SharePoint

Hoe maak je een SharePoint site template

28 januari 2014

Door gebruik te maken van vooraf gedefinieerde lijsten, bibliotheken en sites kunnen handelingen op de SharePoint site efficiënter worden uitgevoerd. De gebruikers die deze sjablonen gebruiken, hebben altijd dezelfde set van informatie die zij moeten invullen. Standaardisatie wordt zo toegepast op je SharePoint omgeving, en indien er informatie wordt gezocht/gefilterd zal dit voor eenduidige resultaten zorgen. Dus door te zorgen voor een vooraf bepaalde standaard, worden de resultaten/gegevens getoond in de manier waarop de organisatie dit wilt.

Om dit nader uit te leggen wordt er een case uitgevoerd welke de meerwaarde van de verschillende templates zal tonen. De case gaat over een internationale exclusieve autohandelaar. Op dit moment worden de gegevens van de auto’s die worden verkocht en ingekocht niet eenduidig opgeslagen. Ieder land heeft meerdere vestigingen. Iedere vestiging heeft zijn eigen SharePoint site. Het eerste wat we willen bereiken is dat iedere auto die wordt aangekocht of verkocht op dezelfde manier wordt geadministreerd in het systeem.

SPSiteTemplate_1

Om te zorgen dat we de juiste data per auto opslaan maken we de volgende kolommen aan:

[listdot]

  • Merk
  • Model
  • Bouwjaar
  • Kleur
  • Inkoop/verkoop
  • Prijs

[/listdot]

Nu hebben we een lijst welke we kunnen gebruiken binnen een site. Dit zorgt ervoor dat er op deze site en in deze specifieke lijst data op dezelfde manier worden opgeslagen. Zoals je kunt zien heb ik verschillende typen kolommen aangemaakt.

SPSiteTemplate_2

Nu willen we natuurlijk niet dat er voor iedere site opnieuw een lijst aangemaakt moet worden waar alle kolommen worden toegevoegd. Wat we willen is dat de lijst die zojuist is aangemaakt en geconfigureerd overal (her)gebruikt kan worden.

SharePoint biedt de mogelijkheid om sjablonen op te slaan. Hiervoor open je de lijstinstellingen van de lijst welke je als sjabloon wilt opslaan. Indien je kiest voor de optie “lijst opslaan als sjabloon” kan je de lijst opslaan als sjabloon. In het scherm geeft je aan welke naam je wilt geven aan he sjabloon. Eventueel kan je ook een beschrijving toevoegen. Zodat een gebruiker altijd kan zien waar een specifieke lijst voor gebruikt dient te worden.

SPSiteTemplate_3

Je krijgt hier ook de optie om alle inhoud van de lijst op te slaan met het sjabloon. Als de lijst op een andere site wordt aangemaakt, zal deze direct alle content bevatten. Dit kan handig zijn als een lijst met alle inhoud op meerdere locaties beschikbaar moet zijn. Bijvoorbeeld een lijst met alle contactgegevens van alle medewerkers binnen het bedrijf.

Na het aanmaken van het sjabloon, krijg je de melding dat je sjabloon is opgeslagen.

SPSiteTemplate_4

De sjablonen die je aanmaakt worden opgeslagen in een galerij, voor de lijsten wordt de lijst galerij gebruikt. De sjablonen kunnen vervolgens worden gedownload en gebruikt op andere sites.

SPSiteTemplate_5

Als er nu een nieuwe app wordt toegevoegd aan de site zal het aangemaakte sjabloon ook zichtbaar zijn.

SPSiteTemplate_6

Het aanmaken van een bibliotheek sjabloon.

Bovenstaand kan ook worden uitgevoerd met bibliotheken binnen SharePoint online. Houdt er rekening mee dat als je dit wilt uitvoeren met een bibliotheek welke veel content bevat dat het langer zal duren voordat het sjabloon gereed is.

Daarnaast zal het een groot sjabloon betreffen welke enorm veel informatie zal bevatten. Wat er veel wordt gezien in de praktijk is dat er sjablonen voor bibliotheken wordt aangemaakt en deze worden voorzien van meta data velden (categorie, afdeling). Dit zorgt ervoor dat items dezelfde gegevens bevatten, en men hierop kan filteren of zoeken.

SPSiteTemplate_7

Nu de lijsten en bibliotheken zijn aangemaakt als sjabloon kunnen we er ook voor kiezen op deze specifieke lijst en bibliotheek direct beschikbaar te maken als er een nieuwe site wordt aangemaakt.

Het aanmaken van een site template.

Site templates zijn door SharePoint vooraf gedefinieerde sites met een specifiek doeleind en de daarbij horende functionaliteiten. Denk aan bijvoorbeeld de team site, blog site, project site. Een site opslaan als template zorgt ervoor dat een gebruiker bij het aanmaken van een nieuwe site ook de keuze heeft om de nieuw aangemaakte specifieke site sjabloon te gebruiken voor zijn site. De site template wordt gemaakt door in je site instellingen onder het kopje “ Site actions” te kiezen voor de optie “Sla site op als sjabloon”.

SharePoint Server Publishing Feature
Opmerking: Mocht je de volgende feature aan hebben staan dan heb je niet de mogelijkheid om je site als sjabloon op te slaan.

De methode die hieronder staat beschreven is niet ondersteund door Microsoft. (zie http://support.microsoft.com/kb/2492356 , http://support.microsoft.com/kb/925189 )

Om de publishing site toch op te slaan kan je onderstaande handelingen uitvoeren.

“_layouts/15/savetmpl.aspx” achter de naam van de site plakken zal de melding geven dat het opslaan van de site niet als actie kan worden uitgevoerd.

SPSiteTemplate_8

Open je SharePoint site in SharePoint Designer. Als de site is geladen in Designer, kan je door middel van de knop “Site Options” een nieuw venster openen. Binnen dit venster staan de opties beschreven welke van toepassing zijn voor de site. Een van de eigenschappen “SaveSiteAsTemplateEnabled” dient gewijzigd te worden, deze staat standaard op ‘false’, wijzig de waarde van dit veld naar ‘ True’.

Sla je wijzigingen op, keer terug naar je SharePoint omgeving en voer de reeds genoemde url in op de adresbalk. Voorbeeld: “ sites/kontoso/_layouts/15/savetmpl.aspx”

Nu kan je de site wel als template opslaan.

! Let op dat de site op site collectie niveau in de solutions map wordt opgeslagen. Hierdoor is deze template door alle andere sites onder de site collectie te gebruiken. !

SPSiteTemplate_9

Nu kan de site template worden gekozen bij het aanmaken van een nieuwe site.

Nogmaals deze workaround wordt niet ondersteund door Microsoft en is dus geheel op eigen risico. 

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie