SharePoint

Papierloos vergaderen met SharePoint

12 juli 2013

Het papierloos vergaderen is een onderwerp waar veel organisaties momenteel onderzoek naar verrichten of inmiddels al mee bezig zijn. In veel gevallen is een specifieke App op een tablet het vertrekpunt hierbij.  Data wordt gekopieerd van de eigen netwerk omgeving om elders op een aparte cloud omgeving geplaatst te worden. Afgezien van het feit dat er voordelen te noemen zijn om data dat enkel gebruikt wordt voor vergaderingen te isoleren, wijkt het wel af van de centrale SharePoint database gedachte. Er kunnen immers ook meerdere processen zijn in een organisatie waarbij desbetreffende  documenten deel uit maken.

Papierlooswerken

Daarbij komt dat de wens naar een volwaardig Document Management Systeem vaak om de hoek ligt als begonnen wordt met het papierloos vergaderen. Er zijn immers meer document soorten in een organisatie aanwezig die men vroeg of laat via een tablet wil raadplegen. Het is daarom altijd interessant om ook naar SharePoint te kijken op het moment dat een organisatie zich aan het beraden is met betrekking tot het papierloos vergaderen.

Vier onmisbare zaken die nodig zijn om papierloos te vergaderen met SharePoint:

1.       Een plan

Allereerst is het van belang om inzichtelijk te maken hoe er nu vergaderd wordt en wat de doelstelling is. Gaat het bijvoorbeeld enkel om het besparen van papier door documenten via een tablet te benaderen of is er ook de wens om actiepunten te voorzien van een automatische bewaking op voortgang? Sparren met een partner die de mogelijkheden van SharePoint kent is dus aan te bevelen aangezien belangrijke functionaliteiten anders onbenut blijven.

2.       SharePoint online

Om snel en laagdrempelig te starten is SharePoint Online uit de Office365 suite de beste keus. Op het moment dat SharePoint intern al draait is het natuurlijk zinvoller om hier gebruik van te gaan maken. De online variant heeft echter als voordeel dat alle zaken met betrekking tot externe toegang en het delen van documenten met andere partijen standaard juist geconfigureerd zijn en geen specialistische ICT kennis vereisen. Afhankelijk van de wensen en eisen die voortvloeien uit het plan van aanpak kunnen de vergadersites worden ingericht. Het aanbrengen van de juiste huisstijl is ook belangrijk voor de herkenbaarheid!

3.       OneNote

Dit digitaal notitieblok uit de Microsoft Office suite heeft een sterke integratie met SharePoint 2013 en SkyDrive. Daarbij zijn er voor de Apple, Android en Windows tablets goede Apps gratis te downloaden zodat deze krachtige tool ook hierop prima te gebruiken is. Notulen en aantekeningen kunnen dus tijdens de vergadering gemaakt worden en deze zijn na afloop meteen centraal beschikbaar.  Er kunnen eenvoudig verschillende markeringen worden aangebracht in de tekst waardoor de notulist in één oogopslag alle punten uit verschillende vergaderingen per categorie kan weergeven. Erg handig!

4.       De tablet

Onmisbaar bij het papierloos vergaderen is natuurlijk een tablet computer.  De stapels dossiers zijn hierop digitaal te benaderen en op tekst volledig doorzoekbaar. Alle documenten zijn centraal beschikbaar en hoeven dus ook niet meer per e-mail rondgestuurd te worden. Een goede App om de SharePoint omgeving te benaderen is SharePlus. Deze App is beschikbaar voor Apple en Android. Voor Windows tablets kan SkyDrive Pro worden gebruikt om documenten ook voor offline gebruik te synchroniseren. Actielijsten kunnen in Outlook worden weergegeven. De keuze voor een type tablet is meestal persoonlijk. Zelf gebruik ik een Windows RT tablet waarbij ik het feit dat je twee Apps in het zelfde scherm naast elkaar kunt laten draaien erg handig vind. Zo kun je bijvoorbeeld aantekeningen maken in OneNote, terwijl het te bespreken document ook zichtbaar is.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie