SharePoint

Een Scrum Sprint trekken met SharePoint

24 september 2014

Dit is het derde en laatste deel in de blogs over “Zó zet je SharePoint (Online) in voor je Scrum initiatieven!” Het laat zien hoe een Scrum Team haar in SharePoint (Online) gemaakte site kan inzetten gedurende een Sprint. De eerdere blogs gingen in op de redenen om SharePoint (Online) in te zetten voor een Scrum initiatief, en de het verrijken van een standaard Team Site tot een Scrum Site.

Maandag

Sprint Planning

Het gehele Scrum team overlegt over de inhoud van de volgende Sprint te bepalen. Product Owner Gijs begint met het communiceren van het gewenste doel van de Sprint aan de hand van de takenlijst Sprints. Vervolgens toont hij de User Stories die hij graag gerealiseerd wil hebben tijdens de komende Sprint. Deze takenlijst is gesorteerd op prioriteit. Per User Story vult het Delivery Team in wat de verwachte tijdsbesteding is. Het Delivery Team houdt in de gaten dat de totale verwachte tijdsbesteding niet uitkomt boven hun capaciteit. De Sprint wordt toegewezen aan Gijs. De Sprint staat nu als taak in zijn takenlijst.

Afhandelen User Story

Na de Sprint Planning begint het Delivery Team met de realisatie van de User Stories. Teamlid Bastiaan navigeert naar de Scrum site en eigent zich de User Story ‘Installeer tweede scanstation in Rotterdam’ toe door zijn naam in te vullen bij ‘Toegewezen’ aan en de ‘Scrumstatus’ op ‘Onderhanden’ te zetten. De User Story staat nu als taak in zijn takenlijst. Tijdens de uitvoering komt Bastiaan tot de conclusie dat de benodigde scan software nog niet beschikbaar is. Hij navigeert naar de Scrum site, opent de lijst Blokkades en voert een nieuwe Blokkade in. De Blokkade is gekoppeld aan de User Story en wordt automatisch toegewezen aan Scrum Master Gerard. De Blokkade staat nu als taak in zijn takenlijst.

Verbetering werkwijze

Ook Teamlid Richard heeft zich een User Story toegeëigend. Hij moet een User Story testen. Tijdens de uitvoering komt hij tot de ontdekking dat het testen sneller zou gaan als er een test tool zou zijn. Het Testverslag wordt in de Documentbibliotheek geplaatst. Na de succesvolle afronding van de tests vult hij zijn ‘Werkelijke tijd’ in en zet hij de ‘Scrumstatus’ op ‘Done’. Daarna maakt hij een nieuwe User Story van het ‘Type’ ‘Procedure’. De ‘Scrumstatus’ staat automatisch op ‘Nieuw’.

Dinsdag

Daily Standup

De dag begint met overleg over de voortgang van de Sprint. Scrum Master Gerard navigeert naar de Scrum site en opent de Sprint Backlog pagina. Hier wordt een op ‘Scrumstatus’ gesorteerd overzicht getoond van alle Backlog items van de actuele Sprint.

ScrumMetSPDeel3_02

Kort licht ieder teamlid zijn werkzaamheden toe. Ook wordt aandacht besteed aan de Sprint Burndown om de voortgang van de Sprint te beoordelen. Waar van toepassing kunnen User Stories worden afgevoerd of juist worden toegevoegd aan de Sprint. Scrum Master Gerard houdt in OneNote een verslag bij (van de vervolgafspraken) van de Standup.

Geven Feedback

Op maandagochtend wordt een nieuwe versie van de digitale postkamer in gebruik genomen. Dinsdag stuit Gebruikster Ingrid op een probleem bij het registreren van inkomende poststukken uit het buitenland problemen oplevert: het is niet mogelijk om het adres volledig vast te leggen.

Ingrid gaat naar de SharePoint feedback pagina en vult een User Story in van het type ‘Feedback’ waarin zij het probleem uitlegt. Zij voegt een screenshot toe als ‘Bijlage’. De ‘Scrumstatus’ staat automatisch op ‘Nieuw’.

Blokkades oplossen

Scrum Master Gerard opent zijn Taken overzicht in SharePoint en ziet een nieuwe Blokkade. Hij opent het item, bekijkt het probleem en gaat druk aan de slag om het op te lossen. ’s-Middags heeft hij de software geregeld en aan Teamlid Bastiaan beschikbaar laten stellen. Hij vult de ‘Werkelijke tijd’ in en zet de ‘Scrumstatus’ op ‘Voltooid’ waarna de taak uit zijn overzicht Taken verdwijnt.

Woensdag

Overleg met de Stakeholder over de voortgang

Stakeholder Daan heeft Product Owner Gijs uitgenodigd om te praten over de voortgang van het project en een uitbreiding van de functionaliteit van de digitale postkamer. Product Owner Gijs licht de voortgang toe aan de hand van de Scrum Status waarin een overzicht wordt gegeven van de Geschatte en Werkelijke uren en het aantal User Stories dat zich in de verschillende stadia bevind. Ook worden de Blokkades en hun status en Werkelijke tijd besproken.

Daan heeft al een lijst opgesteld met zijn eisen en wensen. Zij spreken af dat Gijs een extra Sprint zal opnemen in de Scrum, en dat een medewerker van Daan de eisen en wensen als User Stories zal vastleggen.

Vastleggen van de doelen van de komende Sprints

Na afloop van zijn gesprek met Stakeholder Daan navigeert Product Owner Gijs naar de Scrum Site en maakt een nieuw item aan in de takenlijst Sprints. De Stakeholders en de Scrum Team leden kunnen nu zien wat de bijgewerkte planning voor de komende tijd is.

Nieuwe eisen en wensen vastleggen

De medewerker Bobby van Stakeholder Daan navigeert naar de SharePoint feedback pagina en vult voor iedere behoefte een User Story in van het type ‘Behoefte’. Hij voegt waar van toepassing een document of screenshot toe als ‘Bijlage’. De ‘Scrumstatus’ staat automatisch op ‘Nieuw’.

Donderdag

Beoordelen nieuwe User Stories

Iedere donderdag beoordeelt Product Owner Gijs de nieuwe User Stories. Hij navigeert daartoe naar het User Story overzicht dat is gefilterd op items met de ‘Scrumstatus’ Nieuw en het ‘Type’ Behoefte, Feedback of Procedure. Waar nodig neemt hij (via Lync) contact op met de maker of contactpersoon van de User Story. Hij past de ‘Scrumstatus’ aan naar ‘Geannuleerd’ of ‘Geaccepteerd’ of ‘Gepland’ en voorziet ieder item van een Waarde, een Prioriteit en een Opmerking (bijvoorbeeld dat een User Story is Geannuleerd omdat vijf gebruikers dezelfde User Story hebben ingediend). De Geaccepteerde en Geplande User Stories komen in aanmerking voor nadere uitwerking.

Uitwerken belangrijke / urgente User Stories

In iedere Sprint wordt ruimte vrijgemaakt om de meest belangrijke / meest urgente User Stories zodanig te beschrijven dat zij volgens Stakeholders, Product Owner en Delivery team voldoende zijn beschreven om te kunnen worden gerealiseerd. Als dat het geval is dan krijgt zo’n User Story de Scrumstatus ‘Ready’.

Vrijdag

Sprint Review

Product Owner Gijs presenteert de resultaten van de Sprint aan de Stakeholders (inclusief een selectie van de gebruikers). Hij gebruik hiervoor de overzichtspagina met de beschrijving van de actuele Sprint en de bijbehorende User Stories en hun status. Vervolgens licht het Scrum team de Sprint resultaten toe via een demonstratie. De Stakeholders en gebruikers kunnen feedback geven. Scrum Master Gerard maakt een verslag in OneNote op de Scrum Site.

ScrumMetSPDeel3_03

In het tweede deel van de Sprint Review krijgen de Stakeholders en Gebruikers de gelegenheid nieuwe eisen en wensen te bespreken met het team om de waarde te optimaliseren. Ook hier wordt de lijst User Stories gebruikt en wordt door Product Owner Gijs voor de items met de grootste waarde het veld ‘Sprint’ gevuld met de waarde van de volgende Sprint.

Scrum Master Gerard plaatst de belangrijkste informatie over het succes in een Nieuwsfeed op de startpagina van de Scrum Site.

Sprint Retrospective

Scrum Master Gerard bespreekt met de rest van het Scrum Team de manier waarop de afgelopen Sprint tot stand is gekomen: wat ging er goed en wat kan er beter? Er is onder andere aandacht voor de Sprint Burndown, de afwijkingen tussen de ‘Geschatte uren’ en de ‘Werkelijke uren’ van de User Stories, de Blokkades, nieuwe User Stories van het type “Procedure’ en niet afgeronde User Stories. Scrum Master Gerard maakt een verslag in OneNote op de Scrum Site.

Na afloop van de Retrospective zet Product Owner Gijs de ‘Scrumstatus’ van de actuele Sprint op ‘Done’. De taak verdwijnt nu uit zijn takenoverzicht.

Scrum Master Gerard plaatst de belangrijkste informatie in de Nieuwsfeed op de startpagina van de Scrum Site.

Invoering van de nieuwe functionaliteit.

De Sprint was volgens Product Owner en Stakeholders een succes en bevat genoeg nieuwe functionaliteit om in productie te nemen.

Wie de blogs nog eens op zijn gemak wil doorlezen en/of doorsturen naar een collega kan deze hier als PDF downloaden: http://www.motion10.nl/wij-delen-onze-kennis/whitepapers

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Richard Fransen 24 september 2014 at 10:55

    Ook aan de slag met SCRUM? De gratis MOTION10 OFFICE 365 SCRUMBOARD kan hier worden aangevraagd: http://www.motion10.nl/office365
    En via die link is ook het boekje “Office 365 strategisch inzetten” aan te vragen.

  • Plaats een reactie