Office 365

SharePoint Online en OneDrive for Business: wat laten we waar?

6 januari 2015

Organisaties en bedrijven komen er gemiddeld na zo’n twee jaar SharePoint achter dat vrijheid-blijheid voor de eindgebruikers niet automatisch tot zelfregulering en tevredenheid leidt. Ik heb er geen onderzoek naar gedaan hoor, maar in mijn adviespraktijk en cursussen hoor ik niet veel anders lijkt het wel. De weg naar governance, strakkere touwtjes, straffere site provisioning is dan vaak een weg terug van de vrijheden van de site eigenaars. Maar wel noodzaak, als je nog enig zicht wilt houden op een uitdijend landschap aan sites, bibliotheken en mapjes. Zo’n spaghetti wordt ook wel SharePoint sprawl genoemd. En daarin raken ‘die laatste versie’ en ‘dat besluit dat bewaard moest blijven’ hopeloos zoek. Als er al aandacht was voor archivering in die SharePoint installaties.

Het luchtige en lichte cloud-aureool rond Office 365 doet sommigen vermoeden dat zich daar een brave new world opent waar al deze problemen tot het verleden behoren. Maar helaas, ook in de cloud is zorgvuldige archivering om aan compliance vereisten te voldoen gewoon net zo nodig, net als hier beneden op aarde. Wat mij betreft betekent morgen met Office 365 aan de slag gaan, dus ook morgen gaan werken aan de vraag ’wat slaan we waar op?’.

Wie daar ook over hebben nagedacht zijn de consultants van Champion Solutions Group. In hun leerzame whitepaper ‘Best practices for What Files Do I Put Where?’ starten ze met de vooruitgang die Microsoft’s OneDrive for Business heeft gebracht voor persoonlijke opslag. De enterprise abonnementen van Office 365 komen nu met 1TB  (oeps: unlimited!) opslag per persoon in de zakelijke OneDrive cloud opslag. Dat is in een bedrijf van 1000 medewerkers een petabyte aan ruimte. OneDrive for Business is feitelijk een onderdeel van SharePoint Online, maar dan met persoonlijke toegang. De functionaliteiten van OneDrive for Business staan toe dat je gemakkelijk kun synchroniseren, dus overal online en offline bij je bestanden kunt. Je kan ook delen met anderen en samenwerken aan bestanden. Maar het is niet de plaats voor veilige archivering: wat je per ongeluk verwijdert, is weg. En de informatie kan niet met dezelfde veiligheidswaarborgen worden omgeven als in SharePoint Online in Office 365 wel mogelijk is: data loss protection, information rights management, recordsmanagement, audit trail, authenticatie, etc.

De whitepaper geeft met zijn ‘file management guide’ in tekst en duidelijke graphics aanwijzingen waar je wat hoort op te slaan. Document met mijzelf delen op verschillende devices? OneDrive! Versiebeheer functionaliteit? SharePoint! Documenten die governance/audittrail for compliance nodig hebben? SharePoint!

Het ziet er allemaal heel logisch en geordend uit. Op papier. Maar het mogelijk gevolg is wel dat de opslag en (beperkte mogelijkheden tot) samenwerking zich helemaal in OneDrive gaan afspelen. Met 1 TB ruimte per persoon zal de fileshare van weleer snel zijn vergeten. Voor de IT-manager wellicht een aantrekkelijk geprijsde oplossing, voor de recordsmanager een nieuw terrein met niet zo nieuwe kwesties om compliance te bevechten.

Save

You Might Also Like

1 reactie

Plaats een reactie