SharePoint

SharePoint Governance – Deel 2

8 maart 2012

Wortell hanteert een werkwijze waarbij een industrie standaard methodiek – CobiT – is toegesneden op een SharePoint implementatie. Het proces van het opstellen van een Governance plan doorloopt een aantal fasen.

Governance als proces

Governance is geen éénmalig uit te voeren activiteit, maar een continu proces dat aandacht behoeft gedurende de volledige levensduur van de inzet van SharePoint door een organisatie. Dit proces is toe te passen voor organisaties die voor het eerst SharePoint gaan inzetten voor het ondersteunen van bedrijfsprocessen, maar ook voor organisaties die al beschikken over één of meer operationele SharePoint toepassingen.

Binnen het Governance proces worden zes fasen onderscheiden. Ieder van die fasen kent een afgebakend werkpakket.

[listdot]

  • Scope – Het vaststellen van processen, personen en activiteiten die nodig zijn voor het bepalen van de reikwijdte van de SharePoint implementatie.
  • Plan for Launch – Ontwikkelen van processen en procedures voor de succesvolle invoering van SharePoint.
  • Prepare for Operations – Bepalen van processen en procedures om SharePoint te beheren en te ondersteunen.
  • Launch – Voorbereiden van processen en procedures voor afhandelen van incidenten, bewaken van kwaliteit van content migratie, bewaken van compliance.
  • Operate – Vaststellen van processen en procedures voor dagelijks beheer van SharePoint.
  • Enhance – Uitbreiden en verbeteren van SharePoint implementatie. Het bevat onder andere een review van de belangrijke onderdelen van de eerder uitgevoerde fasen.

[/listdot]

Idealiter wordt begonnen met het vaststellen van de scope van de SharePoint implementatie: welke doelen wil men bereiken en welke toepassingen wil men ondersteunen. Organisaties die al beschikken over SharePoint toepassingen kunnen – als zich in de praktijk daaraan gerelateerde problemen voordoen of dreigen voor te doen – ook in een andere stap beginnen en gelijktijdig / later de andere stappen invullen.

Governance en CobiT 4.1 

De ervaring heeft geleerd dat veel organisaties hun SharePoint governance ad-hoc opzetten op basis van een aantal niet gekoppelde best practices. Vaak ligt de focus op de IT onderdelen en blijven het belang en de betrokkenheid van de business onderbelicht. En dat laatste is toch de reden waarom nieuwe (SharePoint) technologie wordt ingezet!

CobiT biedt een governance raamwerk dat wel voldoet aan de behoefte van (grote) organisaties. Het biedt best practices voor een domein en proces raamwerk. De focus op de business omvat het koppelen van business doelstellingen aan IT doelstellingen, het bieden van meetinstrumenten en volwassenheidsmodellen voor het meten van de resultaten en het identificeren van de gerelateerde verantwoordelijkheden voor business en IT proceseigenaren. Ook
Microsoft verwijst naar CobiT: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff758651.aspx

Wat is CobiT?
CobiT is een acroniem voor ‘Control objectives for information and related technology’ en definieert generieke processen voor het managen van IT. Het is een internationaal geaccepteerde standaard voor informatie governance en de daaraan gerelateerde software management systemen. CobiT biedt een raamwerk voor het besturen van de planning, uitrol, beheer en onderhoud van IT systemen en toepassingen en zorgt er voor dat industriestandaard best practices en methodieken worden toegepast om te voldoen aan de behoeften van de gebruikersorganisatie. CobiT wordt ontwikkeld door het ‘IT Governance Institute’ dat is opgericht door ICASA, de ‘Information Systems Audit and Control Association’. De huidige versie van de standaard is 4.1.

 

De proces focus van COBIT wordt geïllustreerd door een procesmodel waarbij IT in vier domeinen is opgedeeld (Plan and Organise, Acquire and Implement, Deliver and Support en Monitor and Evaluate) met in totaal 34 processen die zijn gekoppeld aan de verantwoordelijkheden op het gebied van planning, implementatie, gebruik en bewaking. CobiT behandelt processen op strategisch niveau en is afgestemd op – en vormt een overkoepelend raamwerk voor – de meer gedetailleerde IT standaarden en good practices. Hiertoe behoren ITIL, ISO 27000, CMMI, TOGAF, PMBOK, maar ook voor het Microsoft Operations Framework (MOF) is er een white paper dat de relaties uitwerkt.

CobiT hanteert de volgende uitgangspunten:

[listdot]

  • De invoering en het gebruik van SharePoint vereisen beheermechanismen en herhaalbare processen om te zorgen voor een ordelijke uitrol, gebruik en onderhoud van de toepassingen.
  • Beleid, procedures en begeleiding dienen te worden opgesteld door een team van senior business en IT vertegenwoordigers.
  • Periodieke beoordelingen door het management maken expliciet deel uit van governance beleid en procedures.
  • De behoeften van de business zijn leidend voor de besluitvorming over techniek.
  • IT hulpmiddelen – zowel medewerkers als tools – moeten worden ingezet en ingebed in SharePoint.
  • Het raamwerk moet zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde governance standaards.
  • Het raamwerk moet toepasbaar zijn tijdens iedere fase van de implementatie.

[/listdot]

Voor ieder van de in de vorige paragraaf benoemde fasen van het Governance proces kunnen specifieke activiteiten worden benoemd. In volgende artikelen wordt hierop nader ingegaan.

 

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Sjoukje Zaal 8 maart 2012 at 15:01

    Hoi Richard,

    Heel erg interessant onderwerp. Zeker de moeite waard om me eens verder in te verdiepen!

  • Plaats een reactie