SharePoint

De SharePoint campus

16 januari 2013

Wanneer ik bij klanten over de vloer kom, heb ik nogal eens te maken met mensen die niet per se veel affiniteit met techniek hebben. Technische begrippen als web applicaties, site collecties en sites kennen ze niet of nauwelijks. Soms is dat geen probleem, maar wanneer je het over de inrichting van een nieuwe omgeving hebt, kun je die begrippen nauwelijks vermijden. Hoe maak je een SharePoint indeling duidelijk zonder mensen halverwege je verhaal kwijt te raken?

campus

De Campus

Precies voor dat probleem gebruik ik altijd de ”campus” metafoor. Waarschijnlijk heeft iedere consultant zo zijn eigen metaforen om zaken op een niet-technische manier duidelijk te maken, daarom leek het me leuk om mijn insteek eens te delen, wellicht hebben jullie nog leuke aanvullingen.

De campus is de SharePoint installatie. Het is een afgebakend gebied met toegangswegen, een infrastructuur en een lap grond waarop je van alles neer kunt zetten. Wat je neer zet, zijn de campus gebouwen. Een gebouw staat synoniem voor een web applicatie in SharePoint.  Aan het gebouw zijn een aantal dingen gekoppeld; bepaalde voorkeuren, diensten (service applications) en een huis regelement.

Om uit te leggen wat je onder voorkeuren verstaat noem ik zaken als beveiliging (wil je die wel of niet?) en schoonmaak (wel, niet, hoe vaak?). Je diensten, vergelijkbaar met water en elektriciteit, zijn zaken als search en managed metadata. Per gebouw kun je bepalen welke diensten je aan wil bieden, die vervolgens beschikbaar zijn voor alle appartementen binnen dat gebouw.

De huurders

De volgende stap zijn dus de appartementen in het gebouw. Een appartement staat synoniem voor een site collection, de kamers zijn de sites in die collectie. Een huurder kan dus een of meerdere appartementen in het gebouw afnemen, waarvan hij de sleutel krijgt (site collection owner). Daarna is hij vrij om de ruimte in te delen naar eigen smaak, het is immers zijn ruimte. Hij bepaalt de indeling, kan kamers maken of juist niet. Maar, binnen de muren van zijn gehuurde ruimte, die in mijn geval vaak een beperkte afmeting heeft (ik ben fan van quota’s).

Op deze manier krijgen gebruikers ook meteen een indruk wat er van hen verwacht wordt. Je kunt aangeven dat je met behulp van templates een standaard indeling kunt maken. Of dat er meerdere typen appartementen verkrijgbaar zijn met verschillende afmetingen. De standaard indelingen vergelijk ik vaak met de afbeeldingen uit de Ikea gids. Misschien helemaal je ding, misschien ook niet. Het scheelt je tijd om een standaard inrichting “uit het boekje” te kiezen, maar misschien staat wat jij wil wel niet in het boekje, dat kan natuurlijk.

Interieur designers

In grotere organisaties wordt er vaak gewerkt met key-users. Dat zijn de interieur ontwerpers op SharePoint gebied. Deze mensen helpen je je ruimte inrichten met de onderdelen die je nodig hebt. Ze weten wat er in de markt te krijgen is en hoe je die zaken kunt combineren om tot een werkend geheel te komen. Je kunt ervoor kiezen om een interieur ontwerper in te schakelen, of om het zelf te doen. Maar in dat laatste geval loop je wel de kans dat je veel tijd in je inrichting steekt die uiteindelijk toch niet zo mooi blijkt te zijn.

De huisbaas

En als laatste is daar de huisbaas. Die draagt er zorg voor dat de regels worden nageleefd. Dit zijn uiteraard de beheerders van de omgeving. De mensen die gaan over de quota’s en policies. Loop je tegen de limieten aan? Dan moet je bij de huisbaas gaan praten over het doorbreken van een muurtje, of misschien het huren van een 2e appartement.

In sommige omgevingen moet je altijd langs de huisbaas wanneer je een nieuwe site wil. In andere (self service) omgevingen kun je zelf een appartement aanvragen en krijg je de sleutel zonder tussenkomst van de huisbaas. Maar regels zijn er altijd en moeten dan ook nageleefd en gecontroleerd worden.

Sesamstraat?

Toegegeven, dit verhaal heeft misschien een hoog Sesamstraat niveau. Wat ik persoonlijk merk, is dat mensen op deze manier veel sneller begrijpen hoe een SharePoint omgeving in elkaar steekt. En waarom bepaalde dingen werken zoals ze werken. Sowieso scheelt het een hoop gedoe wanneer je het niet hoeft te hebben over site collecties en sites, leer mij de eerste eindgebruiker kennen die echt 100% begrijpt hoe dat in elkaar steekt.

Probeer het eens, of gebruik je eigen metafoor. Je zult zien dat mensen dit bijzonder snel overnemen en er blijkbaar de voorkeur aan geven om in deze termen te spreken dan in sites en web applicaties. Heb jij een betere metafoor? Laat ‘m dan achter in de comments!

You Might Also Like

3 reacties

  • avatar
    Reply SharePointKate 20 januari 2013 at 13:12

    leuke idee…
    als ik Workshops geef voor het verzamelen van Functionele Requirements, dan begin ik meestal met
    “SharePoint is een Lego doos, jij kunt er van alles mee bouwen: een auto, een vliegtuig of een huis. Maar let wel op want een huis is niet gelijk een huis. Je kunt er 2 verdiepingen hebben of 3, met tuin en zonder, … SharePoint stelt standaard alleen de pilaren en de mogelijke blokjes. Hoe jij je huis met de blokjes gaat inrichten, dat mag jij zelf bepalen: dus hoeveel kamers wil je? waar moeten de ramen komen? welke tapijt wil je? Hiervoor heb je wel een architect nodig, die in het begin kijkt wat je van je huis verwacht om de pilaren op de juiste plek neer te zetten, en dan een binnenhuis architect om je bij de inrichten te helpen! Dus wat voor een huis wil jij?”

    Dit komt bij mijn klanten altijd goed aan. Het maakt duidelijk dat je met SharePoint van alles kunt als je de juiste blokjes hebt, maar dat je wel een architect nodig hebt om het te designen, want anders stort je huis zo in.

    Deze metafoor van jouw is dan een mooie aansluiting om nog dieper op de details in te gaan. Ik zal het de volgende keer uitproberen.

  • avatar
    Reply Jasper Siegmund 23 januari 2013 at 15:50

    Hi Kate,

    De Legodoos heb ik inderdaad ook vaak gebruikt, die werkt ook goed. Het nadeel is alleen dat je met die metafoor het verschil tussen Web Applicatie, Site Collectie en Site nog niet echt duidelijk kunt maken. Daar is de campus dan weer handig voor 🙂 Ben benieuwd naar je bevindingen!

  • avatar
    Reply Roeland Cerfonteijn 30 januari 2013 at 09:43

    Goede metafoor. Ga `m zeker toepassen. Ik gebruik zelf Lego. Voor mijn users training. Corp.IT geeft je een hele ton. Deze training geeft je 1 doosje per verjaardag. De rest leg ik beter uit als ik de plaatjes ergens kan plaatsen.

  • Plaats een reactie