SharePoint

Gebruikersbeheer in je SharePoint omgeving – Aanmaken van gebruikers en groepen

14 januari 2014

Deze kerstvakantie was voor mij het moment om even goed te kijken naar hoe ik de gebruikers, groepen en beveiligingsgroepen binnen mijn omgeving had aangemaakt. Zoals ik al eerder heb geschreven kun je deze zaken op verschillende plaatsen regelen. Het aanmaken van mijn gebruikers is goed gegaan, maar de groepen waar ik ze in geplaatst had beter gekund. Door alle migraties van live@edu naar Office365 en een migratie van een SharePoint omgeving lokaal en naar Office 365 waren veel groepen nu dubbel uitgevoerd. Aangezien het nu vakantie is en weinig mensen gebruik maken van de omgeving is de kerstvakantie een goed moment om alles goed in te stellen. Ik zal over mijn werkzaamheden meteen een aantal stukjes schrijven in de hoop dat ik andere hier ook weer mee kan helpen.

In dit 1e deel ga ik in op het aanmaken van gebruikers en (beveiliging)groepen. Gebruikers maak je op de office 365 portal. Via beheerder en Office 365 kom je op dit gedeelte:

Je ziet dan vanzelf links de optie gebruikers en groepen staan:

Het handigste is om hier alleen gebruik te maken van de optie om gebruikers toe te voegen. De (beveiliging)groepen maken we op een andere plek. Tijdens het aanmaken van de een nieuwe gebruiker krijg je altijd standaard de vraag welke licenties je wil toevoegen aan de gebruiker. Je krijgt automatisch alle licenties te zien waar je een overeenkomst voor hebt. Het is dus mogelijk om gebruikers alleen rechten te geven tot mail of juist alles. Let op! Je geeft gebruikers nu een licentie om er gebruik van te kunnen maken. Bij SharePoint moet je deze gebruiker ook nog de juiste rechten geven anders heeft zo’n gebruiker er nog niets aan.

Na alles ingevuld te hebben zijn je gebruikers klaar. Naast losse gebruikers is het ook handig om groepen aan te maken. Zo kun je eenvoudig mail versturen naar grote groepen mensen zonder alle mailadressen in te voeren. Vaak zijn deze groepen ook hetzelfde als een beveiligingsgroep (een beveiligingsgroep is een groep mensen die je bepaalde rechten wil geven op je SharePoint omgeving). Het handige is dat je deze twee dingen kan samenvoegen. Je kan dus een beveiligingsgroep aanmaken die je ook als mailgroep kan gebruiken.

Ga nu naar het Exchange beheercentrum. Klik op Beheerder en Exchange:

Je komt nu in het Exchange beheercentrum. Hier gaan we nu de groepen aanmaken. Ik maak de keus om alle groepen ook als mailgroep te maken. Er is namelijk altijd de kans dat je later een beveiligingsgroep in wil stellen als mailgroep. Achteraf de boel weer omdraaien is altijd meer werk. Dus doe ik het standaard. Onder het onderdeel postvakken staan alle gegevens van alle medewerkers die je hebt ingevoerd als gebruiker. Daarnaast staat groepen. Hier kun je dus de groepen aanmaken. Klik op het plusje om een nieuwe groep toe te voegen en kies voor Beveiligingsgroep:

Je maakt nu dus een beveiligingsgroep aan die je straks in je SharePoint omgeving kan gebruiken, maar binnen Exchange ook kan gebruiken als mailgroep. Deze vakantie heb ik een nieuwe indeling gemaakt om het beheer zo eenvoudig mogelijk te maken. Ik heb als eerste voor iedere groep een beveiligingsgroep gemaakt. (Dus groep1a@…. Groep1b@…. Enz.) Zo kun je eenvoudig een mailtje sturen naar een groep zonder na te hoeven denken welke leerkracht die groep heeft. Dit is ook de enige plek waar ik de leerkrachten toevoeg aan een groep.

Een niveau omhoog heb ik voor iedere bouw een groep aangemaakt. Onder-, midden en bovenbouw. In deze groepen heb ik de beveiligingsgroepen van de groepen toegevoegd. Collega’s die in een volgend schooljaar naar een nieuwe groep gaan komen zo ook meteen bij de nieuwe bouw te staan. Alle Beveiligingsgroepen van de bouwen komen ook weer bijeen in een beveiligingsgroep leerkrachten. Zo heb ik dus ook alle leerkrachten in één keer bereikbaar. Deze Beveiligingsgroep leerkrachten is dan ook weer handig om iedereen meteen de juiste rechten te geven voor de SharePoint omgeving. Hierover later meer. Naast deze standaard groepen heb ik nog een paar extra groepen gemaakt voor de collega’s die geen groep hebben. Dus bv: zorg, vakleerkrachten, directie en administratie. Zo heb ik voor alle medewerkers een beveiligingsgroep kunnen maken.

In mijn volgende blog zal ik beschrijven hoe ik binnen SharePoint de juiste rechten aan de juiste groep heb gegeven.

Bron

You Might Also Like

2 reacties

  • avatar
    Reply Ria Schoonenboom 14 januari 2014 at 18:50

    Wat een duidelijk verhaal!
    Ben erg geïnteresseerd in je vervolg ‘Hoe geef ik binnen SharePoint de juiste rechten aan de juiste groep’. gegeven.
    Geweldig fijn dat je jouw deskundigheid met ons wilt delen.

  • avatar
    Reply Dorien Aferink 10 januari 2015 at 23:18

    Ben het helemaal met Ria eens. Echt te gek. Ik vraag me af of je kunt instellen dat gebruikers geen groepen kunnen aanmaken? Misschien dat iemand dat weet. Maar Ik heb al super veel gehad aan de informatie van Maurits. Bedankt.

  • Plaats een reactie