SharePoint

Vijf redenen om SharePoint (Online) in te zetten voor scrum

3 september 2014

Dit is het eerste in een serie van drie artikelen over SharePoint (Online) en Scrum. Het idee hiervoor is ontstaan tijdens de dagelijkse scrum praktijk met een scrumboard met dwarrelende ‘geeltjes’ en teamleden die af en toe moesten inbellen. Als Scrum Master bij Motion10 had ik te maken met een Scrum Team dat efficiënt moest gaan samenwerken en dat voor een deel ook nog niet zo bekend was met de nieuwste SharePoint versie. Het idee om SharePoint te implementeren via de Scrum methodiek, dat hadden we al. Maar om SharePoint te gebruiken om het Scrum team efficiënter te laten samenwerken en communiceren via SharePoint, dat was nieuw. Ook na wat Bingen en Googelen vond ik daar bitter weinig over. Genoeg software pakketjes, maar vrijwel niets over SharePoint. Tijd dus om een wiel uit te vinden en daar een artikel over te schrijven.

Dit eerste artikel bespreekt waarom SharePoint (Online) een goed hulpmiddel is voor scrum initiatieven. Het volgende artikel gaat in op de bouwstenen die SharePoint biedt om een Scrum Site in te richten. Tot slot een artikel over hoe een scrumteam hun SharePoint (Online ) scrumsite kan gebruiken bij hun dagelijkse werk.

 

Scrum: in teamverband, snel resultaten opleveren

Het in teamverband snel opleveren van resultaten in een dynamisch en complex speelveld wordt steeds belangrijker om succesvol te zijn en te blijven. Dit geldt voor zowel een software project, een collegeprogramma, de ontwikkeling van een product (portfolio), een marketing programma, de dagelijkse bedrijfsvoering als een onderwijsproject.

 

Scrum[1] heeft vooral de laatste jaren sterk aan populariteit gewonnen als effectief hulpmiddel in bovenstaande situaties. Sneller leveren, weinig overhead, beter omgaan met voortschrijdende inzichten, hogere kwaliteit, meer waarde leveren aan de ‘klanten’ voor hetzelfde geld; het zijn slechts enkele van de voordelen van Scrum ten opzichte van traditionele waterval methoden.

Scrum is een Agile aanpak die kan worden ingezet om in teamverband doelen te realiseren.

Een scrum team is multidisciplinair en communiceert intensief met de stakeholders binnen of buiten de organisatie. De hoge mate van autonomie, de kort cyclische en iteratieve werkwijze en de continue productiviteit verbetering zorgen voor een effectief werkproces. Meer weten over scrum? Zie www.scrum.org.

 

Dwarrelende geeltjes – en de best practices dwarrelen mee

Scrum kun je als een papieren exercitie toepassen door te werken met een whiteboard en een verzameling ‘geeltjes’. Absoluut snel en handig om tijdens brown-paper sessies om de User Stories op tafel te krijgen en te groeperen.

Vijf redenen om SharePoint (Online) in te zetten voor scrum1

 

 

 

 

 

 

 

Maar deze fysieke werkwijze kent ook haar beperkingen, de scrum master voelt zich al snel Klein Duimpje als hij een whiteboard met dwarrelende geeltjes achter zich aantrekt naar een volgend overleg. Dat gedoe met papier heeft ook andere beperkingen, zoals het monitoren van de voortgang, het werken met development teams op meerdere locaties, het borgen van opgedane kennis en het coördineren van een aantal al dan niet onderling afhankelijke scrum initiatieven in een organisatie.

In een wereld waarin het tijd- en locatie onafhankelijk raadplegen van, delen van en samenwerken aan informatie steeds gewoner wordt, ligt het echter voor de hand om ook scrum op een digitale manier te organiseren.

 

Vijf redenen om SharePoint te gebruiken voor uw scrum initiatief

In de markt zijn al een aantal specifieke ‘scrum’ softwaretoepassingen beschikbaar. Daar zitten goede – zoals Team Foundation Server (TFS) – en minder goede producten tussen, maar als je SharePoint (Online) gaat implementeren ligt het toch voor de hand om dat toe te gaan passen?!

De functionele redenen:

[bulletlist]

  1. SharePoint bevat alle bouwstenen – agenda’s, lijsten, taken, waarschuwingen, etc. – die nodig zijn om een scrum initiatief te ondersteunen. Gebruikers hoeven geen nieuwe software te leren en te beheren. De organisatie – gebruikers zowel als beheerders – hoeft dus geen aanvullende software pakketten aan te schaffen, te gebruiken en te ondersteunen.
  2. SharePoint is breed inzetbaar en schaalbaar. Het kan worden ingezet voor software en niet-software scrum initiatieven. Bovendien ondersteunt het scrum voor afzonderlijke teams zowel als organisatie breed toegepaste programma’s bestaande uit meerdere scrum teams en locaties.
  3. SharePoint biedt een gebruiker een totaaloverzicht van alle taken. Dat maakt het de scrum team leden gemakkelijker om hun activiteiten te managen.
  4. SharePoint ondersteunt talloze devices, van touch screens, via laptops en tablets tot smartphones. Dat vergemakkelijkt de zo belangrijke communicatie.
  5. SharePoint ondersteunt een autorisatiestructuur, versiebeheer en andere functies om compliant te werken en verantwoording te kunnen afleggen.

[/bulletlist]

 

Tot slot: Practise what you preach!

De voordelen zijn niet alleen functioneel van aard. Voor SharePoint is betaald, voor die andere producten moet opnieuw geïnvesteerd worden in software en/of training.

Wellicht het belangrijkste argument – ook in het kader van adoptie door de gebruikers – door SharePoint te gebruiken laat het scrum team zien hoe het effectief en efficiënt samenwerkt en communiceert – onderling en met de stakeholders!

 

Volgend artikel – De SharePoint (Online) bouwstenen voor scrum

SharePoint (Online) kent diverse sjablonen om een teamsite in te richten, maar kent geen standaard scrum sjabloon. Het volgende artikel gaat in op het inrichten van scrum met behulp van SharePoint voor één scrum team. Hierbij wordt aandacht besteed aan zowel de behoeften van het team en de stakeholders als de mogelijkheden van SharePoint (online).

You Might Also Like

3 reacties

  • avatar
    Reply Willem 8 september 2014 at 12:02

    Mooi artikel, wanneer de volgende post mbt inrichting van Scrum in SPO verwachten?

    • avatar
      Reply Richard Fransen 12 september 2014 at 15:37

      Hallo Willem,
      Ik heb de volgende twee delen ingediend bij de redactie van SPCNL. Het is aan hen om te bepalen wanneer deze geplaatst worden.
      Vriendelijke groet,
      Richard

      • avatar
        Reply Jasper Oosterveld 13 september 2014 at 09:54

        Hoi, als alles goed gaat dan aanstaande woensdag 🙂

        Gr.

        Jasper

    Plaats een reactie