SharePoint

De SSTS: de SuperSimpele Team Site!

3 februari 2012

Jasper heeft al eerder zijn wensenlijst voor “SharePoint 2013” gedeeld, en daar wil ik graag mijn steentje aan bijdragen. Mijn grootste wens: een supersimpele Team Site!

Ik heb de Team Site zien veranderen van een relatief eenvoudige site om documenten en wat lijstjes te delen tot iets dat eerder lijkt op een applicatieplatform. De eindgebruiker is echter niet zo snel meegegroeid. De gemiddelde gebruiker in een “gewone” (=niet IT) organisatie deelt namelijk nog steeds vooral documenten, en misschien af en toe een mededeling of een actielijstje. Die wordt alleen maar nerveus van al die functionaliteit, want dat betekent denken, uitzoeken en kiezen en dat is een grote drempel.

Dus droom ik van een Team Site die zo simpel is dat iedereen die weinig eisen heeft, ‘m snel kan gebruiken. En aangezien ik niet gehinderd word door technische- en systeemkennis, kan ik lekker dromen over hoe die eruit moet zien 🙂

De Express Team Site zou eigenlijk de standaard moeten zijn. Maar ook daar kan nog wat aan worden verbeterd.

1. Maak metadata makkelijker

Al te vaak zie ik 1 documentenbibliotheek per onderwerp (versnippering), of folders met onderwerpen (niet transparant). Ik heb zelf gewerkt met een sjabloon met een standaard lookupveld om een onderwerp toe te voegen (niet iedereen snapte de lookuplijst). Maar categoriseren moet makkelijker kunnen:

[listdot]

  • Elk document MOET getagged worden, in een veld waarin je naar hartelust tags kunt toevoegen. Uiteraard staat op elke homepage een tag cloud en als je op een tag klikt zie je alle content die jij mag zien met die tag, gegroepeerd naar lijst.
  • Folders en de ”email-document-naar-bibliotheek” functionaliteit zijn NIET beschikbaar. (Ik leg later nog wel eens uit waarom ik dat niet zo’n fijne functionaliteit vind)
  • Auto-suggest functionaliteit bij het intypen van tags is standaard, hetzij vanuit een taxonomie, een folksonomy of gewoon van de tags die al eerder gebruikt zijn.

[/listdot]

2. Maak Waarschuwingen (Alerts) zichtbaarder.
Waarschuwingen zijn nu tamelijk diep verstopt in het systeem. Waarom staat er geen link met “Waarschuw mij” bij elk webonderdeel? Als je een waarschuwing gezet hebt verandert die link natuurlijk in “Wijzig waarschuwing”. En uiteraard kun je op de waarschuwingenpagina ook kiezen voor “waarschuw mij voor ALLE wijzigingen in deze site”.

3. Maak het makkelijker om de Team Site te beheren.

Team Site Owners zijn van goede wil, maar missen vaak de tijd en de kennis om zelf uitgebreid op zoek te gaan naar dingen die ze zouden moeten bijhouden. Om het hen makkelijker te maken, gaan er elk kwartaal emails naar de Site Owner, met de volgende inhoud:

[listdot]

  • Een overzicht van alle gebruikers van de site met hun toegangsrechten, om de volgende vragen te beantwoorden:
    Heeft iedereen de juiste toegang, en zijn er gebruikers die verwijderd moeten worden? Heeft een bepaalde library die afwijkende toegangsrechten nog nodig? Zijn er gebruikersgroepen die bijna dezelfde samenstelling hebben?
  • Een suggestie om een back-up te benoemen als de site maar een Owner heeft.
  • Een lijst van de content van bijvoorbeeld 1 jaar oud (aanpasbaar) zodat de Site Owner kan nagaan of deze bewaard moet worden.
  • Een overzicht van de laatst toegevoegde tags – om te controleren op spelfouten of synoniemen aan te geven. Door het corrigeren van de spelfout of het toekennnen van een synoniem wordt elk item met die tag natuurlijk ook meteen aangepast.

[/listdot]

Uiteraard bevat elke email alle informatie die de Owner nodig heeft om een beslissing te nemen, en alle links die hem/haar meteen naar de plek brengen om aanpassingen te maken.

Ik heb nog wel meer wensen, maar dit zijn de belangrijkste. En in de “normale” Team Site moet natuurlijk wel genoeg goede functionaliteit overblijven om stevig mee te puzzelen! Welke verbeteringen zien jullie graag in de nieuwe versie van SharePoint?

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie