SharePoint

InfoPath perikelen

1 juni 2012

Ons configuratietam heeft InfoPath niet heel vaak ingezet. Het is echt een geweldige functionaliteit maar we hebben er erg veel foutmeldingen en toegangsproblemen mee gehad, waarschijnlijk vanwege de vele aanpassingen die we aan onze SharePoint omgeving hadden gedaan. We hebben het dus altijd zoveel mogelijk vermeden.

Daarnaast hebben we ooit met vooruitziende blik besloten dat wij alleen InfoPath-formulieren zouden ondersteunen die we zelf gemaakt hadden.
Alle mogelijkheden van InfoPath zorgen er namelijk ook voor dat formulieren erg ingewikkeld kunnen worden, vooral als men verschillende weergaven voor verschillende doelgroepen of processtappen nodig heeft, of als er informatie uit verschillende bronnen komt.

Ik heb dus wel eens hulp moeten weigeren. Ergens in de organsatie had iemand een fantastisch formulier gemaakt, dat bij het invoeren van de klantnaam direct het SAP-nummer importeerde en waar ook voorwaardelijke weergaven en notificaties inzaten. Degene die het formulier had gemaakt had het bedrijf verlaten zonder enige documentatie achter te laten. Degene die er mee werkte kon alleen vertellen dat ze geen notificaties meer ontving. Omdat we geen echte InfoPath specialist hadden en het mij dagen zou kosten om het formulier te ontcijferen, waarbij ik me ook kon voorstellen dat ik iets zou stukmaken J, hebben we toen maar laten zien hoe de standaard SharePointnotificatie werkt zodat het proces nog een beetje kon doorlopen. Ze kreeg dan wel te veel emails, maar in elk geval zat de melding die ze nodig had daar wel tussen.

Maar er schuilt nog een ander gevaar in InfoPath-formulieren, of liever gezegd in de bibliotheken waar ze in wonen, als je werkt met SP2007 of SP2003. De documentenbibliotheek en de formulierenbibliotheek hebben namelijk identieke pictogrammen…dus je begrijpt wel welke blunder/interessant leermoment ik nu met je ga delen J.

Mijn collega-die-altijd-de-grenzen-van-Sharepoint-opzocht had een uitdagend project: een quiz maken. Deze bestond uit 60 vragen die een inzicht gaven over je persoonlijke leerstijl. Voorheen was dit een document dat je naar HR opstuurde die dan de score berekende, maar daar  was niet meer voldoende menskracht voor beschikbaar. De vraag was dus of we iets konden automatiseren. Vanwege het grote aantal berekeningen dacht mijn collega aan InfoPath. Iedereen kon een formulier invullen en zou alleen zijn/haar eigen formulier te zien krijgen.
Mijn collega was ongeveer 10 dagen met het formulier bezig. Na weken uitgebreid testen door beide partijen en de nodige aanpassingen konden we het project eindelijk afvinken.
Een paar weken na de overdracht ontvingen we een wanhopig telefoontje van de eigenaar. Haar stagiair, die aan de voorjaarsschoonmaak was begonnen (iets dat ik normaliter altijd zeer toejuich),  had de bibliotheek verwijderd, “omdat er geen documenten instonden”. Konden we een kopie terugzetten? Helaas konden we dat niet, want mijn collega had geen kopie van het formulier gemaakt, en de systeem backup was alweer overschreven. Dus hij kon weer opnieuw beginnen…

Gelukkig hebben we daar wel weer van geleerd, en de volgende preventieve maatregelen genomen voor elke lijst of bibliotheek met speciale configuratie:

[listdot]

  • We voegden een waarschuwingstekst “Niet verwijderen-systeemlijst” toe aan de omschrijving van de lijst of bibliotheek. Op die manier wist het team ook altijd meteen dat dit een site “van ons” was.
  • We maakten een sjabloon en sloegen dat op in de lijstengalerie in de site, en meestal ook in onze eigen projectensite.
  • Op het moment van overdracht maakten we een permanente backup van de hele site. Dat was ook handig als iemand de site meteen ging aanpassen. Mocht er dan wat fout gaan dan konden we de backup weer terugzetten.

[/listdot]

In SharePoint 2010 hebben de documenten- en formulierenbibliotheek eindelijk aparte pictogrammen. Maar als je met SharePoint 2007 (of 2003) werkt moet je dus nog wel opletten!

In SharePoint 2007:

En in SharePoint 2010:

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie