SharePoint

SharePoint Workflow

11 oktober 2012

Bedrijfsprocessen vormen de fundamenten waarop elke organisatie rust. De effectiviteit en efficiency van deze processen draagt in grote mate bij aan het succes van een organisatie. Door deze processen te automatiseren middels workflow, worden grote sprongen gemaakt op het gebied van productiviteit binnen een organisatie.

Deze blog zal beginnen met een verdere uitdieping van het begrip workflow in algemene zin. Daarna zal worden ingegaan op hoe human workflow, dit zijn bedrijfsprocessen waarbij de interactie met mensen centraal staat, binnen SharePoint kan worden ingezet. Vervolgens komen de tools die beschikbaar zijn voor het ontwerpen van workflow ter sprake. Tenslotte wordt de ontwikkeling die workflow heeft doorgemaakt binnen het SharePoint 2013 platform belicht.

Optimalisering van bedrijfsprocessen

Een workflow is een digitaal proces dat zorgt voor de afhandeling van een gestructureerd bedrijfsproces. Op het gebied van workflow wordt onderscheid gemaakt tussen processen die enkel interactie tussen systemen omschrijven (de zogenaamde system workflow) en processen waarbinnen menselijke interactie van belang is (ook wel human workflow genoemd). Aangezien bedrijfsprocessen binnen SharePoint veelal draaien om interactie met en tussen personen, zal deze blog worden geschreven binnen de context van human workflow.

Op het moment dat er sprake is van interactie tussen personen en systemen, ontstaan er afhankelijkheden die het gevolg zijn van menselijk gedrag. Denk hierbij aan foutieve en onvolledige input, onjuiste keuzes voor vervolgstappen en vertragingen in de doorlooptijd binnen het proces die hierdoor kunnen ontstaan. Door een bedrijfsproces te digitaliseren middels workflow, kan de impact van deze factoren worden beperkt.

Praktijkvoorbeeld

Ter toelichting een bekend voorbeeld; de onkostendeclaratie. Op het moment dat een declaratie digitaal wordt ingediend, is het op voorhand al duidelijk welk formulier moet worden gebruikt voor een specifieke declaratie. Als gevolg hiervan levert elke gebruiker de juiste en volledige informatie aan. Het declaratieformulier komt nadat het is ingediend automatisch, eventueel afhankelijk van het bedrag of declaratietype, terecht bij de juiste medewerker en/of manager. Nadat de declaratie digitaal is goedgekeurd, zal deze worden doorgezet naar de afdeling die verantwoordelijk is voor de uitbetaling van de declaratie.

Workflow binnen SharePoint

Door bedrijfsprocessen binnen SharePoint te digitaliseren middels workflow, kunnen medewerkers met behulp van een intuïtieve interface binnen één enkel platform hun werkzaamheden uitvoeren. Hierdoor behoort het tot de mogelijkheden om overbodige applicaties uit te faseren, wat kan leiden tot kostenreductie. De workflow functionaliteit binnen SharePoint geeft gebruikers inzicht in de status van een proces. Hierdoor verkrijgen zij inzicht in welke fase een workflow zich bevindt en kunnen gebruikers bekijken welke persoon verantwoordelijk is (geweest) binnen een specifieke fase. Doordat de status en geschiedenis van een workflow worden vastgelegd, is het mogelijk om deze gegevens te gebruiken vanuit het perspectief van auditing of wet- en regelgeving.

 

Workflow tools binnen SharePoint

SharePoint ondersteunt de ontwikkeling van workflow middels een aantal tools. De inzetbaarheid van deze tools varieert afhankelijk van de gewenste complexiteit van het te digitaliseren proces. Dit verband wordt gevisualiseerd in onderstaande figuur SharePoint Workflow Tools. Daarnaast speelt het beleid dat een organisatie voert ten aanzien van het realiseren van nieuwe functionaliteit in SharePoint een rol bij de keuze voor een tool.

Figuur 1 SharePoint Workflow Tools

Browser

Binnen SharePoint zijn er standaard een aantal workflows voor gedefinieerde workflows beschikbaar. Een gebruiker kan een dergelijke workflow, zoals bijvoorbeeld een goedkeuringsproces, eenvoudig binnen de browser naar wens configureren.  De eenvoud van deze handelingen maakt deze functionaliteit ideaal voor SharePoint eindgebruikers.

SharePoint Designer

Zonder technische SharePoint kennis kunnen gebruikers, middels bouwblokken, zelfstandig hun bedrijfsproces modelleren binnen Microsoft Visio. Deze rol zal vooral zijn weggelegd voor business en proces analisten. Vervolgens kan dit proces naar een SharePoint workflow worden omgezet middels SharePoint Designer. SharePoint Designer kan ook worden gebruikt om de standaard SharePoint workflows dusdanig te modeleren dat deze naadloos aansluiten op een bedrijfsproces. SharePoint Designer zal in deze context vooral worden ingezet door ervaren SharePoint gebruikers.

Visual Studio

De meest complexe bedrijfsprocessen worden door ontwikkelaars omgezet in workflows met behulp van Visual Studio. Visual Studio kan tevens worden ingezet om functionele bouwblokken te ontwikkelen die vervolgens kunnen worden gebruikt in SharePoint Designer. Indien een SharePoint oplossing bestaat uit meerdere workflows, dan kunnen deze workflows gezamenlijk worden uitgerold met behulp van Visual Studio.

 

Ontwikkelingen in SharePoint 2013

Een van de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van workflow in SharePoint 2013 heeft onder de motorkap plaatsgevonden. Workflow binnen SharePoint 2013 maakt nu gebruik van het Windows Azure Workflow platform. Dit platform is gebaseerd op Windows Workflow Foundation 4 en is losgekoppeld van SharePoint Server. Gebruik van dit platform heeft verbeterde performance en schaalbaarheid tot gevolg. Daarnaast is er nu extra functionaliteit beschikbaar binnen SharePoint Designer; het is nu mogelijk om workflows te voorzien van stappen, stadia en loops. Tevens is het eenvoudiger geworden om SharePoint WebServices aan te roepen en taken toe te wijzen aan gebruikers.

Figuur 2 Ontwikkeling van SharePoint Workflow Platform

Binnen SharePoint 2013 is daarnaast ook het SharePoint 2010 Workflow Platform beschikbaar, dit platform is gebaseerd op Windows Workflow Foundation 3. Dit heeft tot gevolg dat in SharePoint 2010 ontwikkelde workflows ook te gebruiken zijn binnen SharePoint 2013. Bij het aanmaken van een workflow dient zodoende een keuze te worden gemaakt voor het te gebruiken Workflow Platform. Afhankelijk van de gemaakte keuze is specifieke workflow functionaliteit (on)beschikbaar.

Bronnen & Referenties

Onderstaand een overzicht van gebruikte bronnen en nuttige referenties horende bij deze blog:

Opmerking van de auteur

Deze blog is geschreven op basis van de functionaliteit zoals deze op het moment van schrijven beschikbaar is binnen de Preview versie van zowel SharePoint 2013 als SharePoint Designer 2013.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie