Office 365 SharePoint

De Mobiele Wereld

3 december 2014

De manier waarop we werken is veranderd. Enerzijds tijd en locatie, maar ook het type device waarop we werken. We verwachten dat we onze eigen smartphone en/of tablet pc’s ook voor zakelijke doeleinden (BYOD) kunnen gebruiken. Deze manier van werken en het gebruik van mobiele apparaten biedt grote voordelen, maar brengt ook nieuwe uitdagingen mee voor het bedrijfsleven.

Wat zijn deze uitdagingen en welke oplossingen worden er vanuit de IT-organisatie aangeboden om mobiel te kunnen werken?

Wat is mobiel werken?

Plaats- en tijdonafhankelijk werken en Het Nieuwe Werken zijn al tijden geen nieuwe begrippen meer. Steeds meer organisaties bieden hun medewerkers dan ook mogelijkheden om thuis, of in ieder geval buiten de muren van kantoor, hun werk te kunnen doen.

Mobiel werken betekent in de bovenstaande context dat je altijd en overal je werk moet kunnen doen, op een flexibele werkplek, via elk willekeurig communicatie hulpmiddel zoals bijvoorbeeld een smartphone of laptop.

Uitdagingen mobiel werken

Vanuit de IT-organisatie levert het mobiel werken scenario echter een aantal uitdagingen op. Hieronder een selectie van deze uitdagingen die we bij onze klanten zijn tegengekomen:

  • Hoe zorg ik ervoor dat mijn intranet of business applicatie(s) overal en 24/7 door de medewerker te bereiken is?
  • Hoe zorg ik ervoor dat mijn intranet of business applicatie(s) op elk type apparaat goed wordt weergegeven op een gebruiksvriendelijke manier?
  • Moet ik voor mijn intranet en business applicatie(s) altijd een mobiele variant / app ontwikkelen?
  • Wat gebeurt er met de toegang tot bedrijfsgevoelige informatie wanneer de medewerker de organisatie verlaat?

 

Hieronder deel ik een aantal ervaringen die wij hebben opgedaan bij het realiseren van een mobiel werken scenario bij een van onze klanten:

Cloud oplossingen

Hoe zorg ik ervoor dat mijn intranet of business applicatie(s) overal en 24/7 door de medewerker te bereiken is?

Microsoft Office 365 en Azure bieden online oplossingen voor onder andere e-mail, chat– en intranet toepassingen. Ontwikkel en beheer bijvoorbeeld je business applicatie op Azure in plaats van je op eigen Servers.

Deze Cloud-oplossingen sluiten goed aan op het mobiel werken scenario omdat deze 24/7 beschikbaar zijn tegen een Service Level Agreement (SLA) van 99,9%. Binnen de eigen IT organisatie zijn dit soort percentages qua uptime/beschikbaarheid van applicaties moeilijk te evenaren. Ook worden de online diensten op verschillende geografische plekken in de wereld gehost, dit om de toegangstijd tot de applicatie te verkleinen en de snelheid te verhogen.

Bring your own device (BYOD)

Hoe zorg ik ervoor dat mijn intranet of business applicatie(s) op elk type apparaat goed en op een gebruiksvriendelijke manier wordt weergegeven ?

Om het BYOD scenario ook binnen je organisatie te kunnen ondersteunen krijg je te maken met elk populair besturingssysteem, bijvoorbeeld voor iOS (Apple), Android (Google) of Windows Phone (Microsoft). Buiten de mobiele telefoon zul je tevens ondersteuning willen bieden op tablets en phablets.

Onlangs is er voor de iPad/iPhone en Android devices een aantal zakelijke Office apps beschikbaar gekomen ter ondersteuning voor de online diensten van Office 365. Microsoft investeert dus niet alleen in haar eigen platform. Dit heeft als positief resultaat dat steeds meer mobiele apparaten al standaard de beschikking hebben van de zakelijke apps van Microsoft die samenwerken met Office 365. Zo kun je op de iPad gebruik maken van Office 2013 om bijvoorbeeld in de trein documenten te muteren en tevens je mail lezen op een Nexus via de Outlook app.

Mobiele wereld1 goed

 

 

 

 

 

Eigen Business apps

Voor veel mobiele apparaten kunnen tegenwoordig eigen maatwerk apps ontwikkeld en aangeboden worden in een online winkel/appstore constructie. De eindgebruiker kiest zelf welke app deze wilt hebben en installeert deze op zijn of haar apparaat.

Om het BYOD scenario ook binnen je organisatie te kunnen ondersteunen zul je vaak verschillende versies van jouw intranet of business applicaties moeten maken voor elk populair besturingssysteem.

Buiten de voordelen van een ontwikkelde app zoals een rijke gebruikersbeleving en –interactie (alle vertrouwde knoppen, besturing van je eigen device) kan het kosten– en tijd technisch ook een overweging zijn om responsive web design voor je intranet toe te passen:

Responsive web design

De gebruikerservaring wordt geoptimaliseerd doordat de website zich aanpast aan het apparaat. Dezelfde informatie (content) wordt getoond op een manier die afgestemd is op de ruimte die beschikbaar is in de browser. Maak je intranet dus ‘responsive’ zodat je eindgebruikers altijd een gebruiksvriendelijke weergave te zien krijgen.

 

Mobiele wereld banner goed

 

 

 

 

Eigen business app en/of responsive web design?

  • Ontwikkel een app als deze de gebruiker iets ‘extra’s’ (extra functionaliteiten of features) biedt dan de standaard functionaliteit op je intranet die ook via de computer te benaderen is. Dit motiveert de gebruiker om de app te installeren en er ook vaker mobiel gebruik van te maken.
  • Download en gebruik de Microsoft Office 365 apps i.p.v. de standaard apps op het mobiele apparaat. Deze bieden betere stabiliteit, meer functionaliteit en zijn ontworpen met een gebruiksvriendelijke interface als vertrekpunt.
  • Vul dit bovenstaande aan met responsive design, zodat je intranet en business applicaties op elk device goed gepresenteerd worden!

Informatiebeveiliging

Wat gebeurt er met de toegang tot bedrijfsgevoelige informatie wanneer de medewerker de organisatie verlaat?

Tegenwoordig mag je wel verwachten dat vrijwel alle mobiele apparaten aangesloten kunnen worden op internet via Wi-Fi. Buiten de voordelen zullen je collega’s zich ook bewust moeten worden over de risico’s, omdat de informatie/data zich niet alleen binnen de muren van kantoor bevindt.

Ontwikkel daarom een beleid voor mobiele devices en formuleer een aantal regels en richtlijnen over het gebruik van mobiele devices. Een voorbeeld daarvan is dat het apparaat altijd een wachtwoord bevat of dat documenten en e-mails alleen online mogen worden gelezen, en niet worden opgeslagen op het fysieke apparaat.

Een Mobiel Device Management (MDM) oplossing zoals Microsoft Intune en de ingebouwde mogelijkheden op Office 365 kunnen uitkomst bieden. Deze biedt de IT beheerorganisatie namelijk de volgende mogelijkheden:

  • Pas mobiele beleidsinstellingen toe, wanneer het apparaat wordt gestolen kun je het apparaat bijvoorbeeld op afstand blokkeren. Ook is het mogelijk om af te dwingen of de gebruiker een bestand op zijn of haar device kan opslaan.
  • Verwijder en ‘wipe’ bedrijfsgevoelige informatie wanneer de medewerker de organisatie verlaat, zonder de persoonlijke informatie zoals foto’s en filmpjes te verwijderen.
  • Beheer al je mobiele devices vanuit 1 centrale plek, bekijk rapportages omtrent het gebruik van alle devices binnen jouw organisatie.

 

Buiten de technische mogelijkheden is het dus ook erg belangrijk om de gevaren (lekken van data) die schuilen achter het gebruik van mobiele devices, aan de medewerkers te communiceren.

Take away’s mobiel werken

  • Gebruik Cloud-oplossingen zoals Microsoft Office 365 en/of Azure om je intranet of business applicatie 24/7 beschikbaar te stellen, onafhankelijk van de fysieke locatie van jouw medewerker.
  • Weet welke mobiele apparaten er binnen je organisatie worden gebruikt en ondersteun deze.
  • Maak een keuze of je investeert in responsive web design en/of een maatwerk app.
  • Maak je app extra relevant en aantrekkelijk, door content of functionaliteit aan te bieden die je intranet of applicatie niet biedt.
  • Stel een informatiebeveiligingsbeleid voor mobiele devices op voor jouw organisatie.

 

 

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie