SharePoint

Team Site Quick Scan

6 juni 2012

In de loop der jaren ben ik redelijk bedreven geraakt in het zien of een Team Site al of niet gebruikt wordt en of deze gebruiksvriendelijk is opgezet. Dit komt omdat ik erg graag  een voorjaarsschoonmaak doe, maar ook omdat ik regelmatig door site-eigenaren om hulp wordt gevraagd. Aangezien niet iedereen weet waar hij/zij op moet letten, hierbij mijn werkwijze voor een Quick Scan.

Natuurlijk is de eigenaar eindverantwoordelijk voor een uptodate en goed opgezette site, maar die heeft niet altijd tijd of snapt ook niet altijd hoe de site nu echt in elkaar zit. Vandaar dat ik dat vaak voor ze doe, ik zie en weet toch meer en weet vaak beter hoe ik iets op kan lossen. En het schept een band met de eigenaar, en dat is altijd handig! Ik gebruik het woord “Container” voor Documentenbibliotheken, Lijsten, Surveys, Discussies enzovoorts. Dat leest (en schrijft) wat makkelijker.

Stap 1: We beginnen met de content.

[listdot]

  • Ga naar View All Site Content.
  • Kijk alle containers met 0 items na of ze speciale configuratie, versiebeheer, workflow, een template of content types hebben.
    • Standaard containers? Verwijder ze; ze zijn snel genoeg weer aangemaakt indien nodig.
    • Wel bijzonderheden? Noteer deze voor het gesprek met de eigenaar.
    • Maak een notitie van alle containers die meer dan 1 jaar (of een andere periode) niet zijn bijgewerkt.
    • Noteer op welke containers Alerts zijn aangemaakt.

[/listdot]

Stap 2: Nu zijn de toegangsrechten aan de beurt.

[listdot]

  • Ga naar People and Groups
  • Kijk of de toegangsrechten op de juiste manier zijn ingesteld. (Zoals je technisch beheerder dat wil). Bijvoorbeeld: geen individuele rechten, 2-5 personen in de groep met Full Control, naamgeving of eigenaarschap van groepen is volgens de spelregels, etc.
  • Zijn er mensen of groepen met Limited Access-rechten? Dat betekent dat je containers hebt met aparte toegang. Kijk op welke containers dat is en voeg in de beschrijving van deze containers toe dat de toegangsrechten niet geerfd zijn. (Dit soort dingen vergeet je als site-eigenaar namelijk heel snel)

[/listdot]

Stap 3: Is de site gebruikersvriendelijk opgezet?

[listdot]

  • Ga naar de Homepage.
  • Is er een contactpersoon vermeld voor deze site?
  • Hebben alle getoonde containers een optimale weergave voor het doel?
    • Als het om een serie handleidingen gaat, is alfabetische sortering op titel wel prettig
    • Gaat het om een samenwerkingssite, zorg dan dat de meest recente documenten op de homepage staan, met “Modified By”  en “Modified” kolom
    • Voor een samenwerkingsste is het handig als je documenten of lijstitems meteen van deze pagina kunt bewerken. (dus: Titel met bewerkingsmenu)
    • Wordt de site bijgehouden door 1 persoon, dan voegt “Modified by” niet veel toe.
    • Staan je documenten in een smalle kolom, hou het dan bij type en naam om de weergave niet te breed te laten worden
    • Zijn er folders of maakt men gebruik van een andere categorisatie?
    • Als het een lange lijst is, is het handiger om de Volledige Werkbalk weer te geven dan de Werkbalk Samenvatting, zodat men niet hoeft te scrollen. Maar als de site weinig interactie heeft, kun je de Werkbalk ook helemaal weglaten.
    • Staat er een inleidende statische tekst die (bijna) over de vouw gaat?
    • Hoe lang is de pagina? Is er een indicatie dat er ook informatie onder de vouw staat? Ook bij een andere schermresolutie?
    • Bevat de inleidende tekst verouderde of incorrecte informatie, bijvoorbeeld verwijzingen naar vorig jaar?
    • Is er een menu of site-navigatie? Werken alle links en is de content waar je op terechtkomt uptodate?
    • Lijken de gebruikte labels (teksten voor navigatie, tabbladen, webonderdeeltitels, links enz.) begrijpelijk voor de doelgroep?
    • Zijn Tabbladen gebruikt volgens regels van Jakob Nielsen, dwz labels en content die bij elkaar horen, zoals Asia/America/Europe maar niet Asia/2011/Finance/Internal Team?
    •  Doe hetzelfde voor elke pagina uit het menu of Pagina-bibliotheek.

[/listdot]

Stap 4: Oogt de site aantrekkelijk? (Team Sites kunnen erg saai en eenvormig zijn)

[listdot]

  • Is er gebruik gemaakt van visuele elementen zoals plaatjes, logo’s of gekleurde titels of titelbalken?
  • Is er overbodige of overdadige versiering? Denk aan hele grote plaatjes, pixelige plaatjes, te grote koppen, animaties, lichtkranten, menu’s gemaakt van plaatjes in plaats van Snel Starten of links.
    Lees ook dit artikel over dingen die we niet meer moeten doen.
  • Zijn gebruikte lettertypes, lettergroottes en kleuren consistent?
  • Zijn alle pagina’s enigszins consistent opgemaakt?
  • Zijn de versieringen gemakkelijk onderhoudbaar, oftewel eenmalig (zoals een logo of een gekleurde paginatitel) of dynamisch (zoals de laatste 4 foto’s in een fotobibliotheek)?

[/listdot]

Stap 5: Zijn er subsites?

[listdot]

  • Herhaal  stappen 1 t/m 4 voor elke subsite die je aantreft.
  • Je hebt nu een goed beeld van de inhoud van de site of site-collectie.

[/listdot]

Stap 6:  Maak een afspraak met de Site Eigenaar

[listdot]

  • Laat alle niet-standaard containers zien die 0 documenten hebben. Zijn er nog plannen om deze te vullen? Soms weet de site-eigenaar het ook niet, bijvoorbeeld als hij/zij de site heeft overgenomen. In dat geval: maak er een sjabloon van, sla deze op, en verwijder de container(s).
  • Laat alle containers zien die meer dan 1 jaar niet zijn bijgewerkt. Kan deze informatie weggegooid of verplaatst worden of moet dit toch bewaard worden? Als het bewaard moet worden, zet dan “ZZZ” voor de titel zodat de container zover mogelijk onderaan komt, en zet in de beschrijving waarom deze content er nog staat.
  • Bespreek de toegangsrechten en geef aan waar dit verbeterd moet/kan worden, en bespreek of eventuele bijzondere toegangsrechten echt nodig zijn.
  • Loop door alle groepen en zorg dat iedereen die in de site moet werken de juiste rechten heeft. Vaak bevatten groepen nog mensen die al lang vertrokken zijn.
  • Bespreek je bevindingen en aanbevelingen over de Homepage en andere pagina’s. Het kan handig zijn als je de eigenaar zelf laat formuleren wat het doel van de site is, zodat je je bevindingen kunt vergelijken met het doel.  (Je kunt dit natuurlijk ook vooraf vragen!)
  • Spreek af wat ieder van jullie gaat doen om de site beter te maken. Ik leer de site eigenaar meestal die dingen die hij of zij vaker zal moeten doen (bijvoorbeeld weergaves aanmaken of een webonderdeeltitel aanpassen)  en doe zelf de eenmalige zaken.

[/listdot]

Stap 7. Verbeter de site.

[listdot]

  • Voer (samen) de verbeteringen uit waar jullie het over eens zijn.
  • Adviseer de eigenaar over promotie van de site, over het nut van Alerts, gebruiksstatistieken en over eventuele andere content en processen die in deze site een plek kunnen vinden. Vaak weet een site eigenaar helemaal niet hoe hij of zij het werk gemakkelijker kan maken door SharePoint te gebruiken.
  • Geef eventueel nog een training.
  • Geniet van het eindresultaat: een opgeruimde gebruiksvriendelijke site die met vlag en wimpel slaagt voor een interne audit!

[/listdot]

Nu ik het zo zie, is het misschien niet helemaal een “Quick” Scan. Toch zul je merken dat je het snel kunt doen als je het een paar keer gedaan hebt en weet waar je in jouw organisatie op moet letten. In elk geval vond ik het erg verhelderend om het een keer systematisch op te schrijven.

Doen jullie dit ook wel eens en op deze manier? Wat ben ik nog vergeten?

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie