SharePoint

SharePoint governance: vanilla of toverbal?

29 augustus 2012

Ondanks het feit dat er standaard methodieken zijn – zoals COBIT – is er geen standaard aanpak van een SharePoint governance traject binnen een organisatie. Er zijn een aantal variabelen die zorgen voor (accent-) verschuivingen in de aanpak. Onderstaand artikel gaat daar nader op in.

Ik krijg regelmatig de vraag hoe je SharePoint Governance het best kunt aanpakken en implementeren in een organisatie. De ervaring leert dat daar geen eenduidige aanpak voor is. Dit ondanks het feit dat er standaard methodieken zijn, zoals COBIT, die een duidelijke en eenduidige aanpak beschrijven.

Het specifieke aanpak voor een organisatie hangt af van een aantal omstandigheden waarin die organisatie zich bevind. Daarbij kan worden gedacht aan de “volwassenheid” van de organisatie, de leiderschapsstijl, de invloed van de omgeving van de organisatie, etc..

Als je op die manier naar SharePoint governance kijkt, kun je een aantal scenario’s onderscheiden:

Green field

Dit type organisatie staat nog aan het begin van haar  governance “volwassenheid”. Men gaat beginnen met SharePoint en door bezoek aan seminars en websites is men zich bewust dat Governance belangrijk is. Omdat de organisatie geen kennis van, ervaring met en vooroordelen over governance heeft weet men niet wat, wanneer en hoe moet gebeuren. Deze organisaties kunnen stap voor stap worden begeleid in het opzetten van SharePoint en governance. In feite een ideale startsituatie voor een organisatie die onbevangen wil profiteren van best practices voor de inzet en het beheer van SharePoint.

Puin ruimen

Deze organisatie heeft de SharePoint implementatie al uit de hand laten lopen en ervaart nu de gevolgen. De grote vraag is hier hoe kan worden teruggekeerd naar een situatie waarin de taken, verantwoordelijkheden en processen wel zo zijn toegewezen dat de SharePoint omgeving situatie stabiel en volgens best practices wordt gebruikt en beheerd. Speciaal aandachtspunt is hoe de bestaande situatie moet worden aangepast. Gedrag, de inhoud en architectuur moeten worden beoordeeld en aangepast en ook in lijn worden gebracht met de volwassenheid van de organisatie ten aanzien van zowel governance als de architectuur. Omdat in dit scenario nogal wat weerstanden moeten worden doorbroken is dit te beschouwen als een tijdrovend en wellicht het moeilijkste scenario. Vanuit executive niveau is extra aandacht en ondersteuning nodig om de invoering van governance tot een succes te maken. Ook is her raadzaam extra externe ondersteuning te betrekken die beschikt over de ervaring met dit scenario.

Governance met een zwakke centrale autoriteit

Dit scenario betreft organisaties die bestaan uit goeddeels autonome bedrijfsonderdelen als het gaat om financiën en/of ICT. Denk aan een holding met werkmaatschappijen, een scholengemeenschap of een franchise organisatie. Er is vaak wel een centrale ICT organisatie, maar de bedrijfsonderdelen gaan vaak hun eigen weg en beschikken vaak over groter ICT afdelingen dan het hoofdkantoor. Het vinden van een gezamenlijk belang is hier in sterke mate bepalend voor het succes.

Governance in omgevingen waar compliance belangrijk is

Deze organisaties moeten voldoen aan wet- en regelgeving of staan in het middelpunt van de publieke belangstelling. Denk aan de gezondheidszorg, farmacie, chemie, banken en de overheid. Afwijking van de regels of de verwachtingen resulteert in hoge boetes, forse imago- en/of omzetschade. Duidelijke regels, processen, verantwoordelijkheden en de auditability zijn geen optie, het is noodzaak. Deze organisaties beschikken doorgaans al over een governance organisatie, vaak ook buiten het ICT domein. Om SharePoint governance in te richten moet extra aandacht aan deze financiële en/of corporate governance facetten worden gegeven. Belangrijk is hier wel het toepassingsgebied van SharePoint. Het gebruik van SharePoint ter ondersteuning van de primaire bedrijfsprocessen (zoals polis en claim processen) vraagt een andere governance inspanning dan de ondersteuning van de secundaire bedrijfsprocessen (zoals personeelszaken en facility management).

Governance in hiërarchisch gemanagede organisaties

Dit zijn, vaak grootschalige, hiërarchisch georganiseerde organisaties zoals multinationals en ministeries. Vaak is men hier al bekend met expliciet eigenaarschap en met financiële governance / budgettering om de verspreiding van nieuwe technologie te managen.

MKB Governance

Er zijn veel organisaties die maar een kleine ICT organisatie hebben, wellicht als gevolg van outsourcing en/of een cloud strategie. Voor deze organisaties in een gedetailleerde invulling van governance niet haalbaar. Er kan worden volstaan met een subset, die eventueel wordt aangevuld door periodieke ondersteuning en/of audits door externe experts.

De organisatie gebruikt IT governance

Een aantal organisaties beschikken over een mate van volwassenheid waardoor ze al beschikken over een vorm van ICT governance. Dit kan puur gericht zijn op ICT, maar ook een variant zijn van het scenario “Governance in omgevingen waar compliance belangrijk is”. In dit scenario zal de SharePoint governance kunnen profiteren van en worden gebaseerd op de bestaande principes. Door de bekendheid (met het belang) van governance zal dit doorgaans een soepel verlopend proces zijn.

Governance met buitenbeentjes

Governance wordt hier opgestart door de officiële SharePoint IT eigenaren, maar er zijn één of enkele bedrijfsonderdelen die al eerder hun eigen weg zijn ingeslagen en al beschikken over een eigen SharePoint omgeving. Dat kan het gevolg zijn van een overname of fusie, maar evenzeer een bedrijfsonderdeel dat niet wilde of kon wachten op de uitrol en/of heel specifieke behoeften had. In beide gevallen is het belangrijk de buitenbeentjes in het gareel te krijgen, misschien door ze aan te wijzen als “proeftuin” voor de verdere uitrol van SharePoint.

Twee werelden

Deze organisaties kennen twee websites, één sterk gemanagede “dichtgespijkerde” website met corporate informatie, zoals een door HR of communicatie beheerd intranet, en tweede in sterke mate gedecentraliseerde en vaag niet gemanagede website voor “team collaboration” zoals teamsites en projectsites. De governance is hier gericht op het slaan van piketpaaltjes. Aandachtspunten zijn onder andere het bepalen van de openbaarheid van informatie en het duidelijk maken welke informatie in welke omgeving beheerd wordt.

De governance piramide kan een handig hulpmiddel zijn bij het bepalen van de benodigde mate van governance.

Gefocust governance

Hoewel SharePoint voor veel doelen gaat worden gebruikt ligt de eerste governance behoefte op één functioneel SharePoint facet, vaak document management of social software. Zo zal bij de focus “document management” extra aandacht worden besteed aan de governance van de “content”.  De organisatie is zich er van bewust dat op termijn een bredere governance insteek wordt gehanteerd.

Technische governance

In dit scenario ligt de focus op de technische inrichting en het beheer van de SharePoint architectuur. Het is van-en-voor techneuten, en het gaat om wanneer, hoe en door wie nieuwe web parts, storage quotas, naming conventions en andere technische richtlijnen worden toegepast. Dit scenario lijkt op het “gefocust governance” scenario, maar “techniek” in dit scenario is zowel de korte- als de lange termijn focus. De business blijft hier op zijn best langs de zijlijn staan. Om de aansluiting op de bedrijfsdoelstellingen te borgen – en daarmee de blijvende adoptie van SharePoint door de gebruikers is het essentieel de business te betrekken.

Governance voor de cloud

Hier bevindt de SharePoint toepassing zich (grotendeels) in de cloud. Dat schept extra aandachtspunten, onder andere wat betreft de juridische aspecten en de technische aspecten. Zo heeft de organisatie weinig invloed op het systeem management.

Samenvattend:

Governance is er in vele smaken. “Vanilla” is wellicht het basisbestanddeel, maar de organisatie en haar omgeving bepalen de toevoegingen en accenten. Bij het vinden van externe ondersteuning en het opzetten van governance binnen uw organisatie is het belangrijk hiermee vooraf rekening te houden.

Iedere organisatie is uniek. Er zijn hierboven een aantal scenario’s benoemd. Een organisatie kan de kenmerken hebben van meerdere scenario’s.

De governance piramide kan een nuttig hulpmiddel zijn om de mate van governance en de benodigde accenten te helpen bepalen.

 

Dit artikel is mede gebaseerd op de blogpost How SharePoint Governance Scenarios are Like Snowflakes van Craig Roth. De grafiek is afkomstig uit Geoff Evelyn’s boek Managing and Implementing Microsoft SharePoint 2010 Projects.

 

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie