SharePoint

Externe gebruikers en SharePoint Online, de oplossing?

15 februari 2012

Quote: ‘SharePoint Online biedt een geïntegreerde locatie in de cloud waar uw mensen met elkaar kunnen samenwerken en bijvoorbeeld ideeën kunnen uitwisselen, speciale team- en projectsites kunnen inrichten, bedrijfsresources kunnen vinden of informatie zoeken. Zijn kunnen ook externe gebruikers uitnodigen voor het inzien/delen van en gezamenlijk werken aan documenten.’ Microsoft Office 365 productengids

Microsoft heeft met de lancering van het Office365 platform deze quote; het uitwisselen en samenwerken aan informatie met externe gebruikers meerdere malen naar voren gebracht, als kracht van de online service die men biedt. Maar werkt dit ook zo eenvoudig?

Hoe werkt het dan?

Het toestaan van externe gebruikers aan de site collectie word geregeld bij het beheercentrum van SharePoint Online. Met de juiste rechten kan hier de externe toegang worden aangezet.

Wanneer dit is aangezet moet in SharePoint Online bij ‘Siteacties’ – ‘Site instellingen’ – ‘Onderdelen van siteverzameling’ de uitnodiging voor externe gebruikers worden geactiveerd om gebruikers uit te nodigen.

Wanneer alles is geactiveerd kunnen externe gebruikers worden uitgenodigd door bij ‘Siteacties’ – ‘Website delen te kiezen’. Bij deze optie zijn er 2 mogelijkheden, te kiezen voor de rechtengroep ‘Bezoekers van ..’  of ‘Leden van ..’

Aangezien ik de rechtenstructuur zo heb ingesteld dat alle medewerkers van de organisatie zijn ingesteld als ‘Leden van ..’ en ik geen vervuiling wil hebben in de rechtenstructuur door medewerkers en externe gebruikers bij elkaar in te gooien is mijn enigste keuze te kiezen voor ‘Bezoekers van ..’

Naar mijn mening is dit te minimaal en zou je meerdere groepen moeten kunnen kiezen. Nu de gebruiker is uitgenodigd begint mijn frustratie als beheerder.

Waarom frustratie?

Nadat de gebruiker is uitgenodigd, word er een mail verzonden naar het e-mailadres met een verwijzing naar de site. Wanneer gebruikers voor de eerste keer worden uitgenodigd komen ze terecht op de Microsoft Online loginpagina waar ze hun e-mailadres moeten koppelen aan een Windows Live ID.  Het koppelen van een Windows Live ID aan het opgegeven e-mailadres kan voor gebruikers met minimale computerkennis een flinke opgave zijn aangezien er verschillende handelingen en webpagina’s naar voren komen.

Niet echt gebruikersvriendelijke naar mijn mening, het mag niet zo zijn dat er bij beginnende gebruikers een handleiding of beheerder ondersteuning moet bieden voor het koppelen van een Windows Live ID.

Wanneer de gebruiker het Windows Live ID heeft gekoppeld aan zijn of haar e-mailadres, kan diegene inloggen op SharePoint Online omgeving. Vanaf dit moment is de gebruiker ook pas te zien in de gebruikerslijst van SharePoint Online als bezoeker. Omdat je niet wilt dat een bezoeker veel kan doen en alles kan zien, stel je de rechten minimaal in.

LET OP: wanneer je op subsite niveau rechten verleent, heeft die automatisch ook beperkte rechten op de bovenliggende site, EN op de hoofdsite.

Met de uitnodiging van een externe gebruiker op een bepaalde (sub)site, worden de rechten niet automatisch ingesteld, op (sub)siteniveau.

Met andere woorden, het uitnodigen van een gebruiker op een bepaalde website heeft naar mijn mening totaal geen meerwaarde, alleen dat er netjes in de mail staat:
Gebruiker (gebruiker@benedictservices.nl) heeft u uitgenodigd samen te werken op ‘Projecten’.

De beheerder kan pas gebruikersrechten instellen wanneer de gebruiker in de lijst aanwezig is. Omdat de beheerder standaard geen melding krijgt dat de externe gebruiker zich heeft aangemeld, zal die de gebruikerslijst in de gaten moeten houden.

Resultaat: Veel handelingen, ergernissen en teveel acties in de gebruikersrechten/groepen en niet te vergeten een beheerder kan pas rechten instellen als de gebruiker voor de eerste keer aangemeld is, dit kost veel tijd aangezien een beheerder geen melding krijgt wanneer de gebruiker aanmeldt.

Oplossing

[listdot]

  • Ik ben van mening dat Microsoft het eenvoudiger zou kunnen maken door de gebruikers na de eerste uitnodiging in de gebruikersgroepen te plaatsen zodat de rechten meteen verleent kunnen Zo hoef er niet gewacht te worden tot de acceptatie van de uitnodiging. (wanneer de externe gebruiker ooit in het verleden eens op de sitecollectie heeft aangemeld, komt de gebruiker wel gelijk in de gebruikerslijst te staan)
[/listdot]
Of nog beter:
[listdot]
  • ‘Bezoekers’ rechten en gebruikers worden gelijk aangemaakt op de site waar de uitnodiging van is verzonden.
  • Er is wat van te zeggen dat de bovenliggende site automatisch beperkte rechten krijgt, maar in sommige gevallen zal dit niet wenselijk zijn. Hier kan gedacht worden aan een standaard melding dat er geen rechten verleent zijn en dat dit aangevraagd moet worden bij desbetreffende.
  • De hoofdsite krijgt ook automatisch beperkte rechten. Binnen een organisatie wordt de hoofdsite vaak gebruikt als Intranet voor medewerkers, hier geldt hetzelfde informatie wat hierop wordt getoond zal niet altijd beschikbaar mogen zijn voor externe bezoekers bijv. een nieuwsitem van een project met meerdere leveranciers, waarvan leveranciers het niet van elkaar mogen weten.

[/listdot]

Wat ik zelf heb bedacht om een work-around te creëren, zijn 2 sitecollecties aan te maken, waarvan 1 sitecollectie niet de mogelijkheid heeft om externe gebruikers uit te nodigen en alleen intern wordt gebruikt met intranet, algemene sites etc.  En de 2de sitecollectie met een welkomsite en  ‘projecten’ site waar externe gebruikers uitgenodigd kunnen worden en in kunnen werken.

In sitecollectie 1 kan de koppeling worden gemaakt met de ‘Projecten’ site, zodat het lijkt dat intern gewerkt wordt met 1 omgeving. Echter voor het uitnodigen van externe mensen zal men op de 2de sitecollectie moeten inloggen en de uitnodiging plaatsen. Het probleem met de rechtenstructuur qua het zien van de gebruiker in de gebruikerslijst blijft bestaan.  Wanneer de externe gebruiker ooit eens toegevoegd en later verwijderd van de sitecollectie, wordt die wel automatisch toegevoegd aan de gebruikerslijst echter dan krijg ik de volgende melding bij het uitnodigen van een aantal externe gebruikers.

‘Het toevoegen van de gebruiker(s) is gelukt, maar de e-mailuitnodiging kan niet door SharePoint worden verzonden. Controleer of de server juist is ingesteld voor het verzenden van e-mail. De toegevoegde gebruikers kunnen zich mogelijk nog altijd met hun e-mailadres aanmelden bij uw site.’

Terwijl de gebruiker niet meer aanwezig is in de gebruikerslijst. Mocht de gebruiker wel aanwezig zijn, dan nog moet die de uitnodiging meerdere keren kunnen versturen voor bijvoorbeeld het uitnodigen van gebruikers op verschillende sites in 1 sitecollectie.

 

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Robert Krom 15 februari 2012 at 11:22

    Goed stuk! Fijn om te zien dat problemen met SharePoint Online & Externe Gebruikers in een helder artikel zijn verwoord.

  • Plaats een reactie