SharePoint

SharePoint 2013 – Record management en eDiscovery

24 juli 2012

Microsoft heeft zijn SharePoint 2013 Preview vrijgegeven en de sociale media worden overspoeld met SharePoint 2013 gerelateerde links, blogs, opinies en vooral marketing. Moet een beetje ongemakkelijke sensatie zijn als je nog midden in je 2010 implementatie zit, of nog niet klaar was met MOSS2007. Voor wie geïnteresseerd is in alle aspecten van records-management en e-discovery in SharePoint: stay tuned, ik zal graag heet van de naald en onafhankelijk die features beschrijven en van commentaar voorzien.

Voor nu kan in ieder geval reeds worden gemeld dat records-management is uitgebreid tot site-niveau. Een feature die wordt gepresenteerd als waardevol voor project-archivering en waarmee een projectsite inclusief team-emailbox, metadata lijsten, documenten en andere sitecontent kan worden afgesloten, en op termijn vernietigd.

Ik  ben benieuwd of ook verbeteringen zijn aangebracht  in zaakgericht archiveren. Het archiveren van ‘dossiers’ was in SharePoint 2010 voor het eerst mogelijk geworden met de documentset feature. Ook het geautomatiseerd archiveren met behulp van de ‘afgiftebibliotheek’ was een vooruitgang ten opzichte van MOSS2007. Belangrijke functionaliteit die overigens, met het ontbreken van het recordcenter, in Office365 gemankeerd aanwezig is. Het zou zeker in een behoefte voldoen, omdat veel bedrijven en organisaties naast documentmanagement, ook hun archivering zouden willen onderbrengen in SharePoint 2010 of Office365.

Het lijkt er op  – vooralsnog! – dat verbetering van de e-dicovery functies hogere prioriteit heeft gekregen bij de ontwikkelaars van nieuwe standaardfunctionaliteit in SharePoint 2013. De nieuwe functionaliteiten zijn indrukwekkend en reflecteren het belang dat bedrijven stellen in risicomanagement in relatie tot hun informatiehuishouding. In SharePoint 2010 konden al legal holds worden aangemaakt. Documenten kunnen onder opgave van redenen worden uitgezonderd van reguliere vernietiging en zo voor verantwoording of juridische procedure apart worden beheerd.

Daar zijn nu vier nieuwe functies aan toegevoegd:

SharePoint e-discovery center: een nieuw site-type van waaruit holds kunnen gecreëerd, content gezocht, holds beheerd, vrijgegeven of geëxporteerd. Ook bevat de site een documentenbibliotheek om aan de zaak gerelateerde documenten  – zoals bijvoorbeeld een opdracht of rechtbankverzoek – op te slaan.

SharePoint in-place holds: biedt de mogelijkheid om van dynamische content toch een versie on hold te verklaren, terwijl de gebruiker toch nieuwe versies kan blijven creëren.

SharePoint e-discovery export: biedt de mogelijkheid om exports te maken van documenten, lijsten, SharePointpagina’s – incl. wiki’s en blogs – , Exchange-objecten  – zoals emailberichten, kalenders, taken, contacten  –  inclusief een beschrijvende XML-file.

SharePoint enterprise –wide e-discovery: maakt het mogelijk om e-discovery te managen over verschillende SharePoint farms, Exchange servers en fileshares.

Goed, te vroeg voor conclusies over SharePoint 2013 – release naar verwachting vierde kwartaal 2012 –  maar ongetwijfeld binnenkort meer.

You Might Also Like

1 reactie

Plaats een reactie