SharePoint

Van file server naar SharePoint – Deel 4

3 februari 2015

In de eerste drie delen heb ik de problematiek van delen met een fileserver, onze visie voor een nieuwe samenwerkstructuur en de oplossing hiervoor besproken. In het vierde en laatste deel wil ik laten zien hoe dit er in de praktijk uit ziet en werkt. De nieuwe structuur wordt opgebouwd rond de entiteiten Teams, Communities en Projecten. Elke met zijn eigen toepassing.

  • Team is een organisatie eenheid, dus een afdeling of een bedrijfsonderdeel. Elke team krijgt zijn eigen site. Binnen de team site is ruimte voor het opslaan van documenten alleen voor leden van het team. Als documenten gedeeld moeten worden buiten het team hebben we andere mogelijkheden.
  • Community wordt gebruikt om informatie te verzamelen en op te slaan over een organisatie onderwerp. Deze onderwerpen zijn zo significant voor een organisatie dat ze een eigen site verdienen. Binnen de site is volop ruimte voor het opslaan van documenten. Om dit te mogen met een gebruiker lid zijn van de community. Dit zijn de experts op het desbetreffende onderwerp. Lezen mag iedereen, een community wordt daarmee dus een kennisbank voor iedereen
  • Project wordt gebruikt onder een eenvoudige definitie; Het moet een begin en een eind hebben, dan is het een project. Voor elk project wordt een projectsite aangemaakt. De projectmanager krijgt alle toegang in het project. Deze voert het projectteam toe en deelt daarmee ook de rechten uit binnen de site. Alle documenten van het project worden opgeslagen binnen de projectsite. Staat het document daar niet, dan bestaat het niet.

Overzicht in de structuur

Het toegang krijgen tot de documenten verloopt via een logische navigatie. Grote knoppen laten de gebruiker kiezen tussen Team, Projecten en Communities. Belangrijk daarin is dat de gebruikerservaring voor elk type site gelijk is. Ook het navigeren en werken met documenten is overal gelijk, consistent dus.

Navigeren naar de sites

De start van de navigatie begint op de startpagina van het intranet, het is tenslotte onderdeel van de portaal waarin toegang is naar alle toepassingen daarin.
Navigeren kan met de drie hoofdknoppen naar Teams, Communities en Projecten.

Bij klikken op bijvoorbeeld Projecten worden de projecten die in uitvoering zijn getoond. Dit door middel van Tiles. Door te klikken op een Tile krijg je toegang tot het project.

Het project heeft veel meer te bieden dan documenten alleen. Denk daarbij aan projectgegevens, taken, issues en agenda’s. Voor nu focussen we op de documenten.

Door nu in de navigatie te kiezen voor Documenten krijg je toegang tot alle projectdocumenten.

Het organiseren van documenten gaan we NIET meer doen met mappen. Vreemde is dat SharePoint dit wel ondersteund. Niet doen, niet weer dezelfde fout maken als bij de fileserver. Leer van uw fouten. We hebben wat mooiers aan boord, metadata genaamd. Met deze metadata kunnen we ook navigeren.

Werken met documenten

Nu we toegang hebben tot de projectsite, de documenten voor de neus hebben staan kunnen we aan de slag met de documenten. Wat SharePoint krachtig maakt is de direct out-of-the-box integratie met de MS Office applicaties. Geen enkele document management oplossing levert dit op deze manier. En dat is logisch, want wetende dat beide producten uit de Microsoft stal komen is er vanaf de eerste ontwikkeling van SharePoint al gedacht aan de integratie met de Office applicaties.

Openen van documenten

Het openen van documenten werkt zo eenvoudig dat het nauwelijks uitgelegd hoeft te worden. Klik op de titel van het document en je bent klaar. De altijd aanwezige integratie tussen MS Office applicatie en SharePoint doet de rest. Het document wordt geopend, maar let op, in alleen lezen mode,
Word, Excel of PowerPoint geven de optie om, indien gewenst, het document te bewerken.

Niet alleen Office documenten zijn direct te openen. In principe kan elk bestandsformaat die een bijbehorende applicatie geïnstalleerd heeft staan op de PC direct worden geopend.

Toevoegen van documenten

Niet alleen lezen we documenten, maar willen ook nieuwe toevoegen of aanmaken. Ook daarvoor bezit SharePoint prachtige tools:

Uploaden van een bestand

Heb je al een bestand, bijvoorbeeld op je eigen lokale laptop aangemaakt, of een document via OneDrive, Google (Ahum….) of e-mail attachment, en je wilt dit naar SharePoint in een site plaatsen, dan is de handeling eenvoudig. Kies voor upload.  Het document wordt hiermee in de SharePoint bibliotheek geplaatst.

Ook zal gevraag worden om een verplichte categorie aan het document mee te geven. Dit is nu de metadata. Kiezen is verplicht, dus maak je keuze. Deze metadata is centraal vastgelegd, door de gebruiker niet aan te passen, en bepaald per type site. Zo bouw je dus een solide en constante structuur.

Een e-mail archiveren naar SharePoint kan op dezelfde manier als een document. Sleep een mail uit Outlook naar de desktop en het wordt een bestand. Uploaden kan op soortgelijke wijze als een document. Wil je dit nu mooier, dan kan het ook direct vanuit Outlook. Hiervoor zijn tools binnen Outlook verkrijgbaar zoals het product Harmin.ie.

Nieuw document uit een documentsjabloon

Maar wil je nu een nieuw document aanmaken, gebaseerd op een standard sjabloon van de organisatie, ook dan is SharePoint behulpzaam.
Klik op de knop Nieuw en een menu rolt uit met beschikbare sjablonen.
Kies een sjabloon en de bijbehorende Office applicatie met de sjabloon wordt gestart in een nieuw document. Maak je document, sla het op en het staat in je SharePoint site.

Goed om te weten dat de Office sjablonen centraal worden beheerd en kunnen worden toegewezen aan bepaalde sites. Werk voor de admin dus.

Zoeken in documenten

SharePoint heeft nog veel mooi document functies. Die zal ik later in een blog verder behandelen. Maar……zoeken mag in dit artikel niet ontbreken. SharePoint heeft een zeer krachtige zoekmachine. Deze zoekt ook in de documenten en is ook nog eens razend snel. Elke pagina heeft rechtsboven een zoekbox. Hierin kunnen direct één of meerdere woorden worden ingevoerd. De zoekresultaten worden bijna direct getoond. Door te klikken op een resultaat wordt direct het document geopend.

Behalve….als je geen rechten hebt op het document. Dan had het niet in je zoekresultaten gestaan. Zoeken waarin de rechten tot documenten dus blijven gelden.
En heb je nu teveel zoekresultaten, gebruik dan e refiners aan de linkerkant van het scherm. Deze brengen je snel bij het gewenste resultaat.

Vinden gebruikers SharePoint leuk?

Hoe ervaren gebruikers nu het werken met documenten in SharePoint. Als je nu enthousiast geworden bent van bovenstaande verhaal, de praktijk is helaas weerbarstiger. De gebruikers zijn eigenlijk best tevreden met hun F: G: of H: schijven. Vooral omdat ze zelf qua structuur hun eigen koninkrijkje kunnen maken. Dit gaat goed zolang je niet hoeft te delen. Dan blijkt alles toch behoorlijk onvindbaar te worden.

De acceptatiecurve is stijl. Uit mijn ervaring weet ik dat dit een hobbel is die genomen moet worden. Maar vooral ook goed begeleid moet worden om vroegtijdige dropouts te voorkomen.
Kijk je nu een ½ jaar later weer naar deze gebruikers, dan is het roer om. Ze kunnen zich niet meer voorstellen dat ze ooit anders hebben kunnen werken. Alle documenten bij elkaar. Zeker weten dat een in een project alle documenten staan. En weten dat in elk project de documenten op dezelfde plaats staan.

Tenslotte

Met deze praktische uitwerking van de nieuwe structuur in SharePoint sluit ik deze special over de fileserver naar SharePoint. Een hot topic bij organisaties weten wij uit onze praktijk. In meer dan de helft van onze implementaties is de migratie van de fileserver naar SharePoint betrokken. En er draaien nog steeds heel wat fileservers in Nederland…

 

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie