SharePoint

De besteklade en de webpagina

24 april 2013

Dit is mijn besteklade. Deze zie je alleen als ik keukenla opendoe. De verschillende messen, vorken en lepels liggen per soort bij elkaar. Ik kan meteen zien hoeveel bestek er nog is,  of dat voldoende is voor de volgende maaltijd, of dat ik nog wat moet afwassen.

Silverware drawer

Dit is mijn tafel, gedekt voor 1 persoon. Ik heb, afhankelijk van de maaltijd, messen, vorken en lepels om een bord gerangschikt. Ik kan er ook nog een wijnglas bijzetten, een theekopje of een melkbeker. Ik kan er een servet neerleggen. In elk geval maak ik een mooie compositie die bij de maaltijd en het gezelschap past.

Table setting

En de relatie met SharePoint is…?
Als gebruikers een plek willen hebben om documenten op te slaan, vragen ze me vaak om een site, een pagina of een documentenbibliotheek.  Ik vind het makkelijk om uit te legen wat een site is, maar ik had wat meer moeite met het verschil tussen een pagina en een documentenbibliotheek. Ik heb geprobeerd om een “huishoudelijk voorbeeld” te vinden om het verschil uit te leggen.

Documentenbibliotheek: informatie bewaren en bewerken.
De documentenbibliotheek is te vergelijken met een besteklade. Het is een plaats waar je alle informatie bewaart die als document is opgeslagen. Het is compact, je hebt een goed overzicht van al je content, en er zit wat functionaliteit in die je op alle documenten kunt toepassen, zoals versiebeheer, werkstromen, metadata enz. Het ziet er allemaal niet bijzonder mooi uit, maar het is wel zeer functioneel. Een documentenbibliotheek is dus een plaats om documenten te bewaren, te  bewerken en te beheren.

Pagina: informatie prettig weergeven.
Een pagina is dan te vergelijken met een gedekte tafel. Hier combineer je je documenten met andere zaken die het gemakkelijker en prettiger maken voor je doelgroep om je content te gebruiken. Je kunt een introductietekst toevoegen, een logo, gerelateerde informatie laten zien etc. Een pagina is dus een plaats om je documenten te laten zien.

Moet je altijd de tafel dekken?
Dat hangt er maar helemaal van af. (Het is tenslotte SharePoint J). Als ik alleen eet dek ik de tafel niet. Ik schep eten op mijn bord en haal het bestek uit de bestekbak.

Als je doelgroep je eigen kleine team of afdeling is kun je tijd besparen door alleen de documentenbibliotheek te gebruiken. Mocht je tijd en zin hebben om je team een wat prettiger ervaring te geven, kun je wat meer doen. Realiseer je dat een pagina optioneel is, maar dat je die documentenbibliotheek altijd nodig hebt.

Maar als je een grote en/of onbekende doelgroep hebt en je wilt dat mensen je content echt gaan gebruiken, dan is het wel verstandig om door middel van een pagina de gebruikers meer context te geven en de ervaring plezieriger te maken. Je kunt dan de best mogelijke weergave van je documenten bepalen, extra informatie geven, een foto of logo toevoegen, en contactinformatie voor nadere informatie plaatsen.

Als je benieuwd bent naar de exacte verschillen in functionaliteit tussen bibliotheek en pagina, dan kun je dat lezen in Veronique Palmer’s artikel.

Nuttig?
Vind je dit een bruikbare uitleg, of heb je een beter voorbeeld? In beide gevallen: laat het me weten!

You Might Also Like

4 reacties

  • avatar
    Reply Dave Bakker 24 april 2013 at 15:50

    Dit vind ik een heel mooi voorbeeld om in eenvoudige taal uit te leggen wat het verschil tussen een site en een bibliotheek is. Ik ga hem zeker gebruiken!

  • avatar
    Reply SharePointKate 24 april 2013 at 21:53

    Leuk voorbeeld, zal ik morgen in mijn training uitproberen. Vandaag hebben zij geleerd wat een Site en een Bibliotheek is, en morgen zijn pagina’s aan de beurt.

  • avatar
    Reply Eelco Vink 25 april 2013 at 10:46

    Goed voorbeeld! Zeker voor de gebruiker spreekt dit meer tot de verbeelding ipv het “technische verhaal”. Via deze constructie kan men eenvoudig relatie leggen tot de materie.

  • avatar
    Reply Joyce van Aalten 2 augustus 2013 at 08:42

    Leuk voorbeeld, Ellen. Ik denk even door: is een site een keukenkastje en de site collection de keuken?

    Overigens: ik gebruik de besteklade ook altijd graag als voorbeeld, maar dan om de toegevoegde waarde van metadata ten opzichte van het ordenen in mappen uit te leggen. Wat doe je als je in je geordende besteklade ineens plastic vorken en plastic lepels kwijt wil? Een vakje leegruimen voor “plastic bestek” of de plastic vorken bij de andere vorken en de plastic lepels bij de andere lepels? Hoe handig zou het zijn als je je bestek zou kunnen voorzien van twee labels, namelijk soort en materiaal en de besteklade zich op basis hiervan herschikt zodra jij de lade open trekt?

  • Plaats een reactie