SharePoint

PDF en SharePoint 2010

14 december 2012

Het is algemeen bekend dat er minimale ondersteuning is van PDF bestanden in SharePoint 2010 en SharePoint Online. Microsoft heeft dit in SharePoint 2013 ruimschoots verbeterd maar tot die tijd zullen er een aantal handelingen gedaan moeten worden om het gebruikersgemak bij PDF bestanden te verhogen.

adobe-pdf-logo

Na een standaard SharePoint installatie zal men opmerken dat het PDF icoon mist bij het uploaden van PDF bestanden in een documentbibliotheek en dat PDF bestanden niet rechtstreeks in de browser geopend kan worden.

Toevoegen van een PDF Icoon
1. Ga naar http://www.adobe.com/misc/linking.html voor het PDF icoon.       

2. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste icoontje en kies voor ‘Afbeelding opslaan als’.

3. Ga naar ‘C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\12\Template\Images’

4. Kies voor opslaan

5. Ga naar ‘C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\12\Template\xml’         

6. Open het DocIcon.xml met wordpad of notepad.        

7. Voeg de code ‘<Mapping Key=”pdf” Value=’naamvanafbeelding.gif” />’ toe na de <Byextention> tag.
(De code staat op alfabetische volgorde)        

8. Reset IIS door via Start – Uitvoeren – CMD (uitvoeren als administrator) het volgende commando te gebruiken: Reset IIS /noforce 

Openen van PDF bestanden in de browser bij een lokale SharePoint 2010 installatie.     

Bij een lokale SharePoint installatie kunnen gebruikers PDF bestanden alleen inzien na deze lokaal te hebben opgeslagen. Het nadeel hiervan is, is dat men aanwendt bestanden lokaal op te slaan i.p.v. alles bestanden in de browser te openen. (SharePoint Online heeft dit standaard open in de browser al ingesteld)

 

 

De oorzaak van dit is de SharePoint 2010 Browser file Handling service. De SharePoint 2010 Browser File Handling bepaalt hoe bestanden worden behandeld in een browser en is in te stellen in de SharePoint 2010 Central Administration. Er zijn 2 manieren van afhandeling van documenten: Strict (strikt) en Permissive (toegestaan).

[listdot]

  • Strict geeft aan dat bepaalde documentsoorten altijd gedownload moeten worden om in te zien.
  • Permissive geeft aan dat alle bestanden geopend mogen worden in een browsers, zelfs wanneer bestanden bepaalde scripts bevatten.

[/listdot]

Om deze instelling te wijzigen:

1.Navigeer naar de SharePoint 2010 Central Administration als Farm administrator       

2. Klik op ‘Application Management’         

3. Kies de gewenste web applicatie onder ‘Manage web applications’ 

4. Klik op ‘General Settings’ (Algemene instellingen’) in de ribbon        

5. Kies de gewenste instelling in de sectie ‘Browser File Handling’         

Nu zullen alle PDF bestanden standaard worden geopend in de browser. Mocht men dit per bibliotheek nog willen aanpassen dan is hiervoor bij de bibliotheek instellingen de mogelijkheid om dit te wijzigen.

Nu PDF extensie is toegevoegd op de SharePoint omgeving is de volgende stap om aanpassingen te maken in het register.
6. Ga naar Start – Uitvoeren – Regedit en navigeer naar       
‘HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office Server\14.0\Search\Setup\Filters’           

7. Klik met de rechtermuisknop op de filters map en maak een nieuwe sleutel aan met als naam ‘.pdf’ en voeg de volgende tekenreekswaarden en DWORD waarde  toe.              

<REG_SZ> Default = <value not set>
< REG_SZ> Extension = pdf
< REG_DWORD> FileTypeBucket = 1
< REG_SZ> MimeTypes = application/pdf

 

8. Navigeer naar ‘HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\OfficeServer\14.0\Search\Setup\ContentIndexCommon\Filters\Extension’ en maak een een nieuwe sleutel aan met naam ‘.pdf’

9. Dubbelklik op de bestaande sleutel en verander de waarde gegevens naar      {E8978DA6-047F-4E3D-9C78-CDBE46041603}’

De laatste stap is het herstarten van de SharePoint server en het starten van een volledig crawl. Alle PDF bestanden worden geïndexeerd en zijn na afloop zichtbaar in de SharePoint search.
Let wel op dat PDF bestanden die zijn ingescand niet geïndexeerd worden aangezien deze worden gezien als ‘afbeelding’! 

 

 

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Marnix de Vrije 14 december 2012 at 10:17

    Martijn,
    Het instellen van ‘Permissive’ Browser File Handling kan veiligheidsrisico’s met zich meebrengen. Om te voorkomen dat dit gebeurd kun je beter specifiek PDF bestanden instellen door middle van ‘Allowed Inline Mime Types’.

    Meer informative hierover vind je (bijvoorbeeld) hier:
    http://sharepoint.nauplius.net/2011/06/browser-file-handling-and-avoiding.html

  • Plaats een reactie