SharePoint

SharePoint Record Management en de Cloud – Deel 1

23 september 2013

Deze zomer heeft mijn klant een SharePoint 2010 omgeving in productie genomen, inclusief intranet, inclusief zaaksysteem, inclusief document-management en records management, inclusief externe koppelingen, inclusief werkstromen. Vanaf de “Go” na de succesvolle proof of concept hebben we SharePoint binnen vier maanden in productie gebracht. Factoren voor succes: het vertrouwen van het management, een toegewijde en enthousiaste samenwerking tussen ICT en business, een heel harde deadline en de modules voor intranet, zaakgericht werken en digitaal archief van ETTU’s e-Connect suite.

SPRMP1_1

Mijn opdrachtgever had bewust gekozen voor  een on premise installatie van SharePoint. Vertrouwelijke data en documenten liever niet in de cloud. De ophef over de bevoegdheden die de Amerikaanse Patriot Act geeft aan justitie in de VS om zich toegang te verschaffen tot cloudopslag is weliswaar geluwd maar zeker niet vergeten. Ook het groene licht van De Nederlandsche Bank aan financiële instellingen, einde 2012, om van Microsofts Office 365 gebruik te kunnen maken heeft dat wantrouwen niet geheel kunnen wegnemen. Hoewel leveranciers de overeenstemming tussen DNB en Microsoft over het ‘right to examine’ van DNB enthousiast verkochten als dat ‘DNB Office 365 goedkeurt’ heeft DNB zelf een zeer genuanceerd standpunt over cloud-computing.

Nederlandse onderzoekers schreven  in een degelijke studie over clouddienstenen de Patriot Act  vorig jaar nog dat het niet alleen gaat

“om de Patriot Act uit 2001, maar om een complex en dynamisch geheel aan bevoegdheden van de Amerikaanse overheid op het gebied van opsporing en nationale veiligheid. Buiten het schetsen van het wettelijk kader, is er gezien het karakter van het handelen van deze diensten in de praktijk geen zicht te krijgen op de werkelijke bevragingen van gegevens vanuit de VS.”

Nu, daar zijn we sinds NSA klokkenluider Snowden zijn onthullingen over PRISM in The Guardian liet publiceren wel iets wijzer geworden. Deze zomer buitelden de onthullingen over elkaar heen en ook Microsoft bleef niet verschoond van aandacht, zoals hier en hier… In de slipstream van al deze onthullingen kwam ook nog het bericht voorbij dat er een relatie zou zijn tussen het lekken van de informatie en het gebruik van SharePoint binnen de NSA. Dat bleek heel wat genuanceerder te liggen (hij had de informatie niet onttrokken aan SharePoint), maar natuurlijk bood de suggestie gelegenheid voor een rondje SharePoint-bashing.

SharePoint is een aantrekkelijk product, omdat de combinatie van functionaliteiten, de flexibiliteit, het gebruikersgemak en de beschikbaarheid van aanvullende producten de combinatie van digitaal werken èn digitaal archiveren zo goed ondersteunen. Ook met de wensen en beperkingen die ik voorrecordsmanagement in de 2010 en 2013 versie eerder heb beschreven, vind ik het gebruikersgemak en de flexibliteit in inrichting en weergave nog altijd een grotere ‘opbrengst’ in records mogelijk maken dan een dedicated recordmanagement systeem kan bieden.

Microsofts cloudstrategie voor SharePoint en Office, zoals gepresenteerd op de laatste SharePoint Conference, beoogt kern en focus van zijn aanbod te verplaatsen van on premise naar de cloud. Als start is SharePoint Online in Office 365 nu in functionaliteiten gelijkwaardig aan SharePoint 2013. Geen functionele belemmeringen dus meer voor recordsmanagement in de SharePoint cloud!

Maar wat gaan (potentiële) SharePoint consumenten doen? Gaan ze mee naar de cloud, kiezen ze (voorlopig) voor on premise, of voor een hybride constructie? De succesvolle en vlotte implementatie uit de inleiding was alleen mogelijk on premise: die SharePoint-producten waren (en zijn) niet voor SharePoint Online beschikbaar.

Waren hybride constructies van SharePoint Online (bv voor samenwerking) en on premise (bv voor recordsmanagement) eerder problematisch door falende compatibiliteit, inmiddels zijn daar tussen SharePoint Online (2013) en SharePoint 2013 issues, zoals met search,  opgelost. Hybride oplossingen in SharePoint blijven, door hun complexiteit, wel een deskundige afweging vragen.

En naar de cloud? Kostenbesparing en flexibiliteit zijn de belangrijkste drijfveren om een migratie naar de cloud te rechtvaardigen. In de afwegingen rond veiligheid van de opslag worden ook terecht altijd de (bedrijfs-)juristen betrokken. Wat de afweging compliceert is ook de definitie van ‘cloud’,  waarbij vormen van ‘private cloud’ voor juristen vaak beter te verteren zijn.

Wat zeggen recordsmanagement deskundigen over recordsmanagement in de cloud? Een van mijn favoriete bloggers in het vakgebied, Ron Miller, stelt overigens dat we de veiligheid en beschikbaarheid van on premise installaties overdrijven.  Andersom vraag ik me ook af of de – al dan niet vermeende –  onveiligheid van de cloud niet te veel waarde wordt toegekend. Organisaties en bedrijven springen vaak nog slordig om met de zorgvuldige vastlegging van hun records, de beveiliging van hun informatie en (online) toegang tot hun systemen. De (financiële, politieke, imago-) risico’s van ongewenste Amerikaanse toegang tot Nederlandse data en documenten zijn kleiner dan de dagelijkse risico’s van gebrekkig recordsmanagement en gebrekkige beveiliging.

Binnenkort méér over SharePoint, recordsmanagement en cloud!

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply SharePoint Record Management en de Cloud – Deel 2 « SPC NL 30 september 2013 at 07:10

    […] is het tweede deel van mijn blogs over SharePoint en cloudopslag. Ik had daarover een prettig gesprek met Hans Bos, National Technology Officer (NTO) bij Microsoft […]

  • Plaats een reactie