen uit voor de overige velden. Wij kunnen nu het eerste deel van het formulier opmaken zoals hieronder wordt getoond:

Het tweede deel van het formulier bestaat uit het selecteren van de hardware.  Ik ga beginnen met het toevoegen van een nieuwe Two-Column1 toe onder Personal Information:

Voor het weergeven van de iconen kunnen wij gebruik maken van de Picture Button. Voeg deze toe en plaats de bijbehorende afbeeldingen. Elk type hardware wordt in een aparte sectie geplaatst. Zorg ervoor dat elke sectie er als volgt uitziet:

Ik heb een extra control toevoegd, een Check Box, zodat de eindgebruiker kan aangeven dat hij of zij dit type hardware wilt bestellen. Wij dienen drie nieuwe aan te maken. Geef deze de naam Select Laptop, Select Hard Disk en Select Webcam. Als alle secties zijn aangemaakt en de bijbehorende labels en kolommen geplaatst dan kunnen wij beginnen met het opstellen van de regels.

Ik wil dat de eindgebruikers op een plaatje kunnen klikken en dat de bijbehorende sectie wordt geopend. Deze dient alleen te openen als er op het plaatje wordt geklikt.  Hiervoor hebben wij nog drie nieuwe check box controls nodig. Deze dienen niet op het formulier te worden geplaatst maar wel te worden aangemaakt. Geef deze de naam Choice Laptop, Choice Hard Disk en Choice Webcam.

Het is mogelijk om een actie te koppelen aan een Picture Button. Wij gaan deze als volgt instellen:

Het is belangrijk dat je bij Value kleine letters gebruikt.  Ik stel dezelfde regel in voor alle drie de picture buttons maar dan uiteraard voor Choice Hard Disk en Webcam. De volgende regels die wij gaan instellen is op de drie secties. Ik stel deze als volgt in:


Door het instellen van deze regels heb ik ervoor gezorgd dat indien er op een bepaalde picture button wordt geklikt alleen de corresponderende sectie, met informatie, wordt geopend. Ik heb nog een extra veld toegevoegd genaamd Select Laptop, Select Hard Disk en Select Webcam. Door middel van deze kolommen kan de beheerder van de lijst direct zien welk type hardware aangevraagd is.

Ik vind het gebruik van een knop om items toe te voegen mooier dan het lint dus ik voeg een knop toe genaamd Submit request. Een submit actie wordt aan deze knop gekoppeld zodat het item wordt opgeslagen in de SharePoint lijst. Vergeet niet om altijd een aangepaste boodschap te koppelen:

De laatste stap is het aanpassen van het Title veld. Dit veld is altijd verplicht in een lijst. Ik kan dit veld aanpassen door deze te openen onder het kopje Fields. Ik geef het veld ook een unieke naam mee voor het opslaan:

concat(“Hardware request”; “_”; “../my:EMail”; “_”; Created)

Ik publiceer het formulier en als een eindgebruiker van Contoso nu een nieuwe aanvraag wilt doen dan komt het volgende scherm naar voren:

 

 

 

You Might Also Like

1 reactie

Plaats een reactie