SharePoint

Enterprise social networking: hype of echt nuttig?

8 april 2014

Jarenlang waren sociale netwerken iets voor de privésfeer. Op het werk beperkte het zich tot een intranet met nieuws, blogs en misschien een forum. De zakelijke sociale netwerken zijn echter in opkomst. Simpelweg omdat mensen elkaar via zo’n netwerk beter kunnen vinden, beter kunnen samenwerken en eenvoudiger informatie kunnen delen.

Enterprise Social_2

Onlangs kwam uit een onderzoek van Evolve naar voren dat veel bedrijven bezig zijn met interne social media, maar dat ze nog worstelen met de invoering ervan. Yammer (zie het als de zakelijke variant van Facebook, die binnen een bedrijf wordt ingezet) en SharePoint werden in het onderzoek als de meest gebruikte platforms genoemd. Daarnaast werd in het rapport geconcludeerd dat de borging van interne social media pas echt goed geregeld is, als de inzet ervan geïntegreerd is in de werkprocessen.

Dit onderzoek zette me aan het denken. Ik maak in mijn dagelijkse werk veel gebruik van (zakelijke) sociale netwerken. De vraag is echter of dat gebruik een onderdeel van mijn werkprocessen vormt. En misschien nog wel belangrijker: heeft de inzet van social media mij effectiever gemaakt ten opzichte van vroeger? Tijd voor zelfreflectie.

SharePoint

Het platform dat ik het meeste gebruik in mijn dagelijkse werk. Als Centric-breed intranet, voor het delen van informatie, het samenwerken met collega’s en het raadplegen van CRM-gegevens. Alle offertes of andere documentatie die Centric verlaat, wordt opgeslagen op SharePoint en via workflow afgehandeld. Door het koppelen van de CRM-metadata aan het document zijn de documenten ook vanuit CRM inzichtelijk. Alle mail die intern wordt verstuurd, bevat een link naar de documenten in plaats van het fysieke document.

Lync

Lync gebruik ik voor de communicatie met collega’s of klanten. Dit geldt zowel voor één op één (chat)gesprekken als conference calls. Door de integratie met Office een uiterst effectief communicatiemiddel in de dagelijkse praktijk. Daarnaast zorgt het ervoor dat aantal mailtjes is afgenomen.

Yammer

Yammer wordt binnen Centric sinds 2010 gebruikt. Het is nu een netwerk van bijna 1700 medewerkers. Zelf gebruik ik het platform voor:

[listdot]

  • Het samenbrengen van mensen en teams;
  • Als vervanger voor het verzenden van mails naar projectgroepen en teams;
  • Het vinden van specifieke kennis binnen de organisatie.

[/listdot]

Vooral de tweede toepassing werkt bijzonder goed. In plaats van de honderden mails die tijdens projecten normaliter heen en weer gaan, wordt alles nu gedeeld via een Yammer-groep. Hierdoor is iedereen altijd op de hoogte van alle communicatie.

LinkedIn

LinkedIn is voor mij een puur zakelijke aangelegenheid. Alhoewel ik ook vrienden in mijn netwerk heb zitten, blijft de insteek altijd zakelijk. De updates gebruik ik alleen voor het delen van informatie die ik zakelijk van belang acht.

Twitter

Ook bij Twitter heb ik bewust de keuze gemaakt om het vrijwel alleen maar voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Ik volg en wordt gevolgd door mensen uit mijn zakelijke netwerk.

Conclusie

Alhoewel het lastig te meten is, is het gebruik van social media in mijn werk van toegevoegde waarde. Door de inzet ervan bereik ik:

[listdot]

  • Betere informatiedeling in teams/projecten;
  • Eenvoudig vinden van mensen met de juiste competenties;
  • Groter bereik (zowel intern als extern) waardoor je eerder feedback krijgt;
  • Afname in intern mailverkeer en vaste telefoonaansluitingen;
  • Toename in plaatsonafhankelijk werken.

[/listdot]

De onderlinge uitwisselbaarheid en integratie tussen de verschillende tools kan nog beter. Daar wordt met de snel verbeterende integratie tussen SharePoint, Yammer, Dynamics CRM en Lync hard aan gewerkt. Met de komst van de Office Graph en de Oslo App wordt die integratie verder gestroomlijnd en worden onderlinge verbanden beter inzichtelijk.

Social media werkt alleen als de medewerkers er binnen hun werkzaamheden winst uithalen of gemak aan ontlenen. Ik onderschrijf de conclusie van het onderzoek van Evolve met betrekking tot het borgen van social media door het te embedden in de werkprocessen. Daar valt nog veel winst te behalen. Ook bij mij.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie