SharePoint

Van file server naar SharePoint – Deel 2

15 januari 2015

Als we het over één ding snel eens zullen zijn is het dat de bestaande mappenstructuur op de fileserver niet voldoet. Ooit lang geleden is de fileserver structuur bedacht en opgezet. Welke hoofdmappen worden beheerd door IT, en waar wordt dit los gelaten naar de gebruikers. Onder welke drive-letters bieden we dit aan.

In de visie van dat moment paste het indelen van de mappen in een structuur gebaseerd op die van de organisatie. Dus vestigingen/locaties/afdelingen/gebruikers. Eigenlijk een perfecte afspiegeling van het organogram. En dat organogram, ook nu nog, is een waarheid. Ik ga daar dan ook nooit aan tornen. Dit is bedacht en vastgesteld door alle Cxx’s van de organisatie en dus zeker waar. Maar de vraag is, leidt dit dan tot samenwerken? Gaan collega’s op zoek naar elkaars informatie? Stimuleert dit het samenwerken tussen collega’s, over afdelingen heen?

Ga maar samenwerken!

De bedoeling van de fileserver was delen, delen van documenten. Vandaar de naam ‘Network Shares’. Maar kenden we het woord ‘DELEN’ al? Nee, vanuit onze afdelingen, de muurtjes daarom heen, en ook nog eens onderstreept door de indeling van de fileserver structuur was de verzuiling compleet. Iedere afdeling voor zich, heeft een ander wat nodig dan gooien we het over de muur.
Dit werd nog eens ondersteund door de mogelijkheid tot het plaatsen van RECHTEN. Want je mocht als gebruiker zo maar niet overal bij….. Een strikte toegang tot je eigen afdeling documenten.  Daar kon je bij, maar niet bij een andere afdeling. En als je daar nu eens wat van nodig had?

Het samenwerken kan beginnen

En toen was er e-mail. Ook over de afdelingen heen konden we elkaar bereiken. Een mooi medium, niet alleen intern maar ook extern. Ook voor documenten, want die konden we aan de mail hangen. En daar ging het fout! Hadden ze dat maar nooit uitgevonden.
Informatie uitwisselen over afdelingen heen kon kinderlijk eenvoudig met een e-mail en bijlage(n). Dit leek de oplossing. Maar onze mailboxen groeiden, ja, explodeerden zelfs. Systeembeheer reageerde daar alert op. Instellen van de grootte van mailbox, maar ook van attachment.  We zullen je leren om niet samen te werken!

En daar was SharePoint

Ja, en toen was er, in 2001 trouwens al, SharePoint. Was dit nu de oplossing voor alle problemen? Nee, niet zo uit het doosje. Ga je SharePoint beschouwen als een fileserver, dan kun je hem ook net zo slecht inrichten als een fileserver. Wij noemen dat dan wel de ‘Web-based Fileserver’. De oplossing zit opnieuw in de structuur, maar dan wel één die vanaf de basis opgezet om samen te werken. Want hoe heet het product ook alweer? Juist ja, Share……

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie