SharePoint

Help de medewerkers gebruiken SharePoint niet! – Deel 1

10 februari 2015

Als ik eerlijk ben wordt mij de vraag ‘Waarom gebruiken mijn gebruikers SharePoint niet?’ regelmatig gesteld. Gevolgd door: ”Is SharePoint niet goed genoeg? Snappen gebruikers het niet? Hebben we ergens in de implementatie iets verkeerd gedaan?” Het ligt in ieder geval niet aan SharePoint. ‘Logisch dat jij dat zegt, Tom’, denkt u misschien. Preken voor eigen parochie. Wij van WC-eend adviseren WC-eend. Ik beloof u, ik ga mij kritisch opstellen en vanuit mijn ervaringen met gebruikers en SharePoint dit probleem uitgebreid analyseren.

ZIEN WE DIT PROBLEEM ALLEEN BIJ SHAREPOINT?

Ik denk van niet. Uiteindelijk gaat het om verandering. Gebruikers, nee, Mensen en Verandering. ‘Wij’ hebben daar een hekel aan, uitzonderingen daar gelaten. Of het nu gaat om dingen in ons persoonlijke leven of om het gebruiken van een nieuwe applicatie.

Er zijn meer zaken op kantoor die veranderen en waar de verandering niet zonder slag of stoot gaat. Denk aan het in gebruik nemen van nieuwe apparatuur of nieuwe koffieapparaten. Maar ook het samenwerken met een nieuwe collega. Ook dat is moeilijk.
Terug kijkend in het rijke ICT verleden zien we een aantal grote veranderingen waaraan men behoorlijk moest wennen.

  • DOS naar Windows
  • WP4.2 naar Word
  • Alle bestanden op de fileserver
  • Centrale printers op de gang
  • Internet en e-mail vanaf een paar pc’s

Conclusie, gebruikers hebben moeite met veranderingen. Het gaat dus niet alleen om SharePoint. Maar ligt dit nu volledig en alleen aan de gebruikers? Nee, natuurlijk niet. Het accepteren van de nieuwe applicatie staat en valt met verwachtingen die een gebruiker ervan heeft:

  1. What’s in it for me?
  2. Verbetert het mijn dagelijkse werkzaamheden?
  3. Het moet mij wat opleveren, niet mijn collega’s.

Bovenstaande punten zijn zonder uitzondering egoïstisch te noemen. Dat klopt. Als het op onze persoonlijke werkomgeving aankomt dan zijn we dat. Let wel, ik zeg niet dat gebruikers asociaal zijn. Zeer zeker niet. Bovenstaand gedrag is niet meer dan menselijk. Voor ons de uitdaging om hier bewust van te zijn en de gebruikers op een andere manier te benaderen.

WELKOM IN DE WERELD VAN VERANDERMANAGEMENT

Ook ik ben een traditioneel opgeleide ICT-er en richt mij al meer dan 20 jaar op het implementeren van ICT oplossingen. 10 jaar geleden was het hip om projecten ‘turn-key’ op te leveren. Dit kwam neer op het installeren, configureren en laten zien dat het werkt. En daarna de overdracht naar de klant: ‘Kijk zo werkt het, hier is de sleutel. Veel succes ermee!’. Project afgesloten, case closed.

Door dit jarenlang te doen zie je dat dit niet de manier is om een applicatie succesvol in een organisatie neer te zetten. Nadat aangetoond is dat het technisch allemaal werkt begint de implementatie eigenlijk pas. Dan begint het veranderingsproces. Gebruikers begeleiden in het gaan houden van het nieuwe systeem. Zorgen dat ze er verliefd op worden. Om 17:00 uur eigenlijk niet naar huis willen. Hoe krijgen we dat voor elkaar?

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Roeland Cerfonteijn 17 december 2015 at 18:52

    Mee eens voor wat het model veranderen betreft maar .. ligt het toch ook niet aan datgene wat SharePoint biedt.

    Namens een veeltal eindgebruikers is het zo dat er foutjes in zitten: een wiki page laat filename ipv title zien. Een blog post heeft een publicatie datum maar geen data/filter om ‘m te tonen. Search werkt maar geen refiners in de site-search. Wel in de all-search maar dan ontbreekt de top nav. Basic branding is wel heel erg basic. Werken met metadata snappen we, maar ze per file opgeven is niet modern.

    Toen ik ze eindelijk op de team sites had bleek het vervelend om via de browser te werken. Oplossing was library sync via Onedrive maar dat bleek al snel een drama.

  • Plaats een reactie