SharePoint

Maken, importeren, en exporteren van SharePoint workflows in Visio

22 juni 2012

Er zijn verschillende manieren om werkstromen te maken voor een SharePoint 2010 omgeving. Eén van de manieren is om een werkstromen uit te werken in Microsoft Visio 2010 en deze  te exporteren naar SharePoint Designer 2010.
Een  voordeel van het maken van werkstromen in Microsoft Visio is dat veel mensen bekend zijn met het werken in Microsoft Visio of soortgelijke Microsoft producten.


Ter info: Een nadeel voor de Office 365 gebruikers, Microsoft Visio zit helaas niet inbegrepen bij het abonnement.

Hoe werkt het dan?

Maak een werkstroom

In Microsoft Visio 2010 zit een standaard template genaamd ‘Microsoft SharePoint workflow’. Deze template moet gebruikt worden voor het maken van werkstromen om te exporteren naar SharePoint Designer 2010.

 

 

 

In deze templates zijn verschillende functies en acties al beschikbaar gemaakt om het voor de gebruiker zo eenvoudig mogelijk te maken, bijvoorbeeld:

[listdot]

  • Werkstroom acties: Maak eenvoudig een actie of taak aan in een workflow voor bijvoorbeeld het automatisch versturen van e-mail.
  • Werkstroom condities: Voeg eenvoudig voorwaarden of afhankelijkheden toe in een workflow die moeten voldoen om verder te gaan in de informatiestroom.
  • Werkstroom condities: Voeg eenvoudig voorwaarden of afhankelijkheden toe in een workflow die moeten voldoen om verder te gaan in de informatiestroom.
  • Werkstroom start / stop: Geef eenvoudig aan wanneer een workflow gestart, gepauzeerd of gestopt moet worden.

[/listdot]

Andere Microsoft Visio templates zijn niet compatible met Microsoft SharePoint.

Een SharePoint werkstroom in Microsoft Visio maken

1. Klik in Microsoft Visio 2010, rechts bovenin op ‘Bestand’, en dan ‘Nieuw’.
2. Onder ‘Kies een template’,  kies voor ‘Stroom-diagram’ als sjablooncategorie.

 

 

 
3.  Om te beginnen met de werkstroom is het van belang om altijd te starten met de ‘Begin’ shape onder ‘Scheidingslijnen voor SharePoint-werkstromen’. Om hiermee te starten selecteer de shape en sleep deze naar de tekeningpagina.

 

 

 

 

 

 

 
4. Nu de werkstroom is gestart kunnen er verschillende shapes worden toegevoegd om verschillende acties en functies uit te voeren.

Info: Je kunt de standaard tekst bij de shapes wijzigen met uitgebreidere informatie. Dit helpt de personen die de werkstroom moeten implementeren of voor de visuele weergave bij het uitvoeren van de werkstroom.

5. Nadat de benodigde shapes zijn toegevoegd kunnen ze aan elkaar worden gekoppeld door op de shape te klikken.

 
Voor koppelingen met meerdere mogelijkheden, klik met de rechtermuisknop op de koppeling en kies voor ‘Ja’, ‘Nee’ of ‘Leeg’.

 

 
6. Wanneer de werkstroom klaar is, ben je verplicht om deze met de ‘Beëindigen’ shape te sluiten om deze te goed te kunnen publiceren in SharePoint.

 

 

 

 

Om er zeker van te zijn dat de werkstroom volledig is, is er onder het tabblad ‘Proces’ een functie om het diagram te controleren.

 

 

 

Mochten er nu problemen voorkomen, worden deze onderin de balk weergegeven en zullen ze eerst opgelost moeten worden voordat de werkstroom geëxporteerd kan worden.


 

 

Een SharePoint-werkstroom uit Visio exporteren

Wanneer de werkstroom is gecontroleerd, en de fouten eruit zijn gehaald kan deze ge-exporteert worden naar SharePoint.

[listdot]

  • Open het SharePoint-werkstroomdiagram.
  • Klik op het tabblad Proces in de groep SharePoint-werkstroom op Exporteren.
  • Sla het bestand op in de indeling Visio Workflow Interchange (*.vwi).

[/listdot]

Info: Visio voert validatie op de werkstroom uit aan de hand van een SharePoint-werkstroomregelset om te controleren of het bestand in SharePoint Designer kan worden geïmporteerd. Validatieproblemen moeten worden verholpen voordat u de werkstroom kunt exporteren

 

 

Een SharePoint-werkstroom in Visio importeren

In SharePoint designer is er de mogelijkheid om een werkstroom te importeren uit – en exporteren naar Microsoft Visio.

 

 

 

 

[listdot]

  • Sla de werkstroom in SharePoint Designer op in de bestandsindeling Visio Workflow Interchange (*.vwi).
  • Open in Visio een nieuw Microsoft SharePoint-werkstroom sjabloon
  • Klik op het tabblad Proces in de groep SharePoint-werkstroom op Importeren.
  • Navigeer naar het VWI-bestand en klik op Openen.

[/listdot]
Als het bestand al eerder in Visio is geopend, wordt het diagram bijgewerkt om wijzigingen weer te geven die in SharePoint Designer zijn aangebracht. Als het bestand nog niet eerder in Visio is geopend, genereert Visio een nieuw diagram op basis van de werkstroom.

Werkstroom condities: Voeg eenvoudig voorwaarden of afhankelijkheden toe in een workflow die moeten voldoen om verder te gaan in de informatiestroom.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie