SharePoint

QR Codes in SharePoint Online

27 mei 2014

Het is goed om te zien dat er nu tweewekelijks, maandelijks nieuwe functionaliteit wordt toegevoegd aan Office 365, zonder dat het abonnementsgeld van de Cloud-dienst verandert of je iedere keer verplichte software-updates moet uitvoeren op al je apparaten. De laatste april-update voor Office 365 bevat nu ook QR-codes in SharePoint Online.

Een QR-code, welke lijkt op een streepjescode, is een mooie nieuwe standaard ‘out-of-the-box’ functionaliteit om snel documenten en webadressen te kunnen openen in SharePoint Online via een smartphone of tablet. Navigeren naar een specifieke SharePoint Online-omgeving wordt zo veel eenvoudiger, zonder dat er lange en complexe webadressen overgetypt hoeven te worden. Ieder document kan nu een eigen unieke QR-code krijgen, evenals SharePoint Online-lijsten.

QRCodeSPO_1

Nu wij dit weten, hoe kunnen wij deze nieuwe functionaliteit gaan toepassen? Hieronder vind je een aantal concrete voorbeelden uit de praktijk.

Scenario’s QR-codes in SharePoint Online

Snel informatie vinden met een eenvoudige druk op de knop

Een nieuwe medewerker van jouw organisatie wil graag voor de eerste keer de printer gebruiken, maar begrijpt nog niet hoe deze werkt. Er ligt waarschijnlijk wel een gebruikershandleiding ergens in de kast, of misschien is deze wel digitaal beschikbaar op SharePoint Online. De medewerker heeft haast en gaat op zoek naar een collega voor ondersteuning. Of… De nieuwe medewerker pakt zijn of haar smartphone erbij en scant de QR-code naast de printer. De nieuwe medewerker krijgt dan meteen de handleiding te zien, of misschien zelfs een video, die de juiste informatie verschaft om de printer te bedienen. De documentatie is verder centraal geborgd op SharePoint Online en wordt up-to-date gehouden door de IT-afdeling. Zo bekijk je altijd de actuele documentatie.

 

Vergaderruimte reserveren on the go

Heb je veel meetings? En geldt dat ook voor je collega’s? Je kent het waarschijnlijk wel, je hebt een meeting met een klant, maar alle vergaderzalen op kantoor zijn die dag al bezet. Je bent namelijk vergeten om een ruimte eerder te boeken. Of… Iedere vergaderruimte heeft een QR-code naast de deur. Wanneer je op kantoor rondloopt en een mooie ruimte spot voor je presentatie van morgen, pak je je smartphone erbij en scan je de code. Je bekijkt de beschikbaarheid, vult een eenvoudig boekingsformulier in op SharePoint Online en boekt zo heel snel en eenvoudig de ruimte!

Mobiel een storing melden

Wij staan voor de lift, maar de liftknoppen lijken niet te werken. Er zit niets anders op dan de trap te pakken. Een andere collega staat later voor dezelfde lift maar verspilt minuten omdat er een storing met de lift is. Of… Je plaatst (je raadt het al) een QR-code bij de liftknoppen buiten de lift. Je pakt je telefoon, scant de QR-code en vult het storingsformulier in dat je direct op je mobiel te zien krijgt. De service desk kan dan iedereen op de hoogte stellen dat de lift niet werkt en regelt snel een monteur om deze te repareren.

Het proces

QRCodeSPO_2

[listdot]

  • De tag verkrijgen in SharePoint Online. In dit geval (Printer handleiding) kan deze bij de printer geplaatst worden.

[/listdot]

QRCodeSPO_3

 

[listdot]

  • De QR-code scannen met je smartphone.

[/listdot]

QRCodeSPO_4

[listdot]

  • Het document bekijken op je smartphone.

[/listdot]

 

Mislukte implementaties

QR-codes kunnen zo een krachtig middel zijn om de ‘echte’ wereld en de digitale aan elkaar te verbinden. In het verleden heb ik echter een aantal keren gezien dat QR-codes verkeerd werden toegepast. Hieronder staan de voornaamste redenen waarom deze implementaties mislukken:

[listdot]

  • De QR-code is niet goed lees/scanbaar voor een mobiel apparaat. De QR-code heeft een verkeerde grootte of hangt op een slechte locatie (bus, billboard).
  • Er moet extra software gedownload en geïnstalleerd worden om de QR-code te kunnen scannen met het mobiele apparaat.
  • Er is geen echte meerwaarde voor de gebruiker om de webpagina te benaderen via een QR-code.
  • Gebruikers moeten hun logingegevens invullen, wat echt een gedoe kan zijn op een mobiele telefoon.
  • Een langzame internetverbinding op het mobiele apparaat zorgt ervoor dat de pagina niet snel genoeg laadt.

[/listdot]

QRCodeSPO_5

Om dergelijke valkuilen te vermijden, hieronder een aantal succesfactoren die van belang zijn voor een succesvolle implementatie van QR-codes in SharePoint Online.

Om rekening mee te houden

Als wij een aantal technische QR-code-uitdagingen met betrekking tot Office 365 en SharePoint Online onder de loep nemen, dan zou het snel en gemakkelijk navigeren naar een SharePoint Online webadres met je smartphone de belangrijkste uitdaging zijn. Uiteraard kun je de publieke SharePoint Online-omgeving gebruiken, welke zonder in te loggen publiekelijk beschikbaar voor iedereen is, maar wil je uiteraard voorkomen dat je bedrijfsgevoelige informatie op straat komt te liggen. Een aantal praktische tips om gebruikersadoptie van QR-codes te verhogen:

Automatisch & veilig inloggen

In grote zakelijke omgevingen zou je een zogenaamd ‘single sign on’ mechanisme moeten gebruiken om je eindgebruikers automatisch en veilig te laten inloggen op SharePoint Online via hun mobiele apparaat. Het gebruikersbeheer wordt via de IT-afdeling centraal geregeld. Externe personen kunnen daardoor de SharePoint Online omgeving niet benaderen. Het voordeel hiervan is dat gebruikers geen inloggegevens op zijn of haar mobiel hoeft in te vullen wanneer er een QR-code gescand wordt.

Management van mobiele apparaten

Beheer al je mobiele apparaten vanaf één centrale omgeving. Het kan een bedrijfstoestel zijn of juist een persoonlijk toestel (Bring your own device). Zo kun je noodzakelijke mobiele apps zoals bijvoorbeeld QR-codescanners naar de toestellen van je medewerkers pushen en hoeft de medewerker deze niet meer zelfstandig te installeren.

Mobiele weergave

Er zit in SharePoint Online standaard een aantal uitstekende mobiele weergaves. Maar zorg ervoor dat iedere pagina, document of SharePoint Online-toepassing een toegankelijke mobiele weergave heeft. Het moet namelijk gemakkelijk zijn om via het mobiele apparaat informatie of documentatie te lezen of een SharePoint-formulier in te vullen.

Meer dan een gimmick

Ik vind het mooi om deze QR-codefunctionaliteit in SharePoint Online te zien, maar zullen organisaties het ook echt gaan inzetten en actief gebruiken? QR-codes zijn er al een aardige tijd en misschien zien collega’s het vooral als een leuke gimmick. Ik denk echter dat je de QR-codes niet alleen kunt gebruiken voor promotie- of advertentiedoeleinden, maar juist ook om eindgebruikers doelgericht te helpen en te sturen om aan specifieke zakelijke informatie te komen. Weet jij nog goede toepassingen van QR-codes binnen SharePoint Online? Laat het mij gerust weten.

 

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie