SharePoint

Van file server naar SharePoint – Deel 3

27 januari 2015

Mensen laten samenwerken binnen een afdeling is niet de grootste uitdaging. Innovatieve ideeën ontstaan vooral als er informele structuren tot stand worden gebracht juist op het moment dat deze nodig zijn. En het mooie is, ze ontstaan ook nog eens vanzelf, als je het maar faciliteert. Laat afdelingen elkaar vinden en geef ze de tools om samen te werken en informatie vast te leggen. Deze informele structuren staan vaak haaks op de formele organisatiestructuur, de as waarover de indeling van onze fileserver verloopt. Dus, hoe ondersteunen we met onze informatiestructuur de informele samenwerkstructuren optimaal.

Visie van Steve Jobs

Misschien vreemd om aan te treffen op de site van een Microsoft Partner, maar toch wil ik dit illustreren met een voorbeeld van Apple voorman Steve Jobs. Het nu nog in ontwerp zijnde gebouw bezit een filosofie van Steve Jobs waarin het leggen van samenwerkverbanden optimaal wordt gefacilieerd. Het ronde gebouw, ook wel aangeduid als het Apple Mothership, draagt bij aan het altijd moeten overbruggen van de grootst mogelijk afstand tussen verschillende kantoren. De kans dat je dus iemand in die ruimte treft is erg groot. In deze ontmoetingsruimte wordt er alles aan gedaan om mensen elkaar te laten ontmoeten en contact te maken. Dit is het begin van de samenwerkverbanden die loopt over de formele organisatiestructuren heen.
Het is jammer voor Apple dat ze voor samenwerken een gebouw nodig hebben, Wij uit het Microsoft kamp hebben SharePoint.

De kunst van het structureren

Maar hoe SharePoint nu in te richten om het samenwerken optimaal te ondersteunen. Maar daarnaast ook een structuur die in de tijd in stand kan blijven. Die niet als de mappenstructuur ‘aan de wandel’ gaat. En als we ook nog eens het interne e-mailen en persoonlijke archiefvorming kunnen terugdringen, wat houdt ons dan nog tegen?

De kern van de oplossing bestaand uit een drietal entiteiten
• Team
• Community
• Projecten

Team

Team is eigenlijk een hippe naam voor Afdeling, een organisatie unit dus. De bestaat, want deze staat in het organogram. En daar torn ik niet aan (Zie Deel 2).
Binnen het Team zijn de interne documenten van het team toegankelijk. De documenten die alleen binnen het Team worden gebruikt zijn daar opgeslagen. Ook alleen de leden van het Team hebben toegang tot deze documenten, en worden niet gedeeld buiten het Team. Wat is regel nummer één om hier een document op te slaan? Dat het niet gedeeld moet of gaat worden met collega’s buiten het eigen team. Zullen dit veel documenten zijn. Nee, in de praktijk bijzonder weinig. Mits de gebruikers de twee andere entiteiten goed snappen.

Project

Veel organisaties denken en werken al in projecten. Deze projecten zijn een goede start om samenwerken over afdelingen heen te stimuleren. Binnen projecten werken projectteamleden uit meerdere teams al samen. Een project heeft als belangrijkste kenmerk dat deze een stop- en een startdatum heeft. Het vormgeven van projecten in SharePoint i.c.m. de QS Project Portaal oplossing biedt een duidelijk en eenvoudig te gebruiken omgeving die het aanmaken, toegang krijgen tot, werken met en inzien van projectdocumenten mogelijk maakt.
Elke project heeft zijn eigen projectsite, en alle informatie(documenten) staan in deze site. Ieder projectteamlid werkt ook binnen deze site.

Community

De community is het ultieme middel om samenwerken binnen de organisatie te ondersteunen en te faciliteren. In een community wordt samengewerkt door medewerkers uit meer dan twee teams. Zo eenvoudig is het.

Maar wat is dan een community? Een community heeft een onderwerp. Da’s mooi, maar wat kan ik daar mee? Een onderwerp voor uw organisatie zo belangrijk dat er zoveel informatie rondzwerft in de organisatie dat dit best wel in een site mag worden opgeslagen. Zie daar, uw community site.

De uitdaging is om op zoek te gaan naar deze onderwerpen in de organisatie, daarvan een lijst te maken. Op basis daarvan kunnen de community sites worden aangemaakt. Een lijst van de onderwerpen die toegang geeft tot de achterliggende sites die als werkgebied dienen en waar de documenten zijn opgeslagen.

Voor elke community wordt een community eigenaar toegewezen. Deze zoekt uit de organisatie, over de teams heen zijn community members bij elkaar. Dit zijn de materiedeskundigen binnen de organisatie over dit onderwerp. Deze dragen bij aan de content (=documenten) binnen de community site. Alle medewerkers hebben toegang tot de communities en kunnen deze raadplegen en de informatie gebruiken voor verdere ontwikkeling. Eigenlijk is de communitie een kennisbank over een bepaald onderwerp. Gelijk dus een oplossing voor kennismanagement haalt u hiermee in huis. Geheel natuurlijk geïntegreerd in de ‘nieuwe’ fileserver structuur.

Tot slot om het onderwerp denken op gang te brengen, enkele voorbeelden van communities die ik vanuit mijn praktijk tegen ben gekomen; Begroting, Milieu, Procesaanpassingen, Klantgericht werken, Productontwikkeling, Projectmatig werken en het Nieuwe werken.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie