SharePoint

10 things I love about SharePoint.

14 maart 2012

In mijn LinkedIn headline staat iets met SharePoint en Evangelist. Men zou er dus van uit kunnen gaan dat ik van SharePoint houd, en dat ik dat graag uitdraag. Dat klopt, en dit zijn de functionaliteit die ik het meest nuttig of prettig vind:

1. Met stip op 1: De Issue Lijst, oftewel in goed Nederlands: de Webdatabase voor Actie-items. Daar kun je zoveel mee doen! Ik heb er documenten, emails en formulieren mee vervangen, mee geblogd, workflows mee gemaakt en zelfs hele processen mee geautomatiseerd. (Nintex? Nergens voor nodig :-)) Het feit dat je je weergaven altijd moet filteren op Huidig=Ja en het irritante vakje “Verwante actie-items” dat je niet kunt verwijderen neem ik graag op de koop toe.

2. Weergaven.
Het feit dat je je de inhoud van je lijst op allerlei manieren kunt weergeven, waardoor je elke keer nieuwe verbanden kunt leggen, vind ik geweldig. In mijn voorbeeld van “CRM in a Team Site” konden we uit onze klachtenlijst informatie halen als: Hoeveel geld staat er uit, welke transporteurs maken de meeste fouten, welke fouten in het magazijn komen het meest voor, welke productgroepen leveren de meeste problemen en welke klanten klagen het meest. Dat betekende dat we ook gericht actie konden nemen om onze processen te verbeteren. En dat allemaal uit een aantal lijstitems. (Who needs SAP? :-)) Maar ook de verschillende weergavemogelijkheden vind ik erg handig: Arcering bijvoorbeeld om een lange lijst met veel kolommen wat beter leesbaar te maken, of de Nieuwsbrief vorm om lijsten met veel tekst mooi weer te geven, of Vakken, waarmee je twee kolommen maakt.

3. Document Management.
Als je een intranet op basis van SharePoint hebt, ben je ontzettend verwend. Ik ken nog veel intranets waar document management beperkt is tot uploaden en verwijderen, en misschien een tagje. Online documenten aanpassen in Office, check-in check out en versiebeheer is in veel organisaties nog helemaal niet aan de orde. En dan hebben we het nog niet eens gehad over workflow, document sets, site kolommen en taxonomie!

4. Emailnotificaties.
Zeker de notifcaties van een lijst geven heel veel informatie. Je weet dus precies wat je moet weten, en je kunt de mail meteen na lezing uit je inbox verwijderen, want SharePoint bewaart het vanzelf!

5. Het Inhoudseditor Webpart.
Dit is een ideaal webpart: iedereen begrijpt de standaard tekst-editor functie. En voor gevorderden is er de html-editor waarmee je de code kunt aanpassen, speciale effecten kunt maken, Twitterfeeds en YouTube video’s kunt inbedden,  en stukjes code kan toevoegen die je pagina manipuleren.

6. De Evenementenkalender.
Die is erg handig als groeps- of projectkalender die je naast je Outlook kalender kunt zetten, zodat je altijd ziet wat je deadlines zijn of wie er op vakantie is. En je kunt m nog aanpassen vanuit Outlook ook!

7. Infopath formulieren.
Ik noem dat altijd “transparante documenten” omdat je de informatie zowel in het document opslaat (met alle mogelijkheden tot document management) als in kolommen in je bibliotheek kunt laten zien (met alle voordelen van de transparantie die dit meebrengt). Het beste van twee werelden dus! Helaas zijn deze voor de gemiddelde eindgebruiker lastig te maken, maar de meeste mensen kunnen er wel goed mee werken.

8. Verbindingen, waarmee je een lijst kunt filteren met de items uit een andere lijst. Niet iedereen begrijpt hoe je het moet instellen, maar iedereen snapt wel hoe je er mee moet werken.

9. Fotobewerking in de afbeeldingenbibliotheek.
De meestgebruikte functies zitten er in, dus je hoeft niet eindeloos te rommelen met verwijderen, op je PC aanpassen en weer toevoegen.

10. Grafieken webparts.
Helaas kan ik deze in SharePoint 2007 en 2010 niet meer vinden! 🙁 Je kunt er realtime grafieken mee maken op basis van je lijstinhoud, en dat kan, zie dit voorbeeld,  bijzonder handig zijn om te zien hoe een proces loopt. In sommige gevallen zorgt zo’n grafiek er zelfs voor dat je helemaal niets meer hoeft te rapporteren omdat iedereen kan zien wat er gebeurt. Ik snap eigenlijk niet dat die niet meer lijken te bestaan!

En wat vind jij de beste functionaliteit?

You Might Also Like

5 reacties

  • avatar
    Reply Martijn Juurlink 15 maart 2012 at 21:09

    Hallo Ellen,

    Goed artikel, en waarschijnlijk bedoel je de webpart ‘Webonderdeel grafiek’ waarmee je uit lijsten grafieken kunt weergeven. Deze is gewoon te vinden bij de webparts!. Tevens kun je ook aan de hand van Jqeurie of XSL ook grafieken laten weergeven, echter dit vergt wat programmeerwerk.

    Groeten Martijn

  • avatar
    Reply Ellen van Aken 19 maart 2012 at 11:51

    Dankjewel Martijn! Maar helaas kan ik die webonderdelen niet vinden, noch in een geinstalleerde SP2007 omgeving, noch in mijn SP2010 (Office 365) gallery. Of staan ze ergens verborgen?

  • avatar
    Reply Bart Haisma 30 maart 2012 at 08:37

    Wat voor mij niet mag ontbreken is de Content Query Webpart. Dit maakt het mogelijk om informatie op verschillende plaatsen binnen een site collection te plaatsen en te tonen op een centrale plek.

  • Plaats een reactie