SharePoint

5 belangrijke punten voordat je start met Document Management binnen SharePoint

6 augustus 2014

Organisaties zijn vaak bang om te veranderen. Niet gek natuurlijk, als je kijkt naar hoeveel werk het met zich mee kan brengen. Informatie dient vaak herzien te worden op het moment dat je vanaf een netwerklocatie over gaat naar SharePoint. Naast het herzien en herstructureren neemt het beoordelen van alle informatie veel tijd in beslag. In deze blog wil ik een vijftal belangrijke punten benadrukken waar je mee bezig moet zijn (geweest) of waar je van op de hoogte moet zijn voordat je als organisatie, succesvol, deze overstap kunt maken.

Wat heb ik?

Heb voor ogen welke informatie er op dit moment binnen de organisatie wordt gebruikt. Hoewel dit voornamelijk documenten zijn, kan je ook denken aan afspraken, taken en verschillende formulieren. Welke informatie is op dit moment relevant en naar welke informatie wordt eigenlijk niet meer om gekeken?

Het is belangrijk om inzichtelijk te krijgen welke informatie de (toekomstige) SharePoint gebruikers op dit moment gebruiken om zijn/haar werkzaamheden volledig te kunnen uitvoeren.

Wat wil ik bereiken?

Eén van de belangrijkste stappen binnen ieder implementatietraject, of dit nu de uitbouw is van een bestaand platform of het inrichten van een volledig nieuw systeem, is te bepalen wat je nu eigenlijk wilt bereiken.

[listdot]

  • Welke doelstellingen hang je aan het Document Management-project?
  • Wanneer wil je dit bereikt hebben?
  • Welke medewerkers laat je er gebruik van maken?

[/listdot]

Een kleine greep uit verschillende vragen die helder, besproken en afgestemd moeten zijn met de organisatie om documentbeheer binnen SharePoint te laten werken.

Wat zijn de mogelijkheden binnen SharePoint?

Nadat je weet wat je precies wilt bereiken, welke informatie aanwezig is en welke informatie voor gebruikers belangrijk is, is het zaak om eens te kijken naar de verschillende Document Management mogelijkheden binnen SharePoint. Welke functionaliteiten zijn er allemaal? Waar sla ik mijn informatie in op? Kan ik gebruik maken van sjablonen? Kan ik regels instellen zodat document automatisch gearchiveerd worden?

Meer weten over de verschillende Document Management functionaliteiten van SharePoint? Houd onze site (http://www.sharepointacademy.nl) in de gaten of leer het direct in een SharePoint training!

Wat ga ik gebruiken?

De kunst is, zeker in de beginfase van een traject, om wel een overzicht te hebben van de verschillende mogelijkheden binnen SharePoint, maar bewust de keuze te maken om deze te gaan gebruiken.

Aangezien SharePoint ontzettend veel mogelijkheden biedt om informatie en documenten te beheren is het een kunst om, zeker in de beginfase, te blijven drijven en niet te verdrinken in de verschillende mogelijkheden.

Denk bijvoorbeeld na over de volgende vragen:

[listdot]

  • Wordt er gebruik gemaakt van de mappenstructuur? Zo nee, hoe dan wel?
  • Gaat de organisatie gebruik maken van sjablonen (Content Types)?
  • Hoe wordt de informatie over de verschillende lijsten of bibliotheken verdeeld?
  • Welke extra informatie dient er te worden geregistreerd bij een document?
  • Mag iedereen ‘zomaar’ documenten publiceren of dient er nog een controle op te zitten?
  • Dient er voldaan te worden aan de archiveringswet? Zo ja, hoe?

[/listdot]

Veel verschillende SharePoint functionaliteiten kunnen jou helpen deze vragen te beantwoorden, maar je hoeft ze niet allemaal te gebruiken. Bekijk en test de mogelijkheden en beargumenteer op het moment dat de keuze is gemaakt. Niets is per definitie fout binnen SharePoint, als de reden maar aansluit op de eerder gestelde eisen en wensen.

Hoe ga ik het gebruiken?

Niet zo lang geleden kwam ik een blog tegen van Margriet Bruggeman over het gebruik van mappen (folders) in SharePoint 2010. Zij begon deze blog met de onderstaande zin:

 “Nowadays, the use of SharePoint folders is considered to be evil for a variety of reasons.”

Magriet Bruggeman probeert in haar blog enigszins te beargumenteren dat dit niet altijd fout is om mappen te gebruiken, wel is het een hele mooie opmerking die direct de werkwijze van SharePoint, zoals deze door Microsoft bedoeld wordt, aangeeft. Microsoft geeft zelf aan eigenlijk geen gebruik te maken van de (ouderwetse) mappen, maar juist van de vele mogelijkheden van het platform zelf. Natuurlijk, op dit moment wordt er binnen veel organisaties niets anders gebruikt, dus waarom zou je daar vanaf stappen? In deze blog ga ik deze vraag niet beantwoorden, wel wil ik benadrukken dat het belangrijk is om een werkwijze te bepalen én deze te communiceren met je collega’s die deze moeten gaan gebruiken.

Wees hier duidelijk in en beargumenteer ook waarom er voor deze (nieuwe) werkwijze gekozen is. Hoe eerder de medewerkers dit begrijpen, hoe eerder ze ook de nieuwe werkwijze gaan gebruiken én hier wellicht ook over mee denken.

Meer informatie over het gebruik van metadata ten opzichte van mappen is te vinden op de blogs van John Stover en Margriet Bruggeman:

[listdot]

[/listdot]

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie