Office 365 SharePoint

Recordsmanagement met hybride SharePoint 2010 en Office 365

15 mei 2012

Office 365 beschikt nu niet over een record center, een afzonderlijke omgeving om content als record in te beheren. De inplace-records functionaliteit van Office365, waarmee wel documenten, maar geen documentsets (dossiers) kunnen worden gearchiveerd, voldoet vaak niet aan de eisen.   Met de toenemende populariteit van Office 365 denken organisaties dat gemis op te kunnen lossen door een zogenaamde hybride oplossing te implementeren:  met Office 365 werken in de cloud en archiveren met – ter plaatse of bij een hosting partner –  SharePoint 2010 on premises.

Het vreemde is dat ook organisaties die nog niet vertrouwd zijn met SharePoint  – en met alle governance-vraagstukken die het beheer met zich meebrengt –  toch nog erg gemakkelijk lijken te denken over zo’n hybride oplossing. Terwijl Microsoft zelf in zijn whitepaper  Hybrid SharePoint Environments with Office 365 (september 2011) bijzonder helder is over de beperkingen en risico’s van zo’n complexe oplossing:

Creating and maintaining a hybrid design will introduce additional complexity to both SharePoint environments, including making changes to both the on-premises and Office 365 environment.  Organizations must be in control of their existing SharePoint Server on-premises farm(s) and be confident they have a mature level of operational governance

Graag zet ik die beperkingen en risico’s  nog eens op een rijtje, met speciale aandacht voor recordmanagement.  Microsoft stelt in de whitepaper dat ”a hybrid design may be appropriate” als je SharePoint-architectuur functionaliteiten nodig heeft die (nog) niet beschikbaar zijn in Office365, zoals “PerformancePoint, advanced business intelligence or Records Center”.  Maar Microsoft stelt ook dat organisaties  waarop de volgende scenario’s van toepassing zijn extra voorzichtig moeten zijn met de keuze voor zo ’n hybride oplossing:

Heavily regulated industry or substantial compliance and security requirements. You have legal or compliance reasons for some content staying on-premises or complex auditing requirements. Search and discovery centric organizations where content will be stored in two environments.

Een belangrijk punt is de afwezigheid van centrale functionaliteit die archivering strategieën voor beide omgevingen tegelijk kan beheren. Ook het beheer van de audittrail zal in twee afzonderlijke omgevingen moeten worden bewaakt. Waar Microsoft er in geslaagd is om voor SharePoint2010 out of the box functionaliteit te bieden om metadata en inhoudstypen (documentsoorten) boven het niveau van de site-collection of zelfs de farm te kunnen beheren, is die optie er niet voor de combinatie Office 365/SharePoint 2010. Aan het beheer en onderhoud van twee afzonderlijke termstores voor metadata zitten aanzienlijke risico’s aldus Microsoft:

Although two terms with the same name in each environment may appear the same in the user interface, the underlying unique values saved against the content will be different.  If content is moved between environments, the meta information will be lost (the fields will be blanked).

Wel is het mogelijk om records van Office 365 naar een SharePoint 2010 recordcenter te zenden. Maar:

If content is tagged in one environment and then moved to another environment, the tags and managed metadata on the content will be lost, including the unique Document ID.

Het zoeken naar informatie, documenten of dossiers wordt ook bemoeilijkt in de hybride oplossing. Er is geen functionaliteit om met een zoekopdracht uit één index resultaten op te halen vanuit uit twee omgevingen en de resultaten vervolgens in één keer weer te geven conform één ranking. Het risico is bovendien dat eindgebruikers niet weten in welke omgeving te zoeken naar content. Enkele fraaie nieuwe zoek functionaliteiten in SharePoint 2010 zijn überhaupt niet beschikbaar in Office 365 (custom ranking, federated search).

Voor de positionering van content in een hybride SharePoint-architectuur doet Microsoft onder andere de volgende aanbevelingen:

[listdot]

  • Beheer vergelijkbare content  – inclusief zijn archiveringsstrategie en beveiliging – samen in één omgeving.
  • De zoekfunctionaliteit indexeert de omgevingen  afzonderlijk, zorg dat de gebruiker weet in welke omgeving hij resultaten mag verwachten.
  • In iedere omgeving conformeert de content zich aan het metadataschema dat voor die omgeving alleen is opgesteld, taxonomie kan niet of moeizaam  tussen de omgevingen worden gedeeld.

[/listdot]

Bepaalde  organisatie-specifieke  eisen of omstandigheden kunnen volgens Microsoft om een bepaalde positionering van de content vragen:

[listdot]

  • Orden  de content op afdeling of proces, omdat gebruikers liever vanuit één omgeving werken, ook al hebben ze toegang tot twee.
  • Orden de content op basis van toegankelijkheid van netwerk en internet: plaats content bijvoorbeeld  on premises als er geen goede of snelle toegang tot het internet voorhanden is.
  • Orden de content op basis van maatwerk- of thirdparty software afhankelijkheid; als bepaalde oplossingen niet werken in Office365 dan kan het nodig zijn om daarmee verbonden content on premises onder te brengen.
  • Orden de content op basis van compliance- of beveiligingseisen: vereenvoudig het beheer door in een deel van één omgeving  beveiligingsvoorzieningen en compliancebeleid te implementeren en handhaven.
  • Orden op basis van ouderdom van de content: plaats nieuwe content bijvoorbeeld wel online in Office365.

Het zijn stuk voor stuk in theorie goede en goed bedoelde aanbevelingen. Maar ze schieten tekort waar het recordsmanagement aangaat: waar je het recordcenter nodig hebt om content eenduidig te beheren in de archieffase kom je er bijvoorbeeld al niet met voorstellen om documenten en dossiers (documentsets) uit één proces in één omgeving  (Office 365) te plaatsen. Om nog maar te zwijgen van de issues met metadatabeheer en archivering strategieën. De conclusie van de whitepaper luidt optimistisch dat een hybride omgeving mogelijk is en dat een “thorough hybrid design” beperkingen kan reduceren. Maar dat is gezien de overige pagina’s van de whitepaper wel wat TE optimistisch, me dunkt.

You Might Also Like

2 reacties

  • avatar
    Reply eric burger document management | SharePoint recordsmanagement en de cloud pt 1 4 september 2013 at 13:06

    […] van SharePoint Online (bv voor samenwerking) en on premise (bv voor recordsmanagement) eerder problematisch door falende compatibiliteit, inmiddels zijn daar tussen SharePoint Online (2013) en SharePoint 2013 issues, zoals met search, […]

  • avatar
    Reply SharePoint Record Management en de Cloud – Deel 1 « SPC NL 23 september 2013 at 07:12

    […] van SharePoint Online (bv voor samenwerking) en on premise (bv voor recordsmanagement) eerder problematisch door falende compatibiliteit, inmiddels zijn daar tussen SharePoint Online (2013) en SharePoint 2013 issues, zoals met search, […]

  • Plaats een reactie