SharePoint

3 Concrete voorbeelden om snel SharePoint succes te boeken

1 oktober 2012

De methode die naar mijn overtuiging hierin het beste werkt is om relatief simpele oplossingen te maken die het leven aangenamer maken en die ‘aantoonbaar’ tijdswinst opleveren.

In alle organisaties die ik tot nu toe bezocht heb, blijkt dat er door middel van eenvoudige SharePoint oplossingen al veel bereikt kan worden op het gebied van efficiency en kwaliteit. Uiteraard is het belangrijk daarbij je vooral te richten op sleutelfiguren in een organisatie.

1. Analyseer het e-mail gedrag. Wat wordt er precies verstuurd en naar wie?

ondervang dit door middel van SharePoint formulieren.

Het is een open deur, maar in de praktijk worden standaard documenten veelvuldig over en weer per e-mail verzonden. Zeker op het moment dat het documenten zijn die de ontvanger moet invullen en terugsturen naar de verzender ontstaat al snel een grote documenten stroom die vervolgens weer verwerkt moeten worden.  Zelfs binnen organisaties waar SharePoint in gebruik is, wordt nog veel per e-mail verzonden.

In vrijwel alle gevallen zal het mogelijk zijn dit document om te zetten naar een SharePoint of InfoPath formulier waarbij de ingevulde data centraal opgeslagen wordt.
Afhankelijk van de frequentie en hoeveelheid kan dan bijvoorbeeld ook speciaal voor dit proces een site worden gemaakt.  Hierdoor blijft alle informatie centraal en levert het als bijkomend voordeel meteen management informatie op.

Dit voorbeeld is laagdrempelig en eenvoudig in te zetten. Daarbij levert het meteen een meetbaar resultaat op voor de organisatie en zal de SharePoint acceptatie doen laten toenemen.

Voorbeeld SharePoint formulier wat een MS Word document vervang.

2. Analyseer het vergader en werkoverleg gedrag.

Breng hier door middel van SharePoint sites structuur in aan.
Ook notulen en agenda’s worden over het algemeen uitgeprint of per e-mail verzonden. SharePoint biedt krachtige ‘out of the box’ oplossingen om feitelijk binnen een paar uren tijd een uniforme vergaderstructuur op te zetten die over alle afdelingen van een organisatie kan worden uitgerold.
Hierbij geld ook weer dat alle informatie centraal bij elkaar bewaard blijft en actiepunten tijdens de vergadering direct kunnen worden bijgewerkt als er een groot scherm aanwezig is in de ruimte.

Ook hiervoor geld dat een dergelijke oplossing snel ingezet kan worden zonder grote investering. Iedereen die hierbij betrokken is zal het voordeel ervaren waardoor andere mogelijkheden van SharePoint sneller draagvlak zullen krijgen. Zeker op het moment dat SharePoint in combinatie met bijvoorbeeld iPad’s gebruikt gaat worden ten behoeve van ‘papierloos vergaderen’  heb je een geweldige oplossing in handen waarmee je punten scoort.

Voorbeeld van een SharePoint vergadersite

3. Maak een ‘corporate drop-box’ op basis van SharePoint

En stop met het gebruik van allerlei losse app’s die onderling niet samenwerken.
De keuze die organisaties maken om met SharePoint te gaan werken is voornamelijk strategisch. In de regel is de keus gemaakt voor langere termijn waarbij in gebruik genomen oplossingen met de organisatie mee moeten kunnen groeien. Het ‘online samenwerken’ aan documenten is hierbij vaak een belangrijk uitgangspunt. Zolang je zelf niets faciliteert op dit gebied zullen medewerkers hun eigen creativiteit gebruiken om ‘documenten te delen’ met soms alle kwalijke gevolgen van dien.
Ook hier biedt SharePoint ‘out of the box’ mogelijkheden om snel en simpel een extranet of projectensite op te zetten waarop medewerkers online documenten met elkaar kunnen delen of kunnen samenwerken aan projecten waarbij de informatie centraal op het bedrijfsnetwerk blijft.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie