SharePoint

Help de medewerkers gebruiken SharePoint niet! – Deel 2

17 februari 2015

In de eerste blog van deze serie ging het over veranderingen en hoe gebruikers hiermee omgaan. In dit tweede deel de uitleg wat change management is en hoe we dit in een SharePoint project kunnen inzetten.

GA DE UITDAGING AAN!

De grootste uitdaging in het implementeren van een nieuwe applicatie is niet het installeren en inrichten, maar de adoptie bij de gebruikers. Veel ICT projecten stranden op het niet goed en onvoldoende ondersteunen van de gebruikers in dat adoptie proces.

SharePoint project is implementatie plus changemanagement

Door het opstellen van een Change Management Plan wordt de rol van gebruikersadoptie zichtbaar gemaakt en wordt daar een concrete invulling aan gegeven. In deze blog wordt beschreven hoe deze concrete invulling eruit ziet. Dit leidt uiteindelijk tot een planning met activiteiten welke verweven worden met de reguliere projectplanning voor de implementatie van de applicatie.

GEBRUIKERS BEPALEN HET SUCCES?

Gebruikers bepalen het uiteindelijke succes van de investering in een ICT project. Het introduceren van een nieuwe applicatie of technologie zal zeker voldoen aan alle technische eisen. Anders was het project überhaupt niet gestart. Maar alleen als de gebruikers deze omarmen en adopteren kan het een succes worden. Als men gebruikersadoptie naar het hoogste niveau wilt drijven dan is een effectieve change management strategie benodigd welke:

  • Duidelijk de gedragsverandering en verwachtingen omschrijft
  • De top-down benadering van gebruikersadoptie aanmoedigt
  • Bouwt aan ambassadeurs in de gebruikersorganisaties
  • De juiste hulp en ondersteuning op het juiste moment levert
  • Het gebruik en adoptie meet en afzet tegen de gestelde doelen

Net als een projectmanagement methodiek, zijn ook binnen het change management een aantal fasen te onderkennen:

De fases van change management

ONDERBOUWING

Voordat een implementatie wordt gestart moet er een onderbouwing zijn. Waarom wordt de nieuwe applicatie geïmplementeerd? In deze fase wordt het management overtuigd met een sluitende business case. De top-down benadering start hier. Daarnaast worden de beoogde gedragsveranderingen in kaart gebracht en de succesfactoren voor slagen van het project bepaald.

BEWUSTWORDING

Gebruikers alleen informeren Hoe ze de nieuwe tool moeten gebruiken is niet voldoende. Het meest cruciale is uitleggen Waarom zie deze tool willen gebruiken. Of nog beter, de gebruikers er zelf achter laten komen waarom deze tool waarde toevoegt aan hun dagelijkse werkzaamheden. Dat is de bewustwording die in deze fase moet landen. Een aantal concrete acties: het benoemen van ambassadeurs in de organisatie, nadenken met welke argumenten, functies, handelingen we gebruikers kunnen inspireren en daarmee nieuw gedrag kunnen beïnvloeden. En natuurlijk, het aangaan van een dialoog met de gebruikers, betrek ze bij de nieuwe plannen.

LEREN

Leren is toch training geven, en we zijn klaar? Nee, leren is het gehele proces van het begeleiden en overtuigen van de gebruikers om de nieuwe tool te leren ontdekken en ervaren. Uiteindelijk is het laten zien wat het werken op een andere manier hen opbrengt. Laten zien dat hetgeen waar zij zich in de vorige fase bewust van zijn geworden ook daadwerkelijk binnen handbereik is. Deze inspiratie kan op verschillende manieren worden aangeboden: handleidingen, klassikale trainingssessies, één-op-één via inloop sessie of werkplekondersteuning. Of we slagen in het inspireren om anders te werken wordt gemeten met een enquête.

ADOPTEREN

Dit is de fase waarin alles bij elkaar gaat komen. Als de eerste drie fasen goed zijn uitgevoerd zal de adoptie fase beter verlopen en zijn gebruikers tevreden over de nieuwe tool. In deze fase is het van belang de gebruikers met de juiste kennis te ondersteunen. De ambassadeurs spelen hier een grote rol in.Vanuit het reeds gemaakte migratieplan worden gebruikers begeleid bij het migreren van content en documenten naar de nieuwe omgeving. Hierbij wordt opnieuw de nadruk gelegd op de waarde die het de gebruiker oplevert. In deze fase worden personen verantwoordelijk gemaakt voor het beheren van community-, project- en teamsites.

Tot slot: Belangrijk is om een maand na live-gang het gebruik van de applicatie te meten. Met de rapportages van SharePoint wordt de mate van acceptatie en gebruik inzichtelijk. Waar nodig kunnen acties worden ondernomen. De tevredenheid wordt gemeten door middel van een enquête. De output wordt meegenomen in de eerste reeks van aanpassingen in de inrichting en configuratie van SharePoint.

You Might Also Like

2 reacties

  • avatar
    Reply Roeland Cerfonteijn 17 december 2015 at 19:00

    Misschien beter om deze in de category Business te plaatsen ipv branding. Is dan een mooie test of de “SPCNL”-app dit volgt ;-). Reference Home/Business/Help de medewerkers gebruiken SharePoint niet! – Deel 1

    Zie mijn reactie op deel 1, die ik in deel 3 zou willen bespreken. Misschien in combinatie met nieuwe features zoals Delve en Groups. Zijn die wel up to par met wat users inmiddels gewend zijn van thuis ? Tuurlijk is in SharePoint alles aan te passen. Maar als een MKB Office365 neemt verwachten ze iets meer dan alleen technologie in huis te halen. Waar is de ingebouwde vakantieplanner, waar is het smoelenboek, hoe keur je documenten goed.

    • avatar
      Reply Sjoukje Zaal 22 december 2015 at 09:50

      Bedankt Roeland, ik heb de categorie veranderd!

    Plaats een reactie