Office 365

Je data veilig stellen in Office 365

12 maart 2015

Bij het maken van backups in een traditionele on-premises omgeving kunnen bedrijven zelf bepalen hoe vaak, wanneer en van welke data zij backups maken en hoe lang deze backups bewaard worden. Dit brengt uiteraard een hoge mate van zekerheid met zich mee, maar ook veel werk. Terugzetten van data die ge-backupped is kan veel voeten in de aarde hebben omdat soms hele servers en databases gerestored moeten worden en vervolgens weer up-and-running moeten worden gebracht om dat ene document terug te halen.

Dit soort bewerkelijke acties kan in sommige situaties echter gerechtvaardigd worden, bijvoorbeeld bij een onderzoek naar een misstand waarbij de op een specifiek moment aanwezige data moet worden geanalyseerd en dus moet worden teruggehaald.

Wat zijn de mogelijkheden hiertoe in Office 365?

Data terughalen in Office 365

Office 365 biedt standaard een aantal goede mogelijkheden om data terug te halen. Hieronder een overzicht:

Versiebeheer

Door versiebeheer aan te zetten op document-bibliotheken en lijsten is het mogelijk om eerdere versies van documenten te bekijken, te vergelijken en indien gewenst terug te zetten. Door document sets te gebruiken is het zelfs mogelijk om hele verzamelingen van logisch bij elkaar horende documenten (zoals vergaderdocumenten of contractadministratie) van versies te voorzien. Je maakt dan eigenlijk een ‘snapshot’ van de stand van je documentatie voor een bepaald tijdstip. Deze snapshot kan op een later tijdstip weer worden teruggezet.

Prullenbak(ken)

Als je een document, lijst of site in SharePoint verwijderd is deze niet meteen weg. Het item komt in je prullenbak en blijft daar 90 dagen in staan of totdat je het weggooit. Ook als je het uit je prullenbak hebt verwijderd kun je het item nog laten herstellen door je SharePoint beheerder. Deze heeft totdat de 90 dagen verstreken zijn de mogelijkheid om het document uit de secundaire prullenbak te halen. Ook verwijderde SiteCollecties kunnen door de Office 365 beheerder worden teruggezet vanuit het SharePoint admin center.

 SiteCollection restore

Microsoft maakt elke 12 uur backups van je Office 365 omgeving, die vervolgens 14 dagen bewaard worden. Door het indienen van een service request bij Microsoft kun je een SiteCollection restore laten uitvoeren.

De restore wordt dan op SiteCollection niveau uitgevoerd en gebeurt direct op de url die de betreffende SiteCollection gebruikt. Dit betekent dan dus wel dat de SiteCollection wordt overschreven met mogelijk verlies van data tot gevolg.

Actief maken van backups in Office 365

Zoals hierboven aangegeven kom je met de mogelijkheden die standaard in SharePoint zitten al redelijk ver. Office 365 biedt echter standaard geen mogelijkheid om zelf ‘echte’ backups te maken van data zoals dit on-premises kan worden gedaan. Zoals eerder aangegeven doet Microsoft dit voor je door elke 12 uur backups te maken.

Om je Office 365 data toch zelf ‘actief’ te kunnen borgen kun je zelf de volgende alternatieven gebruiken:

Handmatig exporteren van gegevens:

[bulletlist]

  • Documenten kun je naar lokale mappen kopiëren via ‘explorer view’. Nadeel hierbij is dat de aan documenten gekoppelde metadata en versie-historie niet worden meegenomen;
  • Lijsten en lijst-items kunnen eenvoudig naar Excel worden geëxporteerd.
  • Agenda’s kunnen worden gesynchroniseerd naar Outlook, voor taken is deze optie inmiddels verdwenen.

[/bulletlist]

 

Het handmatig exporteren van gegevens is een erg arbeidsintensief en foutgevoelig proces. Hierdoor is het geen echt alternatief voor het maken van reguliere backups zoals die on-premises gemaakt kunnen worden.

Maken van backups met third-party tooling:

Als je zelf toch meer mogelijkheden wilt hebben op het gebied van backup- en restore en hier meer controle over wilt kunnen uitoefenen kun je third-party tooling overwegen.

Hieronder een overzicht van third party tools waarmee Office 365 backups gemaakt kunnen worden:

[bulletlist]

[/bulletlist]

 

De mogelijkheden tot het uitvoeren van backups verschillen per product, maar in grote lijnen komt het erop neer dat je je Office 365 / SharePoint Online data automatisch kunt backuppen en op verschillende niveaus restores kunt uitvoeren. Zo is het bij Metavistech Backup for SharePoint bijvoorbeeld mogelijk om backups in te plannen, deze op te slaan in een lokale omgeving of in de Cloud (Azure) en tot op item-niveau data terug te zetten.

AvePoint, CloudAlly en CloudFinder bieden daarnaast een volledig in the Cloud draaiende SAAS oplossingen voor backup & restore. Zo heb je dus ook je backup oplossing in the Cloud draaien en heb je ook hier geen onderhoud aan.

Aan het gebruik van deze tooling zijn wel extra licentiekosten verbonden. Voor een exacte prijsopgave zul je contact moeten opnemen met de leverancier.

Conclusie

Office 365 biedt standaard ruime mogelijkheden voor het terughalen van data op de korte termijn, echter niet alle dataverlies kan hiermee worden voorkomen. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je er pas na 90 dagen achter komt dat een belangrijk document is verdwenen waardoor je deze niet meer uit de prullenbak kunt halen. Een ander voorbeeld is dat versiebeheer voor een bibliotheek uit staat waardoor je niet terug kan naar een vorige versie.

Om je gegevens ook in dit soort gevallen veilig te stellen is het maken van handmatige exports een optie, maar is het aan te raden om third-party tooling te gebruiken.

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Emilia Dariel 12 maart 2015 at 12:52

    Thanks for mentioning CloudAlly. We are happy to be at your service.

    Best
    Emilia

  • Plaats een reactie