SharePoint

Zo archiveer ik een site of bibliotheek

19 augustus 2013

Terwijl de meeste schrijvers hier al druk bezig zijn met SharePoint 2013, het appmodel, de cloud of niet, en dergelijke, zit ik nog gewoon elke dag achter een on-premise SharePoint 2007 en daar heb ik voorlopig mijn handen vol mee.

BibliotheekArchiveren_1

Het beschikbaar houden van voldoende opslagruimte is een dagelijkse zorg, want mijn gebruikers delen graag hun informatie op ons intranet, maar ze vergeten nog wel eens om ongebruikte informatie op te ruimen. Ik moet dus voortdurend trucs verzinnen om ruimte vrij te maken, want de site collectie is al behoorlijk vol en we willen natuurlijk wel blijven doorwerken.

Als ik een site tegenkom die lang niet gebruikt is informeer ik altijd bij de eigenaar of deze verwijderd kan worden. Als dat niet kan stel ik voor om de site te archiveren. Ik heb daar een aparte site collectie voor, dus op die manier maak ik weer ruimte vrij.

Je vindt nog meer manieren op mijn Engelstalige blog.

Wat betekent dat dan?

Een gearchiveerde site/bibliotheek

1. Bevat het woord “Gearchiveerd” (of iets soortgelijks) in titel, URL en/of beschrijving.

Liefst staat daar ook een datum van archiveren bij, en een contactpersoon. Ik zou ook graag een bewaartermijn toevoegen, maar mijn ervaring is dat niemand dat weet.

BibliotheekArchiveren_2.jpg

2. Is “alleen-lezen” voor een beperkte doelgroep.

Misschien moet iemand nog eens een nieuwe lezer toevoegen of een oude verwijderen, maar dat is het. Je wilt niet dat er ineens weer content verschijnt of verdwijnt. Je wilt ook niet dat alle medewerkers deze inhoud nog kunnen zien.

3. Wordt niet opgenomen/weergegeven in de zoekresultaten.

Dat houdt de zoekresultaten fris, en scheelt ook indexeringstijd van de zoekmachine.

Je stelt dit in via respectievelijk Site-instellingen > Site-beheer > Zoeken en offlinebeschikbaarheid, of Bibliotheekinstellingen > Geavanceerde instellingen.

BibliotheekArchiveren_3

BibliotheekArchiveren_4

4. Bevat geen versies.

Als de content eenmaal “af” is zijn versies zelden meer nodig. Als ik een site/bibliotheek verplaats naar de archieflokatie neem ik de versies niet mee. Dat scheelt daar ook weer opslagruimte.

Let wel: als je de content niet verplaatst, kun je de versieinstellingen wel veranderen, maar alle versies blijven behouden tot je een document aanpast. Je kunt hiermee dus geen versies verwijderen.

5. Heeft geen workflows.

Er gebeurt immers niets meer met de inhoud. Soms maak ik nog wel een export van de geschiedenis alvorens de workflows te verwijderen.

Zo af en toe zit er een site of bibliotheek tussen die geaudit wordt en dus versie- of workflow historie wel moet bewaren. Maar meestal kunnen de 5 maatregelen gewoon worden toegepast.

Hmmm, nu ik dit zo lees merk ik dat ik in mijn gearchiveerde sites nog eens goed moet nakijken of ze aan al mijn eisen voldoen :-).

Heb jij ook een bepaalde manier om sites of content te archiveren? Of ruimen jouw gebruikers wel altijd goed op? Ben ik nog wat vergeten of heb je tips? Laat het weten!

Image courtesy of ddpavumba at FreeDigitalPhotos.net

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie