SharePoint

Limieten voor SharePoint Lijsten

5 mei 2014

Waarom kan ik maar 5000 items in een SharePoint Lijst kwijt?

Terwijl in theorie SharePoint zodanig zou moeten kunnen schalen om grote lijsten en bibliotheken te ondersteunen van maximaal 30 miljoen items per lijst, bibliotheek of app, is het in werkelijkheid de weergave limiet die zorgt voor deze schaling. De weergave limiet van de lijst bepaalt het maximum aantal items in een lijst of bibliotheek die de door de database opgehaald worden en uiteindelijk ook de snelheid hiervan.

Limits

De standaard lijst weergave limiet is 5.000 items of records.

Wanneer je een on-premises (installatie op eigen servers) installatie van SharePoint hebt, kun je deze waarde wijzigen en verhogen. Dit benadeeld alleen wel de snelheid van SharePoint. Daarnaast, als je SharePoint Online als onderdeel van een Office 365 abonnement gebruikt, is het niet mogelijk om dit aantal weer te geven items aan te passen.

De limiet betekent dat grote lijsten moeten worden georganiseerd om ervoor te zorgen dat lijstweergaven worden gehouden onder 5.000. De vraag die ik vaak stel aan mensen is: “Heb je daadwerkelijk een weergave nodig waarbij je 5000 items in één keer ziet?”. In je oude file server structuur maak je in de praktijk ook geen folders aan met 5000 items…

Mocht je dan toch zoveel items in 1 bibliotheek op willen slaan, ga dan met Metadata werken waardoor je gerichter kan sturen. Siebe de Vries heeft verschillende blogs hierover geschreven.

Wat gebeurt er wanneer er meer dan 5.000 items in een lijst staan?

1. Je krijgt om te beginnen een waarschuwing in de lijst/Bibliotheekinstellingen

Waaromkanikmaar5000items1

2. Filteren stopt met goed werken in weergaven

Waaromkanikmaar5000items2

Het bovenstaande bericht wordt weergegeven als u klikt op de titel van een kolom om de weergave te filteren. Met uitzondering van kolommen met beheerde metagegevens. Hier worden de filters weergegeven omdat de lijst met items apart is opgeslagen (in de term store). Maar wanneer u het filter toepast, verschijnt het foutbericht dat wordt weergegeven…

3. Andere dan de ‘alle Items’ standaard ongefilterde weergave, mislukt de weergaven om weer te geven.

011514_1455_Limietenvoo3

Als je probeert te filteren op de weergave Alle Items met behulp van beheerde metagegevens, zie je ook wordt dit foutbericht wordt weergegeven. Pogingen om de weergave met behulp van een ander kolomtype te filteren mislukt en het foutbericht in 2 word getoond.

Zo kunnen deze lijsten die meer dan 5000 artikelen hebben echt een probleem zijn om mee te werken.

Gelukkig, zijn er sommige tijdelijke oplossingen…

Voor grote lijsten, zul je kolommen moeten indexeren

Als je lijsten verwacht die meer dan 5.000 items gaan hebben, zal je eerst moeten plannen welke kolommen geïndexeerd moeten worden om de weergave te laten werken.

Let op: wanneer de lijst groter is dan 5000 is het niet meer mogelijk om indexen aan te maken!

Indexering van kolommen doe je in de lijst/Bibliotheekinstellingen. De link staat onder de sectie kolommen van de lijst-instellingen.

011514_1455_Limietenvoo4

Klik op het en u ziet het volgende:

011514_1455_Limietenvoo5

Je kunt maximaal 20 kolommen voor een lijst of bibliotheek indexeren. Echter, indexeren introduceert ook weer overhead. Ik moet wel waarschuwen dat het verstandig en spaarzaam moet worden gebruikt. Gebruik dit alleen bij grootte lijsten zodat de overhead tot een minimum beperkt blijft. Er zijn bepaalde kolommen die niet geïndexeerd kunnen worden. Dit zijn de mulivalue kolommen zoals selectievakken dropdown boxen en andere velden waar meerdere waarde opgegeven kunnen worden

Voor mijn testlijst configureerde ik de office365 kolom moeten worden geïndexeerd. (De office365 kolom bevat 2 manieren om Office 365 te schrijven voor het testen van de grenzen en mogelijkheden van grote lijsten)

011514_1455_Limietenvoo6

Omdat de kolom is geïndexeerd, kan ik nu een weergave met behulp van de office365-kolom maken. In dit voorbeeld, heb ik een ‘office365′ weergave alle items met de tekst office365 weergeven in de kolom office365 gemaakt. Voordat de kolom geïndexeerd werd, zou dezelfde weergave een foutmelding geven zoals getoond in 3. Zonder de kolom te indexeren, zelfs als het aantal items minder is dan 5.000 is het mislukt de weergave weer te geven. Een geïndexeerde kolom gebruiken zoals het filter bij het aanmaken van de weergave en de weergave werkt.

Let op dat je kan nog steeds niet op iedere kolom kunnen klikken zonder fout melding enige oplossing is dan om pagineren te gaan gebruiken.

Nieuwe functie voor SharePoint 2013

Als je SharePoint 2013 gebruikt, krijg je een bonus feature dat geeft je de mogelijkheid om te filteren in weergaven in lijsten met meer dan 5.000 items. En dat is het zoekvak dat verscheen in de gebruikersinterface

011514_1455_Limietenvoo7

Als je een waarde invoert in het zoekvak voor de lijst (‘zoeken een item’), zal het de resultaten in de lijst in plaats van over te schakelen naar de pagina met normale zoekresultaten weergeven. Dit geeft je een extra beveiligingslaag filteren om een kleinere weergave te krijgen van een grote lijst.

011514_1455_Limietenvoo8

In de afbeelding hierboven, heb ik ‘test823′ in het vak ‘Zoeken een item’ zoeken hebt ingevoerd, nu zijn alle lijstitems zichtbaar binnen mijn grote lijst met test823 in een van de velden. Als ik probeer de lijst filteren door te klikken op de kolom KbWorks, zal niet het werken zoals eerder uitgelegd. Maar zoek werkt. Dit is nieuwe functionaliteit in SharePoint 2013.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie