SharePoint

SharePoint’s bouwstenen voor Scrum

17 september 2014

Dit tweede artikel – in een serie van drie – bespreekt hoe je met (bijna alleen) standaard SharePoint functies een samenwerkingsomgeving kunt opzetten voor een Scrum Team en haar Stakeholders. Het vorige artikel besprak de redenen waarom je SharePoint zou willen gebruiken i.p.v. andere tools. Het volgende artikel beschrijft hoe een Scrum Team de SharePoint Scrum Site zou kunnen gebruiken gedurende een Sprint.

1. Scrum: een eenvoudige structuur

Scrum kent een eenvoudige structuur waarbij personen in vier rollen zijn betrokken: de Stakeholders, de Product Owner, de Scrum Master en de leden van het Delivery[1] Team. In de meest simpele vorm omvat het Scrum Team één Product Owner, één Scrum Master en één Delivery Team.

De betrokkenen werken samen aan één of meer van de volgende activiteiten: Scrum, Sprint, Sprint Planning, Delivery Periode, Daily Scrum, Sprint Review en Sprint Retrospective. Tijdens deze activiteiten wordt het scrum proces gemanaged met de volgende artefacten: de Product Backlog, de Sprint, de Sprint Backlog, het Scrum Board, de Sprint Burndown, de Blokkades en Scrum Documenten (zoals de Definitions of Ready en Done).

De onderstaande figuur brengt de bouwstenen van scrum voor een individueel team samen in een processchema:

DailyStandup

1.1 Scrum behoeften

Aan iedere rol zijn een aantal verantwoordelijkheden en daarmee taken gekoppeld. Bij toepassing voor één Delivery Team kunnen deze worden vertaald naar de onderstaande verzameling behoeften.

Als Wil ik
Stakeholder Eenvoudig nieuwe eisen en wensen (lees: Backlog items) bij de Product Owner kunnen indienen.
Stakeholder Dat de behoeften met de meeste waarde worden gerealiseerd.
Stakeholder Direct inzicht hebben in de status van (‘mijn’) Backlog items en in de voortgang van het proces.
Product Owner De behoeften, bugs, procesverbeteringen, etc. kunnen vastleggen, beheren en communiceren in de Backlog.
Product Owner Sprints kunnen vastleggen, communiceren en beheren, waarin ik doel, begindatum en einddatum vastleg en aangeef welke items van de Backlog ik wil opnemen / zijn opgenomen in een Sprint.
Product Owner De voortgang door het Delivery Team van de uitvoering van een Sprint kunnen volgen. Loopt het Delivery Team op schema?
Product Owner Verslag kunnen uitbrengen over de (waarde van de) Backlog en Sprint (resultaten) aan de Stakeholders.
Lid van het Delivery Team Items van de Sprint Backlog kunnen claimen en het Scrum team over de voortgang van afhandeling informeren.
Lid van het Delivery Team Eenvoudig Blokkades kunnen registreren die de afhandeling van een of meer Backlog Item verhinderen of vertragen.
Lid van het Delivery Team Een inschatting kunnen geven van de benodigde en gerealiseerde afhandeltijd voor een Backlog item.
Scrum Master Dat alle leden van het Scrum Team een accuraat, volledig en up-to-date inzicht hebben in voor hen belangrijke informatie over het scrum proces.
Scrum Master Op een efficiënte manier de afhandeling van Blokkades kunnen registreren en het Scrum team over de voortgang van afhandeling informeren.
Scrum Master De Definitions of Ready en Done worden vastgelegd en beheerd.
Scrum Master Best practices worden vastgelegd en voor de betrokkenen zichtbaar zijn.
Scrum Master Dat iedereen op de hoogte kan blijven van verslagen en afspraken.
Lid van het Scrum Team Documenten en bestanden kunnen vastleggen en beheren en deze koppelen aan Backlog Items en Sprints.
Lid van het Scrum Team Direct kunnen communiceren met de betrokkenen indien ik behoefte heb aan extra informatie.

2.) Dit biedt SharePoint (Online)

SharePoint (Online) bevat een aantal standaard bouwstenen waarmee een Scrum Team op een praktische wijze invulling kan geven aan haar behoeften. Zo’n Scrum Site kan worden ingericht op basis van een standaard Team Site. Zodra een Team Site beschikbaar is, kan deze als volgt worden verrijkt tot een Scrum Site.

2.1         Werken met (Taken)lijsten

SharePoint biedt standaard (taken)lijsten[1] die eenvoudig zijn aan te passen op de behoeften van een scrum initiatief. In een Scrum Site worden meerdere (taken)lijsten opgenomen.

2.1.1        Product Backlog

Deze takenlijst wordt gebruikt om de Backlogitems te beschrijven / beheren en de voortgang te bewaken. Voor iedere behoefte, bug, document of verbetervoorstel wordt een taak gemaakt die in eerste instantie aan de Product Owner wordt toegewezen. De Product Owner beoordeelt de items en geeft ze vrij voor het maken van een realisatie inschatting door het Delivery Team tijdens een uitwerking sessie. De Product Owner beoordeelt de items periodiek en plaatst ze desgewenst op een Sprint als kandidaat voor uitvoering. Tijdens de Sprint Planning wordt besloten welke items daadwerkelijk worden opgepakt. Ieder lid van een Delivery Team kan zich een item voor realisatie toe-eigenen en weer terug zetten in de Sprint lijst.

De Product Owner is eigenaar van de takenlijst, de overige leden van het Scrum Team en de Stakeholders hebben bijdrage rechten. Versiebeheer staat aan om achteraf de opvolging van een Backlog item te kunnen volgen en daar lering uit te trekken. De takenlijst wordt gebruikt tijdens alle overlegmomenten, maar ook tijdens de backlog refinement sessies.

De volgende velden zijn relevant: Id; Als; Wil ik (= Titel); Zodat ik; Ik ben tevreden als; Contactpersoon; User Story categorie; Contactpersoon; MoSCoW Waarde; Prioriteit; Geschatte uren; Werkelijke uren; Scrum status; Sprint; Begindatum; Einddatum; Toegewezen aan; Commentaar.

Een takenlijst onderscheidt zich van een ‘gewone’ lijst doordat het de velden “Toegewezen aan” en “Einddatum” bevat en de items op een takenlijst worden getoond in het Takenoverzicht op de Nieuwsfeed pagina van de gebruiker.

ScrumMetSPDeel2_02

Een scrum traject kan langere tijd duren en dus zal de Product Backlog een groot aantal items omvatten. In dat geval is het verstandig om de gebruiker informatie op maat te presenteren door gebruik te maken van de Weergave functies van SharePoint. Door het toepassen van filters, groepering, telling en sortering op de (taken)lijsten wordt information overload voorkomen.

De Weergave Alle taken wordt aangepast – zie bovenstaande figuur – terwijl de overige weergaven geen aanpassing behoeven.

2.1.2        Sprints

Deze takenlijst wordt gebruikt om de periodieke Sprints en hun inhoud te beschrijven en de planning en voortgang van een Sprint te bewaken. Voor iedere Sprint wordt een taak gemaakt die wordt toegewezen aan de Product Owner. De Product Owner koppelt Backlog items aan een Sprint om die voor te dragen voor afhandeling door het Delivery Team.

De Product Owner is eigenaar van de takenlijst, de overige leden van het Scrum Team en de Stakeholders hebben leesrechten. Versiebeheer staat aan om achteraf de opvolging van een Sprint te kunnen volgen en daar lering uit te trekken. De takenlijst wordt gebruikt tijdens alle overlegmomenten.

De volgende velden zijn relevant: Id; Sprint (=Titel); Sprintdoel; Begindatum; Einddatum; Toegewezen aan; Taakstatus. Om de gebruikers een visueel inzicht te geven worden de Sprints ook op een Tijdlijn getoond. De items op de takenlijst worden gesorteerd op oplopende einddatum.

ScrumMetSPDeel2_03

De standaard weergave Alle Taken wordt aangepast – zie bovenstaande figuur. De overige standaard Weergaves – Aanstaand, Agenda, Mijn Taken, Vertraagde taken, Voltooid, Gantt-Diagram – behoeven geen aanpassing.

2.1.3        Blokkades

Deze takenlijst wordt gebruikt om blokkades te registreren en de voortgang van hun afhandeling te bewaken. Voor iedere Blokkade wordt een taak gemaakt die wordt toegewezen aan de Scrum Master. Een Blokkade heeft betrekking op één of meer Backlog Items.

De Scrum Master is eigenaar van de takenlijst, maar de overige leden van het Scrum Team kunnen items op de lijst plaatsen. De Stakeholders hebben leesrechten. Versiebeheer staat aan om achteraf de opvolging van een taak te kunnen volgen en daar lering uit te trekken. De takenlijst wordt gebruikt tijdens de Daily Stand-up en de Retrospective overlegmomenten.

De volgende velden zijn relevant: Id; Blokkade (=Titel); Beschrijving; Prioriteit; Begindatum; Toegewezen aan; Einddatum; Taakstatus; Werkelijke uren, Betreft User Story, Opmerkingen. De lijst wordt gegroepeerd op het veld Taakstatus. Om de belanghebbenden inzicht te geven in de geleverde inspanningen wordt er een teller gezet op het veld Blokkade en een optelling op het veld Werkelijke hoeveelheid werk. De standaard Weergave Alle Taken wordt aangepast, zie onderstaande figuur. De overige standaard Weergaves behoeven geen aanpassing.

ScrumMetSPDeel2_04

2.1.4        Backlog item status

Deze reguliere lijst wordt gebruikt om de statussen van Backlog items te benoemen en beschrijven. De Product Owner is Eigenaar, de andere Scrum Team leden en de Stakeholders hebben leesrechten. De volgende velden zijn relevant: Titel; Beschrijving. De status waarden zijn: Nieuw; Geaccepteerd; Gepland; Ready; To Do; In Progress; Verify; Done; Geannuleerd.

ScrumMetSPDeel2_05

2.2         Werken met Documenten

2.2.1        Documenten

Een bibliotheek Documenten wordt gebruikt om de relevante resultaat documenten vast te leggen en te beheren. Ook algemene scrum documenten, zoals de Definition of Ready en de Definition of Done, kunnen hier worden beheerd. Een Document is te koppelen aan één of meer Sprints.

De Product Owner is eigenaar van de bibliotheek, de overige Scrum Team leden hebben bijdrage rechten, de Stakeholders hebben leesrechten. Versiebeheer op twee niveaus staat aan.

De volgende velden zijn relevant: Naam; Titel; Ondernemingstrefwoorden; Sprint. Er is één weergave die ook de volgende systeemvelden toont: Icoon; Versie; Gewijzigd; Gewijzigd door; Sprint en Uitgecheckt naar.

ScrumMetSPDeel2_06

2.2.2        OneNote

OneNote leent zich uitstekend voor het opstellen en delen van aantekeningen en verslagen tijdens de verschillende overleggen.

ScrumMetSPDeel2_07

2.3         Het Dashboard

De startpagina van de Scrum Site geeft ieder lid van het Scrum Team en iedere Stakeholder snel een overzicht van de belangrijkste actuele informatie. Bovendien kan een gebruiker vanaf de startpagina snel doorklikken naar relevante details.

2.3.1        Scrumboard

Het Scrumboard – zie de volgende figuur – geeft iedere gebruiker een actueel inzicht in de nog niet afgeronde en aanstaande Sprints. Door het selecteren van een Sprint worden de bijbehorende Backlog items en de Sprint Burndown getoond. Binnen de Weergave van de Backlogitems kan de gebruiker filters toepassen, bijvoorbeeld om zijn eigen items te zien of om beter inzicht te krijgen in een bepaald type item.

Het Scrumboard is een essentieel hulpmiddel tijdens ieder van de overlegmomenten. Een Sprint ‘verdwijnt’ pas uit het overzicht als de status op Voltooid of Gecanceld is gezet.

ScrumMetSPDeel2_08

Voor de Daily Standup overleggen kan de onderstaande weergave worden gebruikt. De onderstaande weergave is gemaakt door gebruik te maken van een custom master page.

ScrumMetSPDeel2_09

2.3.2        Status Backlog

Via een apart webpart worden de gebruikers van de Scrum Site geïnformeerd over de voortgang van de scrum. De webpart toont een overzicht van het aantal backlog items gegroepeerd naar status en het totale aantal geschatte en werkelijk bestede uren. Er kan worden ingezoomd op details in een apart scherm. Een tweede webpart kan worden gebruikt om via Excel Services de actuele Sprint Burndown weer te geven. Een mooiere opzet is te realiseren met Power BI.

ScrumMetSPDeel2_10a    ScrumMetSPDeel2_10b

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4         De juiste toegangsrechten

Om de betrokkenen van de juiste rechten te voorzien worden de volgende standaard SharePoint groepen geconfigureerd op de SharePoint Site en de onderliggende bibliotheek en (taken)lijsten:

  • Eigenaar van XXX
  • Bijdrager van XXX
  • Bezoeker van XXX

XXX staat voor de naam van de site dan wel (taken)lijst of bibliotheek. De SharePoint groep kan worden gevuld met individuele gebruikers of – aanbevolen – met Active Directory security groepen.

Ook de Stakeholders kunnen zo toegang worden gegeven tot de Scrum Site, zodat ze bijvoorbeeld zelf nieuwe User Stories kunnen indienen of de voortgang kunnen volgen.

2.5         Overige SharePoint functies

De geschiktheid van SharePoint als hulpmiddel voor scrum initiatieven gaat verder dan enkel het tonen en werken met (taken)lijsten en bibliotheken aan geautoriseerde gebruikers. SharePoint biedt onder meer functies voor:

  • Zoeken en vinden
  • Communicatie
  • Integraal taakbeheer
  • Compliance en Governance

2.5.1        Zoeken en vinden

SharePoint biedt een uiterst krachtige zoekmachine om – aan de hand van tekstfragmenten en/of trefwoorden – snel de gewenste informatie vinden over het scrum traject. Zoekresultaten worden overzichtelijk gepresenteerd en bieden doorklik mogelijkheden tot raadpleging of directe acties.

2.5.2        Communicatie

SharePoint biedt een aantal standaard functies om de communicatie tussen de leden van een Scrum Team en tussen de Stakeholders en het Scrum Team te vereenvoudigen. Voorbeelden zijn de functies Waarschuwingen, Volgen en Delen. Als de organisatie ook gebruikt maakt van Lync of Office 365 nemen de communicatie mogelijkheden nog verder toe door de Aanwezigheid indicatie en de Chat functie.

2.5.3        Integraal taakbeheer

Een scrum team lid zal nooit enkel en alleen werken met scrum taken. Ook vanuit andere projecten, teams zullen taken worden toegewezen en bovendien heeft een teamlid ook zijn persoonlijke taken. SharePoint zorgt er voor dat de gebruiker een totaal overzicht kan houden doordat SharePoint de gebruiker – via de Newsfeed – één totaaloverzicht geeft met daarin al zijn (openstaande) taken op alle takenlijsten waarin hij participeert. Bovendien biedt SharePoint de mogelijkheid tot synchronisatie van de takenlijsten in SharePoint met takenlijsten in Microsoft Outlook. Of de gebruiker nu werkt in SharePoint of Outlook, hij heeft steeds een up-to-date totaaloverzicht.

2.5.4        Compliance en Governance

Het werken volgens vooraf bepaalde spelregels en het achteraf kunnen aantonen dat aan interne en externe regelgeving is voldaan wordt steeds belangrijker. SharePoint biedt uitstekende functies om in deze behoeften te voorzien via de functies voor informatie life cycle management. De Scrum Site kan eenvoudig worden ingericht om ook aan de compliance en governance behoeften te conformeren.

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Richard Fransen 17 september 2014 at 08:45

    De gratis MOTION10 OFFICE 365 SCRUMBOARD kan hier worden aangevraagd: http://www.motion10.nl/office365
    En dan kunt u meteen het boekje “Office 365 strategisch inzetten” aanvragen. 😉

  • Plaats een reactie