SharePoint

SharePoint en offline werken

17 december 2013

Offline werken in het tijdperk dat alles en iedereen altijd online is, klinkt wellicht een beetje achterhaald. Wanneer heb je nu geen eigenlijk geen verbinding met het Internet? Helaas is het tegenovergestelde waar. Kijk bijvoorbeeld maar naar hulporganisaties die op afgelegen en/of in ramp gebieden werken of naar zakenmensen die veel op reis zijn. Wanneer SharePoint 2013 als platform wordt gebruikt zijn er verschillende mogelijkheden om offline te werken. Dit artikel gaat in op deze mogelijkheden en hoe deze op de verschillende apparaten zijn in te zetten en waarmee rekening te houden wat betreft de inrichting van SharePoint.

SP2013 logo

Waarom offline werken?

Zoals ik in de inleiding aangaf, kan het voor verschillende beroepen of functies handig of zelf noodzakelijk zijn content offline beschikbaar te hebben. Tegelijkertijd wil je als organisatie offline aangepaste content ook weer voor de rest van de organisatie beschikbaar stellen. Waarom dan niet een USB stick of Dropbox gebruiken? Dit geeft echter geen zekerheid dat aangepaste of zelf nieuwe content weer beschikbaar wordt voor de rest van de organisatie. Om deze garantie wel te bieden zijn in de markt verschillende oplossingen beschikbaar. Deze oplossingen maken het mogelijk om van bestaande content, op SharePoint, een lokale kopie te maken en vervolgens te synchroniseren zodra er weer een Internetverbinding beschikbaar is.

De mogelijkheden

Op welk platform de gebruiker werkt verschilt tegenwoordig behoorlijk. Zeker met de tegenwoordige hype van “Bring your own device”, heb je dit helemaal niet meer in de hand. Daarom zijn in de markt vele alternatieven beschikbaar. Hieronder vind je een tabel met de meest gebruikte alternatieven. Voor deze alternatieven wordt in dit hoofdstuk een korte introductie gegeven.

OfflineWerken_1

SkyDrive Pro

SkyDrive Pro is een oplossing van Microsoft welke een intergratie met de Windows Verkenner biedt. Dit betekend dat documenten simpelweg naar Skydrive Pro gesleept kunnen worden. SkyDrive Pro zorgt er vervolgens voor dat daze documenten met SharePoint gesynchroniseerd worden. SkyDrive Pro lijkt in naam en werking erg op de consumenten versie genaamd SkyDrive. Het verschil is dat SkyDrive niet met SharePoint kan synchroniseren en SkyDrive Pro wel.

OfflineWerken_2

Ook is het mogelijk om direct vanuit Word een document op SkyDrive Pro op te slaan. Hier is echter wel Office Professional Plus voor nodig. Het nadeel van SkyDrive Pro is dat het SharePoint geen metadata toont en verwerkt. Dit is erg jammer en een gemiste kans. Veel, al dan niet alle organisaties, gebruiken een vorm van metadata om content te structureren of om bijvoorbeeld workflows op te starten. Deze applicatie wordt voor verschillende platforms aangeboden.

Windows
Voor Windows kan de applicatie via Microsoft.com gedownload worden. Voor Windows 8 RT en Windows Phone is SkyDrive Pro beschikbaar in de store. Zie hiervoor: www.microsoft.com/nl-nl/download/details.aspx?id=39050

Mac
Voor de Mac is SkyDrive Pro beschikbaar in de Apple App store. Meer informatie over de werking en configuratie van deze app kunt u terecht op Office.Microsoft.com. Zie hiervoor: http://office.microsoft.com/en-us/office365-sharepoint-online-enterprise-help/use-the-skydrive-pro-app-for-sharepoint-online-on-an-iphone-ipad-or-ipod-touch-HA104005688.aspx

Colligo Contributor

Colligo Briefcase
De Briefcase is een client applicatie, welke het mogelijk maakt om content opgeslagen in lijsten en bibliotheken offline te halen. Vanaf dat moment zijn zowel inhoudelijke als metadata aanpassingen mogelijk zonder dat daar een verbinding met SharePoint voor nodig is. Zodra Colligo Briefcase detecteert dat er weer een verbinding beschikbaar is, worden alle verschillen tussen SharePoint en de briefcase weer gesynchroniseerd. 

OfflineWerken_3

Colligo e-mail manager
De e-mail manager is een e-mail / Outlook add-in die het mogelijk maakt om vanuit Outlook, e-mails in SharePoint document bibliotheken op te slaan. Dit wordt gedaan door document bibliotheken met outlook te verbinden. Nu hoor ik je denken: “Dit kan toch ook zonder de Colligo e-mail manager?” Ja, dat klopt maar dan kan je alleen documenten op halen, niet opslaan. Ook is het standaard niet mogelijk om bijbehorende e-mail metadata als from, To, Cc en Subject etc. op te slaan. Dit is met de e-mail manager wel mogelijk! Daarnaast heeft de e-mail manager geen verbinding met SharePoint nodig om e-mails op te slaan.

OfflineWerken_4

De Colligo Contributor is zoals hierboven beschreven alleen beschikbaar voor Windows. Voor Android en Mac is alleen de Colligo Briefcase beschikbaar. Voor Windows is Colligo niet beschikbaar als app maar als installatie pakket. Dit betekent dat het niet werkt op Windows 8 RT.

SharePlus

SharePlus is een SharePoint client applicatie bedoeld voor mobile apparaten zoals tablets en smart phones. SharePlus is een applicatie als de eerder genoemde Colligo briefcase. Echter is SharePlus alleen beschikbaar voor mobile apparaten. SharePlus maakt het mogelijk om content opgeslagen in document bibliotheken en lijsten offline te halen, deze te bewerken en vervolgens weer te synchroniseren. Het bewerken en opslaan van de documenten kan zonder dat een Internetverbinding aanwezig is. Het ophalen van nieuwe content en het synchroniseren van de wijzigingen gebeurd zodra er weer een internetverbinding beschikbaar is. Niet alleen documenten en lijst items kunnen op deze manier behandeld worden, maar ook wiki pagina’s kunnen met behulp van SharePlus offline worden bewerkt. Dit is een groot verschil ten opzichte van alle andere offline SharePoint clients. Daarnaast moet je je afvragen of dit echt waarde biedt

Het is via de Apple App store of Google play is te downloaden en bestaat uit twee varianten:

Gratis
De gratis versie kent alleen de mogelijkheid om content te lezen. Dit is meer een trial versie om bekend te raken met de app.

Betaald
De betaalde versie geeft je de mogelijkheid tot het bewerken en opslaan van content.

SharePlus heeft bovendien wel de mogelijkheid om gebruik te maken van metadata.

Impact

Al deze applicaties komen niet zonder zorgen. Wanneer besloten wordt om offline werken mogelijk te maken, dient van te voren goed nagedacht te zijn over:

[listdot]

  • Welke apparaten ga je ondersteunen?
  • Hoe de inrichting van SharePoint gedaan is en welke impact dit heeft op bijvoorbeeld de performance van zowel SharePoint als de offline werken applicatie.
  • Hoe de gebruiker ondersteuning te bieden, ook in het geval van Bring your own device.

[/listdot]

Gebruiker

Bij de implementatie van offline werken dient de gebruiker betrokken te worden bij het implementatie proces. Dit zijn uiteindelijk de mensen die er mee moet gaan werken en bepaald de mate van succes. De gebruiker dient goed op de hoogte gehouden te worden hoe offline werken hem of haar gaat helpen, hoe hij of zij de oplossing moet gebruiken en hoe om te gaan met offline data. Belangrijke onderwerpen zijn dan:

[listdot]

  • What is in it for me?
    • Performance
    • Gemak
    • Vertrouwd
    • Wat is anders en wat blijft hetzelfde?

[/listdot]

Dit kan door de gebruiker op de hoogte te houden van de ontwikkelingen en wat er gaat veranderen. Daarnaast in eenduidig training materiaal in de vorm van “quick reference guides” een goede basis om verwachtingen te kunnen managen en de gebruiker voor te bereiden op de offline werken software.

Device

Voor het gebruik van de offline werken mogelijkheden maakt het niet zo veel uit welke devices gebruikt worden. Wat betreft het beheer en ondersteuning zijn er wel degelijk verschillen. Verschillende devices betekent verschillende policies en verschillende offline werken producten.

Wordt een Bring Your Own Device beleid gevoerd?

[listdot]

  • Welke besturingssystemen mogen gebruikt worden? Zo is het belangrijk om na te gaan welke besturingssystemen passen in de huidige IT infrastructuur en architectuur. Dit om incompatibiliteit met deze te voorkomen.
  • Wie is verantwoordelijk voor de offline data? Wanneer bedrijfsdata op hardware van de gebruiker komt te staan loopje het risico dat deze data niet goed beveiligd. Het is daarom van belang een beveiliging strategie te bepalen waaraan de eigenaar van het apparaat zich aan moet houden.
  • Software distributie.

[/listdot]

Voor de beheer organisatie is het heel belangrijk om te bepalen welke devices ondersteund gaan worden, of liever gezegd welke besturingssystemen. Op basis hiervan kan bepaald worden hoe en aan wie de software gedistribueerd gaat worden en welke beleidsregels hierop toegepast moeten worden.

SharePoint

De inrichting van SharePoint kan veel effect hebben op het inzetten van offline werken mogelijkheden. Zo moet je bijvoorbeeld denken aan het aantal content types en site kolommen, het aantal te synchroniseren document bibliotheken en de hoeveelheid content. Kort gezegd betekent dit dat hoe complexer de SharePoint implementatie, hoe meer dat effect heeft op de performance van een offline werken oplossingen.

Beperk het aantal look-up kolommen in een content type en een lijst / bibliotheek.

Look-up kolommen bevatten altijd data. Of dit nu uit een SharePoint lijst komt of uit de Managed Metadata Service, dat maakt geen verschil. Deze data dient opgehaald te worden. Het ophalen van deze dat geeft veel vertraging. Microsoft adviseert dan ook om niet meer dan 8 van deze kolommen per lijst te gebruiken om een goede performance te garanderen. In Office 365 is dit zelfs een harde waarde waarvan niet van afgeweken wordt.

Beperk het aantal content types per lijst.

Veel content types kunnen potentieel veel look-up kolommen met zich mee brengen. Dit zal de performance net ten goede komen. Daarnaast krijgt de gebruiker een overdaad aan keuzes. Door deze overdaad zal de gebruiker niet gemotiveerd worden het goede content type te kiezen wat zal leiden tot datavervuiling.

Beperk de mate / complexiteit van maatwerk.

Maatwerk dat de documenten bibliotheek of lijsten in een site raken kan het beste vermeden worden. Dit maatwerk zal telkens wanneer een document ge-upload wordt aangesproken worden. De synchronisatie van offline bestanden zal hierdoor vertragen.

De introductie van offline werken zal naast de voordelen ook een last zijn op je SharePoint omgeving. Het is dus van belang dat offline werken onderdeel wordt / is van de visie die binnen de organisatie voor SharePoint gehanteerd wordt. Op deze manier kan op hoog niveau ingeschat worden wat de eventuele effecten zijn en welke richtlijnen te hanteren als het gaat om uitbreidingen in de vorm van maatwerk of infrastructuur.

Conclusie

Offline weken kan voor mensen die niet altijd beschikken over een Internetverbinding veel voordelen bieden. Ze hebben dan altijd toegang tot de nodige content en de organisatie weet zeker dat, wanneer deze documenten aangepast worden, deze aanpassingen weer beschikbaar komen wanneer de gebruiker weer over een Internetverbinding beschikt. Echter zitten aan offline werken wel een aantal haken en ogen. Zo dient er rekening gehouden worden met:

[listdot]

  • Data beveiliging
  • Hardware keuze
  • Software keuze
  • SharePoint architectuur en inrichting

[/listdot]

Naast deze infrastructuur gerelateerde zaken is het ook verstandig om de (toekomstige) gebruiker bij de implementatie te betrekken en zo verwachtingen te managen.

[listdot]

  • Geef duidelijk de voordelen aan. Wat gaat offline werken de gebruiker bieden dat ze nu niet kan en waarom heeft de gebruiker dat nodig.
  • Geef duidelijk de veranderingen aan. Wat gaat er voor de gebruiker veranderen, waarom gaat er een verandering plaats vinden en wat gaat dit de gebruiker bieden.
  • Geef eenvoudige en duidelijke instructie. Help de gebruiker op weg met de veranderingen door duidelijke instructies.

[/listdot]

Het meest belangrijk is nog wel dat de gebruiker betrokken wordt bij het implementatie traject. Dat zal de gebruiker het gevoel geven dat ze inspraak heeft gehad in de oplossing en zal adoptie soepeler gaan.

You Might Also Like

6 reacties

  • avatar
    Reply Bertrik 17 december 2013 at 09:26

    Ik mis SharePoint Workspace voor offlone werken met lijsten. En als je Coligo e-mail manager noemt, waarom dan geen Harmon.ie?

    • avatar
      Reply Ronald Laan 18 december 2013 at 08:07

      Beste Bertrik,

      Bedankt voor je reactie.

      SharePoint workspace is in Office 2013 vervangen door SkyDrive Pro. Aangezien SharePoint onderdeel is van de Microsoft Office suite heb ik SharePoint Workspaces niet genoemd.

      Het doel van dit artikel is om aan te geven wat mogelijke valkuilen zijn tijdens de implementatie van offline werken tooling. Het noemen van alle offline werken applicaties zal daar weinig aan toevoegen. Ik heb gekozen voor de hierboven genoemde applicaties vanwege mijn uitgebreide ervaring hiermee.

      Ik heb zojuist even de website van harmon.ie bezocht. Mijn eerste indruk is dat dit best een goed alternatief kan zijn. Dit neemt echter niet weg dat het nog steeds noodzakelijk is om de SharePoint omgeving en de gebruikers goed voor te bereiden op de inzet van dergelijke software.

  • avatar
    Reply Aart 10 januari 2014 at 12:07

    Het lijkt erop dat het synchroniseren van een bibliotheek alleen rechtstreeks op de harde schijf kan plaatsvinden.
    Dat betekent een extra belasting van de veelal beperkte capaciteit bij laptops/ultrabooks. Of kun je toch via Skydrive pro SharePoint bibliotheken synchroniseren naar bv een datacard of usb-schijf?

  • avatar
    Reply Ronald Laan 10 januari 2014 at 15:59

    Beste Aart,

    Eerlijk gezegd heb ik dit niet getest. Echter kan ik mij voorstellen dat je SkyDrive dusdanig kan configureren dat de doel map ook op een extern opslagmedium als een USB key of externe harde schijf gezet kan worden. Nu we het toch over synchronisatie naar externe bronnen hebben, het gebruiken van een netwerk schijf / NAS als synchronisatie locatie zou ik niet aanraden aangezien de data “Offline” beschikbaar moet zijn.

  • avatar
    Reply Ralph Boccalini 6 mei 2014 at 02:10

    Beste Ronald, heb je intussen nog een vergelijking kunnen maken tussen SharePlus Pro en Harmon.ie?

    Ik moet voor meerdere devices een mobiele oplossingen aanbieden en ben benieuwd als andere met beide ervaringen hebben? Volgens mij kunnen met beide niet offline werken…

    Mvg, Ralph Boccalini

  • Plaats een reactie