SharePoint

Van file server naar SharePoint – Deel 1

8 januari 2015

Een van de meest gestelde vragen door onze klanten: ‘Hoe krijg ik de fileserver in SharePoint?”. Waarom wil een organisatie dit? Met name omdat de fileserver in de loop van de jaren een uitdijend, oncontroleerbaar en opslagruimte vretend monster is geworden. Gebruikers maken eigen structuren met ‘mapjes’ die ze alleen zelf begrijpen. Documenten worden per e-mail rondgestuurd en opnieuw opgeslagen in de eigen mapjes op dezelfde fileserver.  Resultaat, iedereen werkt met zijn eigen mapjes al dan niet ingedeeld in afdelingen, maar in ieder geval met hoge muren eromheen. E-mail met bijlages vormen het middel om informatie ‘over de muurtjes’ te dumpen naar collega’s in andere afdelingen.Al met al, een heel herkenbaar probleem waar elke organisatie iets aan wil doen. En toen was er…  SharePoint!

Hoe moet het dan wel?

Ik geloof niet in het één op één migreren van een fileserver naar SharePoint. Dan moet de mappenstructuur op de fileserver al zo goed zijn dat deze direct naar SharePoint kan. Ik ben in mijn projecten een dergelijke fileserver nog niet tegengekomen. Leer van de in het verleden gemaakt fouten. Dus, ga niet weer dezelfde structuur als de fileserver in SharePoint aanleggen. Maar hoe moet het dan wel?

Regelmatig voer ik gesprekken met management die SharePoint willen inzetten in hun organisatie. Mijn eerste vraag is dan altijd, “Wat wilt u gaan doen met SharePoint”.  Antwoord, “Wij willen het samenwerken in onze organisatie bevorderen, en daar is SharePoint toch voor?” Goed antwoord, valt geen speld tussen te krijgen. Tweede vraag, ”Hoe denkt u dat dan te gaan doen”.  Dan wordt het meestal stil (en begin ik mijn verhaal).

Zie de ontstane puinhoop op de fileserver als een nieuwe kans. Een nieuwe kans om na te denken over een nieuwe structuur, die gemaakt gaat worden in SharePoint. Een structuur die vanuit de basis uitnodigt om samen te werken.

Kan dat? Ja, dit begint bij onze visie die de opslaggebieden voor de organisatie opnieuw vastlegt, in SharePoint. Daarbij wordt ook het Document Management platform in SharePoint optimaal benut. En laten we dit maar gelijk op tafel leggen: mapjes worden verboden. De gebruikers krijgen betere tools om documenten te organiseren.

In mijn volgende blog ga ik verder in op hoe u een structuur ontwerp, die uitnodigt tot samenwerken en die beter te beheren en onderhouden is.

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Rick 8 januari 2015 at 15:33

    Ik kijk uit naar het volgende deel 🙂

  • Plaats een reactie