SharePoint

SharePoint, recordsmanagement en 360°

8 april 2013

Stel, je hebt een fraai functionerend intranet in SharePoint 2010, maar wilt daarbij ook robuust recordsmanagement, zaakgericht werken, geografische entiteiten linken, relaties en contacten managen, papierloos vergaderen en alles gemakkelijk kunnen benaderen vanuit desktop, Outlook of mobiel platform?

SP2013RM

Natuurlijk is met configuratie, add ons en aanvullend maatwerk van alles mogelijk in SharePoint, maar om dit alles vanuit één applicatie toegankelijk te maken via SharePoint heeft het Noorse Software Innovation de producten Business 360° en Public 360° (voor de overheidsmarkt) ontwikkeld op SharePoint. Wortell is vertegenwoordiger voor de Benelux. De kracht van het product schuilt zowel in het zes-entiteiten-model, van waar uit alle informatie telkens vanuit een andere invalshoek kan worden benaderd (360°-view), als in de aanwezige templates die een aanzienlijk deel van de configuratie kant en klaar aanbiedt. De entiteiten zijn: zaak, project, contact, activiteit, locatie (estate) en document.

Voor zaakgericht- en projectmatig werken zijn configureerbare standaard processen en statussen beschikbaar, evenals aan te passen management-rapportages. ‘Document’ is een container die meerdere  bestanden (zoals brief met bijlagen) kan bevatten. ‘Locatie’ (‘Estate’) maakt mogelijk meerdere geografische relaties (gebouwen, terreinen) te koppelen en ze bovendien op een kaart te pinnen en te visualiseren. Relaties en contacten zijn in hiërarchieën te koppelen, bijvoorbeeld door overerving van organisatiegegevens. In vergelijking tot de standaardmogelijkheden van Microsoft Dynamics is het wellicht niet indrukwekkend, maar de mogelijkheden zijn veel rijker dan de beperkte functionaliteit van managed metadata in SharePoint.  Informatie is van uit al deze entiteiten te bekijken, je kunt dus bijvoorbeeld zien welke relaties bij welke zaken zijn betrokken, maar ook of er meerdere zaken (contacten, projecten, documenten… ) bij één locatie horen.

360° is een behoorlijk compleet product voor archivering; records management is vormgegeven binnen de applicatie vanuit Noorse nationale archiverings-standaarden, maar voldoet inmiddels evengoed aan de NEN 2082. Het product voorziet onder andere in overzichten voor vernietiging en heeft de controls voor records management die standaard SharePoint ontbeert. 360° biedt standaard PDF/A conversie. Het werken vanuit Outlook gaat via een deelscherm, dat meer functionaliteiten biedt dan alleen de registratie van een e-mailbericht in een dossier, omdat de gehele applicatie van daaruit is te benaderen. Terwijl de gemiddelde gebruiker waarschijnlijk al blij zal zijn met automatische koppeling van een email met een vastgelegd contact door herkenning van het email-adres. Ook is voorzien in functionaliteiten voor opslaan die vanuit de standaard Office-applicaties zijn aan te klikken. De desktop interface is voor individuele gebruikers naar wens aan te passen aan de informatiebehoefte binnen zijn of haar rol.

360° is bedacht vanuit de administratieve behoeften van organisaties en sluit niet alleen aan bij Het Nieuwe Werken ( iPad, offline werken, etc.) maar ook bij meer traditionele administratieve handelingen, zoals papieren archivering en registratie van inkomende en uitgaande documenten.

360° maakt gebruik van verschillende standaard SharePoint services  en functionaliteiten. Het pakket heeft een Service Oriented Architecture (SOA) met een gedocumenteerde web service interface, waarmee naar andere primaire of ondersteunende applicaties kan worden gekoppeld. Gebruikers kunnen via SharePoint werken vanuit individuele documentbibliotheken en het document ook vervolgens opslaan in 360°. De leverancier biedt aanvullende modules aan voor onder andere digitale handtekening en contractmanagement.

360° is inmiddels ook in Nederland verkocht en geïmplementeerd. Hoewel het product dus juist ook door de Noorse leverancier verfijnd is voor een overheidscontext, lijken mij de geboden functionaliteiten ook welkom en het onderzoeken waard in grote commerciële organisaties met omvangrijke (digitale) zaakgerichte administraties.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie