SharePoint

Het alternatief voor Meeting Workspaces in SharePoint 2013

4 november 2013

Microsoft heeft besloten om in SharePoint 2013 te stoppen met het aanbieden van Meeting Workspaces. Deze handige site templates worden in SharePoint 2010 (SP2010) nog veel gebruikt. In deze post ga ik een alternatief beschrijven.

SP2013 logo

Volgens Microsoft zijn er voldoende alternatieven voor Meeting Workspaces, zij noemen Lync meetings, OneNote, SP teamsites of My Site. Ik heb naar deze alternatieven gekeken, maar deze vragen een enorme verandering in de werkwijze van de eindgebruikers. Daarom heb ik een ander alternatief gemaakt. Deze maakt gebruik van een standaard SharePoint teamsite, connected web parts en workflows.

Aanmaken lijsten en views

Een Meeting Workspace in SP2010 heeft de volgende lijsten: agendapunten, besluiten, agenda documenten en taken. Deze lijsten gaan we aanmaken.

We starten met de agenda:

[listdot]

  • Maak de standaard kalenderlijst aan;
  • Maak een nieuwe view. Geef als naam ToekomstigeItems;
  • Vink Terugkeerpatroon en Werkruimte uit bij Kolommen;
  • Kies bij Filters voor ‘Begintijd is groter dan of gelijk aan [Vandaag]’.

[/listdot]

Maak nog een view:

[listdot]

  • Geef als naam VerstrekenItems;
  • Vink Terugkeerpatroon en Werkruimte uit en kies bij Sorteren voor aflopende volgorde op Begintijd;
  • Kies bij Filters voor ‘Begintijd is kleiner dan [Vandaag]’.

[/listdot]

Vervolgens maken we de lijst agendapunten:

[listdot]

  • Voeg een aangepaste lijst toe en geef deze de naam Agendapunten;
  • Ga naar Lijst instellingen;
  • Wijzig de naam van de kolom Titel in Onderwerp.
  • Maak de kolommen Tijd (één tekstregel), Opmerkingen (meerdere tekstregels) en Eigenaar (persoon of groep);
  • Kies nu voor ‘Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen’ en kies voor Begindatum;
  • Wijzig de naam van deze kolom in Vergaderdatum, maak deze kolom verplicht en zet standaardwaarden op Geen.

[/listdot]

Maak nu de lijst Besluiten:

[listdot]

  • Voeg een aangepaste lijst toe en geef deze de naam Besluiten;
  • Ga naar Lijst instellingen;
  • Maak de kolommen Omschrijving (meerdere tekstregels) en Eigenaar (persoon of groep);
  • Kies nu voor ‘Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen’ en kies voor Begindatum;
  • Wijzig de naam van deze kolom in Vergaderdatum, maak deze kolom verplicht en zet standaardwaarden op Geen.

[/listdot]

De lijst documenten bestaat waarschijnlijk al:

[listdot]

  • Ga naar Bibliotheekinstellingen en kies voor ‘Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen’ en kies voor Begindatum;
  • Wijzig de naam van deze kolom in Vergaderdatum, maak deze kolom verplicht en zet standaardwaarden op Geen.

[/listdot]

Tot slot de lijst Taken:

[listdot]

  • Voeg een aangepaste lijst toe en geef deze de naam Taken;
  • Ga naar Lijst instellingen;
  • Maak de kolommen Begindatum (datum en tijd), Einddatum (datum en tijd), Toegewezen aan (persoon of groep), Omschrijving (meerdere tekstregels), Status (Keuze) en Prioriteit (keuze);
  • Kies nu voor ‘Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen’ en kies voor Begindatum;
  • Wijzig de naam van deze kolom in Vergaderdatum, maak deze kolom verplicht en zet standaardwaarden op Geen.

[/listdot]

Dashboards maken

Het eerste dashboard maken we op de introductiepagina. Voor het dashboard kies ik een pagina lay-out met drie kolommen. Voeg in de eerste kolom het Agenda web part toe. In de tweede kolom Agendapunten en Besluiten. In de laatste kolom plaatsen we het web part voor Documenten en Taken.

SPWorkspace2013_1

Bewerk het Agenda web part:

[listdot]

  • Wijzig de weergave in ToekomstigeItems;
  • Kies voor ‘Rij met gegevens verzenden naar’ en vervolgens Agendapunten. Zoals te zien in het onderstaande voorbeeld:

SPWorkspace2013_2

  • Kies voor Filterwaarden ophalen van en klik op Configureren. Zoals te zien in het onderstaande voorbeeld:

SPWorkspace2013_3

  • Selecteer bij ‘Naam van providerveld’ voor Begintijd en bij ‘Naam van consumentveld’ voor Vergaderdatum. Zoals te zien in het onderstaande voorbeeld:

SPWorkspace2013_4

 

  • Klik op Voltooien.

[/listdot]

Doe hetzelfde voor besluiten, documenten en taken.

Vervolgens maken we een dashboard met de items uit het verleden. Voeg de web parts weer toe, stel op dezelfde manier de connectie tussen de web parts in. Het enige verschil is de view van het agenda web part. Stel hier de view in op VerstrekenItems. Link van het eerste dashboard naar het tweede en visa versa.

Workflow maken

In de agenda lijst biedt SharePoint de mogelijkheid voor recurring items. Er wordt dan één item aangemaakt die meerdere keren wordt getoond in de lijst of het web part. Dit is een probleem in deze oplossing, omdat het verbinden van de web parts niet werkt met recurring events. Er is namelijk maar één item en dus ook maar één begintijd van het event. Filteren op de andere data van het event werkt hiermee niet.

Om dit probleem op te lossen maken we een workflow welke terugkerende events voor ons aanmaakt. In dit voorbeeld maak ik een workflow in SharePoint Designer die wekelijks hetzelfde event aanmaakt op dezelfde tijd.

Maak de variabele Teller met als type geheel getal. Maak vervolgens de volgende Form Parameters:

[listdot]

  • Aantal: type Number
  • Titel: type Single line of tekst
  • Begin datum en tijd: type Date and Time. Vink Allow blank values uit en stel Display format in als Date and time
  • Eind datum en tijd: type Date and Time. Vink Allow blank values uit en stel Display format in als Date and time

[/listdot]

Neem vervolgens onderstaande workflow over:

SPWorkspace2013_5

Deze workflow, gemaakt met SharePoint Designer, heeft één nadeel. Wanneer je meerdere items aanmaakt welke doorlopen rond de wisseling van winter- en zomertijd zal hij de tijd van het event na de wisseling onjuist weergeven. Bijvoorbeeld: In zomertijd maakt hij het event nog om 13.00 uur aan, in de wintertijd maakt hij er 12.00 uur van. Als je in de zomertijd meerdere items aanmaakt waarvan het eerste item in de wintertijd is zal de tijd wel correct worden weergegeven.

Wanneer je gebruik maakt van een on-premises omgeving met Nintex workflows kun je dit probleem oplossen. Hierbij kun je in de ‘Calculate date’ action opgeven dat de tijd in ‘local’ opgeslagen moet worden in plaats van UTC. Deze optie heeft Nintex voor SharePoint Online niet.

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Rene Katerberg 9 april 2014 at 16:13

    Voor de duidelijkheid, de workflow is een 2013 workflow, in een 2010 workflow zit geen loop. Hiervoor moet wel de Workflow Infrastructuur geïnstalleerd zijn, je kan hier: http://blog.cloudshare.com/2013/01/15/how-to-install-and-configure-workflow-infrastructure-in-sharepoint-2013/ vinden hoe dat moet.

  • Plaats een reactie