SharePoint

10 things I hate about SharePoint

20 maart 2012

Jullie weten dat ik een fan ben van SharePoint, maar er zijn ook een paar functionaliteiten waar ik niet zo dol op ben, en die ik ook nog eens vaak moet verdedigen aan de eindgebruiker! Hieronder 10  dingen die ik niet ideaal vind.  Ik heb ze gecategoriseerd, het is dus geen Top 10.

Niet geschikt voor lange termijn vindbaarheid (wel makkelijk voor degene die het uploadt)

1. Folders.
Folders geven veel te weinig informatie over hun inhoud. Daarnaast vertekenen ze het aantal documenten in je library en kunnen veel geneste folders er de oorzaak van zijn dat je documenten niet meer openen. Folders schijnen nuttig te zijn voor beveiliging, maar omdat beveiliging in SharePoint nogal onzichtbaar is, raad ik beveiliging van folders, lijsten of individuele items toch altijd al af. Zie punt 4.

2. Het emailen van een document naar een documentenbibliotheek.
Het lijkt heel makkelijk voor de uploader, maar de eindgebruiker heeft er op lange termijn weinig aan omdat je geen metadata toevoegt om het later terug te vinden.

3. Multiple upload van documenten.
Dit heeft dezelfde nadelen als 2. Je kunt het probleem van 2 en 3 omzeilen door een verplichte kolom met metadata toe te voegen, maar dan moet je weer naar je bibliotheek om documenten zichtbaar te maken en dat is extra werk.

Onzichtbaar

4. Lijst, item en folder beveiliging.
Ik begrijp heel goed dat je niet alles voor iedereen toegankelijk wilt maken, maar ik raad liever aan om een nieuwe lijst of bibliotheek aan te maken als je wat documenten apart wilt zetten. Je vergeet de toegankelijkheidsinstellingen namelijk snel, dus je vergeet dan vaak ook dat een andere gebruiker een hele andere set documenten of items ziet  dan jij. Ik zet daarom meteen in de omschrijving dat dit element een andere toegankelijkheid heeft, want anders moet ik 3 of 4 keer klikken om te zien of de security al of niet geërfd is. Een ander icoon voor een container met niet-geërfde rechten zou natuurlijk nog veel makkelijker zijn.

5. Security trimming voor subsites, lijsten, items en folders.
Het is heel prettig als iemand die geen schrijfrechten heeft, geen mogelijkheden ziet om iets te doen. Maar als je de eigenaar van een site bent en je kunt niet precies zien welke subsites, lijsten, folders en items er uberhaupt in je site staan, kun je de inhoud ook niet zo goed beheren. Ik heb liever een “geen toegang”melding dan dat ik niet weet dat het bestaat. Want anders gooi ik misschien wel een bibliotheek weg waar nog wel recente informatie op staat.
6.De “Waarschuw mij” functionaliteit.
We weten toch hoe verslaafd men is aan email, dus waarom kost het dan 3 kliks om een emailnotificatie te zetten? Ik zet de links naar de waarschuwingspagina’s van de belangrijkste informatie altijd op de Homepage.

Verwarrend

7. Het Summary Links web part.
Dit lijkt een nuttig webpart, omdat je je links op veel manieren kunt weergeven en verfraaien,  maar het creëert ook veel verwarring bij mensen die het verschil niet kennen met een gewone Links-lijst. Nu is dat ook te wijten aan een inconsequente opzet van een pagina, maar dat gebeurt in real life nu eenmaal wel vaker.
Ik gebruik bij voorkeur de gewone Links lijst met een categoriekolom, dan heeft men weer een leermoment voor lijsten en filteren.

Onhandig

8. Geen weeknummers in het maandoverzicht van een SharePoint kalender.
Dat is erg jammer want iedereen in een organisatie denkt vooral in weeknummers. De datumkiezer kan wel weeknummers weergeven, maar waarom moet je dan code gebruiken voor het maandoverzicht?

9. Bijlagen aan een lijst item.
Het lijkt erg handig en snel om een document aan een lijst-item toe te voegen, totdat je er achter komt dat je de titel van de bijlage alleen kunt zien of openen als je het item open hebt. Deze bijlagen worden niet geïndexeerd, zijn dus niet te zoeken/vinden, en dragen wel bij aan de grootte van de lijst. De alternatieven, een link maken naar een document in een bibliotheek, of een lookup naar de bibliotheek, zijn beter, maar omslachtiger en niet te gebruiken als je meerdere bijlagen aan een lijst item wilt hangen.’

10. De Nederlandse benamingen.
Bijna was hier het Lint gekomen, maar uiteindelijk heb  ik toch de grootste hekel aan de lange en lelijke Nederlandse benamingen in SharePoint. Afbeeldingsbibliotheek, basisvergaderwerkruimte, gegevensbladweergave, waarschuwing, sitewerkstromen, webdatabase voor actie-items. Ik weet dat er een vertaling moet zijn,  maar hadden we geen compactere woorden kunnen bedenken?

Wat vind jij de meest onhandige, onduidelijke of onzinnige eigenschappen van SharePoint?

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Jasper Siegmund 21 maart 2012 at 09:54

    Ik vind het irritant dat er HEEL veel mogelijk is in SharePoint, maar dat een aantal enorm logische, basisfuncties niet beschikbaar is OOTB. Leuk voor de bedrijven die daar maatwerk voor ontwikkelen, maar niet goed voor het systeem.

    Om maar een voorbeeldje te noemen: waarom kun je geen overzichtje zien van alle aan jou toegewezen taken, uit alle sites waar je toegang toe hebt in een bepaalde farm? Dus niet per site of site collection, gewoon overall. Best mogelijk met wat custom code, maar er zouden meer van dat soort zaken standaard in moeten zitten, ipv features die vrijwel nooit gebruikt worden.

    En als developer is de sandbox een van mijn grootste irritaties. Dat is duidelijk een gepushte feature die nog niet klaar is voor (volwassen) gebruik. Hopen dat er in v15 wat aan gedaan wordt.

  • Plaats een reactie