SharePoint

Exchange, SharePoint 2013 en e-Discovery

25 juni 2013

Uw bedrijf of organisatie wordt geconfronteerd met in de pers breed uitgemeten verhalen over geconstateerde en vermeende fouten in uw kernproduct. En er hangt een dreiging van juridische procedures in de lucht. Waar is het fout gegaan bij de totstandkoming van het product? Welke afspraken waren er met de leveranciers? Waar is het bedrijf zelf aansprakelijk te stellen? Welke informatie was wanneer en bij wie beschikbaar? Wat wisten – en weten de andere partijen?

U heeft geconstateerd dat verschillende medewerkers en managers betrokken zijn geweest in verschillende fasen van het productieproces. Maar wat als ze inderdaad fouten hebben gemaakt, of tekort zijn geschoten in opmerkzaamheid bij de kwaliteitscontroles? Zouden ze uw vraag om informatie en bewijs naar eer en geweten beantwoorden? Of zou er van alles ‘onder de pet’ blijven? Zouden e-mailberichten altijd afdoende gearchiveerd zijn geweest? Of zouden ze in individuele e-mailboxen zijn blijven steken, zoals in zoveel organisaties en bedrijven nog de praktijk is?

In Nederland lijkt de e-mailbox toch nog vaak het persoonlijk domein en eigendom van de individuele werknemer. Daarom wordt ook tegen efficiënte en geautomatiseerde e-mailarchivering (nog) vaak vreemd aan gekeken. Laat staan dat men een ander een kijkje in de e-mailbox gunt of zelfs zou toestaan daar naar goeddunken van de baas e-mails uit te isoleren voor juridisch weerwoord. Ik hoor dat vaak terug uit organisaties, onder andere in mijn cursussen over e-mailarchivering.

Wat dan te denken van deze (Amerikaanse) Microsoft use-case die met standaard Exchange 2010 kan worden bediend:

Enable users to be placed on hold and keep mailbox items in an unaltered state;

Preserve mailbox items that may have been deleted or edited by users;

Preserve mailbox items automatically deleted by MRM (‘messaging records management’);

Keep the litigation hold transparent from the user by not having to suspend MRM;

Enable discovery searches of items placed on hold

Want  ook als u uw medewerkers in een Legal Hold memorandum op het hart zou drukken toch vooral geen aan de kwestie gerelateerde emails te verwijderen, e-mailgebruikers kunnen natuurlijk per ongeluk wat verwijderen uit een overvolle mailbox. Of, ‘per ongeluk’: “End users may be asked to preserve e-mail by not deleting any messages. However, users may still delete e-mail knowingly or inadvertently.” De Litigation Hold functionaliteit in Exchange 2010 heeft functionaliteiten om ook berichten die terecht zijn gekomen in de Verwijderde Items map te redden van definitieve verwijdering. Ook is de functionaliteit in staat om van e-mailberichten waarvan de eigenschappen zijn gewijzigd een kopie te bewaren.

Sommige organisaties hebben inmiddels een intern bekend gemaakt Legal Hold beleid dat ook sancties voorschrijft bij het niet nakomen van de regels. Maar zo’n Legal Hold zal natuurlijk niet alleen betrekking hebben op emailberichten, ook tal van andere documentsoorten zullen in hun huidige staat bevroren moeten worden wanneer ze aan het onderwerp in de zaak zijn gerelateerd. En dat zullen niet altijd documenten zijn die netjes in dossiers geordend uit de archiefkast rollen. Dat kan onder verschillende noemers in tal van individuele documenten voorkomen. Vanzelfsprekend zullen we bij een dergelijke zoekactie op dit moment nog in veel organisaties en bedrijven moeten teruggrijpen op tijdrovende en kostbare zoekacties in papieren archieven.

SharePoint 2013 heeft het de jurist en recordmanager wat dat aangaat gemakkelijker gemaakt door e-Discovery functionaliteiten aan te bieden die een zoekactie kunnen uitvoeren zowel in Exchange als SharePoint zelf:

“The eDiscovery Center site template creates a portal through which you can access discovery cases to conduct searches, place content on hold, and export content. For each case, you create a new site that uses the eDiscovery Case site template. Each case is a collaboration site that includes a document library which you can use to store documents related to the management of the case.”

De documenten en eventueel ook mailberichten worden ‘on hold’ geplaatst en kunnen dan dus niet gewijzigd of verwijderd. Vernieuwend is de hold-functionaliteit ten opzichte van de SharePoint 2010 release: documenten in een SharePoint bibliotheek die onder een hold vallen kunnen nu nog steeds worden bewerkt door gebruikers, zij het dat de versie van het moment dat de hold van toepassing werd, blijft behouden als record.  Overigens kan sinds 2013 niet alleen Exchange, maar ook elke file-share worden doorzocht op termen die aan de querie voor de hold voldoen. Uit Exchange kunnen niet alleen e-mailberichten en hun attachments, maar ook taken, agenda-items en contacten worden bevroren. Export-functionaliteit in de e-Discovery toolbox van SharePoint 2013 zorgt er voor dat alle documenten en items uit SharePoint, fileshares en Exchange ook geëxporteerd kunnen worden in een review-tool voor latere beoordeling. Waar SharePoint-functionaliteiten in de MOSS2007 vaak beperkt waren tot site-collectie niveau en in 2010 (voor managed metadata) voor het eerst werden uitgebreid, is de e-Discovery functie in SharePoint 2013 in staat zijn queries los te laten op meerdere SharePoint farms tegelijk.

Goed, wellicht niet afdoende voor reconstructie van uw productieproces waar het de afgelopen jaren aangaat, maar u bent ‘met een druk op de knop’ zeker wel klaar voor de vragen en eisen van morgen.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie