SharePoint

SharePoint Governance – Deel 1

5 maart 2012

Wat is governance?

Governance is een lastig in het Nederlands te vertalen term. In de kern betekent Governance: bestuur, leiding, beheer. Het klinkt
paradoxaal, maar in ICT gaat Governance verder dan het beheren of besturen van een ICT-omgeving. Microsoft hanteert als definitie:

 Governance is the set of policies, roles, responsibilities, and processes that you establish in an enterprise to guide, direct, and control how the organization uses technologies to accomplish business goals.

Microsoft TechNet (6-2-2009)

 

Om governance voor een organisatie hanteerbaar te maken wordt het verwoord in een Governance Plan. Dit document omvat een complete set van beleid, procedures, rollen, verantwoordelijkheden en activiteiten voor het managen van een ICT omgeving. Dit plan maakt gebruik van industriestandaard methoden en best practices om in te spelen op de behoeften van de eigen organisatie, zowel als de behoeften van externe belanghebbenden, wet- en regelgevers en compliance initiatieven. Het governance plan borgt een maximaal rendement op de ICT investeringen van een organisatie. Het toont de externe belanghebbenden bovendien dat het management de juiste acties heeft genomen ten gunste van integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van haar informatie bronnen. Een goed governance plan is bovendien eenvoudig te begrijpen, op te volgen en uit te voeren.

Waarom Governance?

Een Governance Plan helpt vast te stellen wie wat mag / moet doen. Het geeft de richtlijnen op basis waarvan de omgeving wordt opgezet en gebruikt en beheerd. Primair doel van een Governance Plan is om de organisatie en haar medewerkers in staat te stellen hun doelen te bereiken.

Een Governance Plan helpt de volgende doelen te realiseren:

[listdot]

  • Maximaliseren van de waarde van de oplossing.
  • Minimaliseren van de risico’s.
  • Voldoen aan regelgeving.
  • Zorgen dat verantwoordelijkheden en taken duidelijk belegd zijn.
  • Toezien dat de omgeving adequaat wordt beheerd.
  • Garanderen dat de omgeving voldoende schaalbaar is voor de invulling van toekomstige wensen.

[/listdot]

Een Governance Plan zorgt voor een goede balans tussen de ICT-organisatie en de gebruikersorganisatie. Betrokkenheid van de gebruikers bij het Governance Plan is daarom essentieel voor het slagen van de (organisatie brede) SharePoint implementatie.

Governance en Microsoft SharePoint

SharePoint is een zeer kosteneffectief platform dat gebruikers uitstekend ondersteunt om – onafhankelijk van hun locaties en werktijden – efficiënter en productiever samen te werken. De mogelijkheden van een snelle terugverdientijd en de uitgebreide functionaliteit hebben er voor gezorgd dat SharePoint razendsnel is geadopteerd voor tal van toepassingen.

Voorbeelden van situaties
Waarom een Governance plan voor SharePoint belangrijk is:

[listdot]

  • Het moet voor iedereen duidelijk zijn welke informatie waar hoort.
  • Het stellen van eenduidige regels over inhoud en documenten kan ervoor zorgen dat documenten niet meerdere keren worden opgeslagen en dat de juiste waarde aan documenten wordt gegeven. Dat bijvoorbeeld documenten die na bepaalde tijd vernietigd moeten worden ook echt vernietigd worden en dat documenten die juist bewaard moeten worden niet per ongeluk vernietigd worden.
  • Hoe om te gaan met situaties waarin de regels en richtlijnen niet gevolgd worden.
  • Hoe voorkomen we dat maatwerkcomponenten of 3rd party componenten in een SharePoint omgeving voor problemen zorgen om dat ze niet (goed) zijn getest?
  • Hoe moeten we omgaan met een SharePoint recovery als er zich daarin toepassingen bevinden die
    informatie uitwisselen met andere systemen?

[/listdot]

In het volgende deel zal de methodiek CobiT worden besproken.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie